Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - LEVÉLTÁRAINK ÉLETÉBŐL - Antal Árpád: Iratselejtezés, iratkezelés és irattározás ellenőrzése során szerzett tapasztalatok Szolnok megyében / 80–84. o.

4 - 83 tén az irattár-selejtezések terén sem. A szabálytalanságok megakadályozása egyébként nem kismértékben a MÉH telepek rendszeres ellenőrzésének is köszönhető.Mindenesetre ezzel kapcsolatban meg kell jegyezni, hogy a selejtezések ellenőrzése nem volt kis feladat, mert közismert, hogy a MÉH vállalatok tervében milyen jelentős szerepet játszik az irattári selejtanyagok begyűjtése. Az irattári selejtezések ellenőrzését általában csoportosítva végezzük. Ehhez segitséget adnak az egyes szervkategóriák megyei szervei ugy is, hogy gépkocsijukkal közösen végezzük az ellenőrzést. Az iratselejtezések utasitás szerinti végrehajtásánál nagy szerepet játszik az a tény, hogy a kormányrendelet alapján a selejtezési jutalmat a területileg illetékes állami levéltár javaslatára lehet kifizetni. Ezzel kapcsolatban meg 1 kel

l jegyezni, hogy általában a selejtezési jutalomra vonatkozó javaslatainkat a szervek elfogadják s a selejtezési jutalmat ki is fizetik. V. Az irattárak és az iratselejtezések ellenőrzése során a szervek iratkezelését is rendszeresen ellenőrizzük. Mint ismeretes, a tanácsok csoportszámos ügykezelését a Minisztertanács 1058/1956. sz. határozata megszüntette és ugyanez a határozat elrendelte, hogy a tanácsok végrehajtóbizottságainak szervei, intézetei és intézményei 1957. január 1-től a Megyei Tanács VB. által megállapított, ügyiratkezelési szabályoknak megfelelően kötelesek iratnyilvántartásaikat kezelni. Ennek megkönnyítése érdekében a Minisztertanács titkársága az M.T. 2097/1956. számú határozata értelmében minta-ügyiratkezelési szabályzatot készitett. A Szolnok Megyei Tanács VB ezt az ügyiratkezelési mintát fogadta el és a tanácsoknál elrendelte annak bevezetését. így a tanácsok 1957. január 1-től folyószámos nyilvántartást vezetnek, h Az ellenőrzések során megállapítottuk, hogy ez a nyilvántartási rendszer kétségtelenül egyszerűbb kezelést igényel, mint a régi számrendszeres, illetve csoportszámos nyilvántartási rendszer és a mai gyakorlatban bevált. Ugyanakkor azonban azt is megállapítottuk, hogy az alsőbbfoku tanácsi szervek részére kívánatos lenne bizonyos könnyítéseket alkalmazni, mert véleményünk szerint nem feltétlenül szükséges az ügykezelési szabályzatban előirt valamennyi nyilvántartás vezetése, mert lényegesen kisebb az ügyirat- és ügyfél-forgalmuk. Javaslatunkra a Megyei Tanács alkalmazott könnyítéseket; idegenszámmutaí tót és szakszámmutatót a községi tanácsok már nem vezetnek. Véleményünk szerint azonban még további könnyítéseket lehetne alkalmazni. Sajnos a vállalatoknál, gyáraknál egységes ügykezelési szabályzat az iratok nyilvántartására vonatkozóan nincs s ennek következtében az iratkezelésük eléggé rendszertelen. Véleményünk szerint feltétlenül szükséges volna részükre is a szakminisztériumok által összeállított ügykezelési szabályzat kiadása, mert ez egyrész-t megkönnyítené vállalatokon belül a nyilvántartások vezetését, másrészt a levéltári ellenőrzéseket. Egyes megyei központi szervek, belátva a pontos nyilvántartás szükségesr ségét, a levéltár javaslatára alsőbbfoku szerveiknél bevezettették a folyószámos nyilvántartást. így például az elmúlt évben a Megyei Tanács VB, Mezőgazdasági Osztálya utasítására a termelőszövetkezeteknél, a MÉSZÖV utasítására a földmüvesszövetkezeteknél rendelték el a folyószámos irattári nyilvántartást. % Az Állami Gazdaságok megyei igazgatósága utasítására az állami gazdaságok is bevezetik 1963. január 1-től a folyószámos nyilvántartást. Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy a folyószámos nyilvántartási i rendszer általában bevált a nem közigazgatási szerveknél is. Különösen szép példa-