Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szinkovich Márta: Járási központi irattárak felállítása Baranya megyében / 28–45. o.
- 44 &£&&$& íOTMí" aele ^ ésM1 8l8í3( ' rto a «• •«• OgykBr* 1./ A seleitezés megindításának időpontjára a megyei, illetve a járási Tanács Vb. TIS!!?^ 81 /^^ 1 ? 3 ad utasítási. A selejtezést a Megyei Tanács, illetve a Jarasi Tanács Vb Igazgatási Osztálya irányítja. A selejtezés megkezdése előtt ^J?^ 1 .™™™ Igazgatni osztálya egybehívja a községi vb.titkárokat, és ott az Állami^Levéltár megbízottja ismerteti a selejtezés beindításával kapcsolatos teendőket. Ugyancsak akkor fogják megkapni a titkár elvtársak a brigádbeosztast és ütemtervet is. 2./ A selejtezési munkát ugy kell elvégesni, hogy a beindulástól számított egy hónap leforgása alatt a selejtezés befejezést nyerjen. 3./ A selejtezés végrehajtására 4-5 főből álló brigádokat alakítunk ki az egymáshoz közel fekvő községi tanácsok vb. titkáraibői. A brigádok beosztását, munfcamenetet /ütemtervet/ a járási igazgatási osztály szervezi meg. 4./ Ott, ahol a VB. elnöki és titkári teendőket egy személy látia el, a iárási tanács gondoskodik a megfelelő selejtező személyének kijelöléséről. 3. A selejtezéssel kapcsolatos munkálatok. 1./ Az első teendő az iratanyag teljes rendezése. Évek és éveken belül rendszámok, illetve csoportszámok eredeti" irattári rendTébe. /Ajánlatos először az iktatókartonokat evek és éveken belül a csoportszamos iktatási séma szerint rendezni, és a már igy rendezett iktatőkartonok állandó figyelemmel kisérésével rendezni a iratanyagot./ 2,/ Selejtezést csak teljesen rendezett iratanyagban lehet elkezdeni. 3./ Selejtezésre kerül az 1950-1956. évvel bezárólag képződött iratanyag. /Összesen 7 év irattári anyaga/. 4./ Az iratválogatást ugy kell végrehajtani, hogy a./ visszatartott iratoknál az eredeti irattári rend megmaradjon, b./ a kiemelt Aiselejtezett/ iratok ugyancsak irattári rendben legyenek összerakva. Erre két okból van szükség: 1./ A selejtezés tényét az iktatókartonra rá kell vezetni, tehát az eredeti irattári sorrendiség megtartása a kivezetés pontosságát jobban biztosítja, 2./ a selejtezés ellenőrzését megkönnyíti. 5./ Az irat irattárból való kiemelését Aiselejtezését/ az iktatókartonra rá kell ; vezetni. Ajánlatos ehhez kis bélyegzőt készíttetni ezzel a felírással: "selej- . ' tezve". Ennek használata meggyorsítja s leegyszerűsíti a kivezetést. a./ Ajánlatos, hogy a brigád ugy ossza be a munkát, hogy az egyes brigádtagok , egy-egy év anyagát selejtezzék meg. A kivezetést kei ember végezze: az ef yik diktálja az iktatószámot, a másik a selejtezési bélyegzőt a megfeleo rovatba beüti. h / *' Az iratválogatás során három iratcso^ortot kell kialakítani. 'j 1./ Azok az iratok, amelyeknek a megőrzési ideje 5 évnél hosszabb. /Vagy- • is azok az iratok^ amelyek a községi selejtezés során visszatartatnak./ 2./ Azok az iratok, amelyekre a községi tanácsnak, működéséhez továbbra is szükséges van. Ezek az 1. pont alá sorolt iratok egy részét képezik, azokból kerülnek kiemelésre. 3./ A kiselejtezett iratok. Az 1./ kategóriába sorolt iratokat a seleitezés befejezése után a járási központi irattárnak kell átadni az iktatókartonokkal együtt, A 2./ kategóriába sorolt iratokról jegyzéket kell készíteni 3 példányban, /l példány .. marad az illető községi tanácsnál, 1 példány kerül a iarási központig irattárba és 1 példány a levéltárba. Ugyanakkor az iktatókartonra is rá kell vezetni azt a tényt, ha egy iratot a községi tanács aaját irattárában visszatart. Ezt - tekintettel arra, hogy ilyen iratfeleség nem sok lesz elegendő kézzel beírni, ilyenformán: k.i. /községi irattar/ és kézjeggyel ellátni. 6./ A kiselejtezett iratokat a levéltár ellenőrzése után lehet a hulladékgyűjtőnek átadni. A selejtezés befejezéséről a községi tanács Vb titkára köteles egy né- • t'en belül értesíteni a járási tanács igazgatási osztályát és a Pécsi Állami Levéltárat. 7./ A seleitezés lefolyásáról 3 példányban Jegyzőkönyvet kell fölvenni. A jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és az állami levéltár szakértője irja alá. A { jegyzőkönyv egy példányát a községi tanács irattárában kell megőrizni, a második példány bekerül a járási központi irattárba, a harmadik példány a levéltárba, i 8 # / Néhány megjegyzés : Az ügykörjegyzéket a munka megkezdése előtt ajánlatos több-
