Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szinkovich Márta: Járási központi irattárak felállítása Baranya megyében / 28–45. o.

- 36 azt a munkát gyorsabban és eredményesebben végzi el az az ember, akinek érzéke van bizonyos formák kialakitása iránt, vagy éppen gyakorlata a munka formai oldalát tekintve is. A levéltári munkának általában, akár rendezés, akár selejtezés, akár másirányu tevékenység legyen is az, megvannak a maga speciális fogásai,amelyek elsősorban arra irányulnak, hogy a végzett munka precizitását biztosítsák, és felesleges időveszteségtől, esetleg plusz munkától kíméljék meg a levéltári dolgozót. Éppen azért, mert tisztában voltunk azzal, hogy ezeket a "fogásokat" a tanácstitkárok nem minden esetben ismerik, igyekeztünk átgondolni a selejtezés lefolyásának egyes fázisait és aprólékosan kidolgoztuk az egymás után következő folyamatok rendjét. Az Útmutató Mind az általános elveket, mind a selejtezéssel kapcsolatos gyakorlati teendőket Írásba is foglaltuk és sokszorosittattuk. Az eligazitás után a titkárok kézhez kapták, /2.sz. melléklet/. S ';•** ;';••"• Amint látható, a gyakorlati teendők között első helyen jelöltük meg az iratanyag teljes rendezését. Ezen a téren érdekes tapasztalataink voltak. Jóllehet megbeszéléseink során hangsúlyoztuk a járási igazgatási osztályok vezetői előtt, hogy a selejtezés megkezdése előtt az iratanyagot rendeztetni kell, általános tapasztalatunk, hogy nem értették meg teljesen a "rendezés" fogalmát. Legtöbb esetben a községi tanácsok az előkészítés során csak az évek szerinti elkülönítést hajtották végre. így történt azután, hogy a brigádokra hárult az a feladat, hogy az Útmutató 3. szakasz 1. pontja szerint elvégezzék az ügyiratokig lemenő rendezést. Végső soron a munka precíz elvégzését biztosítottuk, azonban ez a lényegében nem selejtezési feladat egy, néha másfél napot is elvett a brigádok idejéből.Ezért ennek a tapasztalatnak alapján a következő járásban már alaposan megbeszéltük a rendezéssel kapcsolatos teendőket. Ennek eredménye tükröződik pl. a szigetvári járási tanács igazgatási osztályának utasításában, amely az "iratselejtezési munkálatokra való felkészülés"-t célozza a községi tanácsoknál /3.sz. melléklet/. Próbaselejtezés A levéltár dolgozói a selejtezési ügykörjegyzéket alaposan áttanulmányozták ós több izben meg is vitatták. Mégia érestük, hogy az,elmeleti felkészülés mellett nekünk magunknak is szükségünk lenne a tanácsi iratanyag gyakorlati megismerésére is, annál inkább, mert az ügykörjegyzék elég sok problémát vet fel, amelyekben állást foglalni nem lehet az iratanyag beható ismerete nélkül. A próbaselejtezés pedig igy történt: amikor a pécsváradi járásban sor került az iratanyag rendezésére, az egyik titkár nem várta meg a további utasítást, selejtezte az anyagot. Természetesen az átgondolatlan, sietős munkának nem volt meg a kellő eredménye.Ezt az esetet használtuk fel arra, hogy kollektive ellenőrizzük az itt végrehajtott selejtezést. Az adott község, Szederkény, elég nagy irattárral is rendelkezett s igy bőven volt alkalmunk megismerkedni az 1950 és 1956 közötti évek iratanyagával, amellett,, hogy felkészültünk a selejtezés ellenőrzésére. Olyan iratoknál, amelyeknél az ügykörjegyzék nem egyöntetű álláspontot foglal el, /pl. építési és bontási ügyek, lakásügyek, hivatalvizsgálat stb./, vagy amelyekről egyáltalán nem beszél /békekölcsön, begyűjtési iratok/, kialakítottuk az egységes álláspontot. Lényegében arra a véleményre helyezkedtünk, ami az Útmutatóban is tükröződik, hogy ott, ahol azonos jellegű iratfajtáról kétféle elnevezés alatt kétféleképpen intézkedik az ügykörjegyzék, mindig a hosszabb őrzési időt kell figyelembe venni. Megbeszél-