Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szinkovich Márta: Járási központi irattárak felállítása Baranya megyében / 28–45. o.

- 34 jegyzékben szereplő iratfajták selejtezését a községi tanácsi apparátusban /ld.Ut. 10.§. "A II.sz. iratselejtezési ügykörjegyzékben szereplő iratfajtákat az"őrzési idő lejártakor - a selejtezési szabályok figyelembe vételével - a községi tanács vb. titkára vezetésével selejtezni lehet."/ A selejtezé

s előkészítése A selejtezés meginditásában a megyei és járási közigazgatási szervek nemcsak meghallgatták a levéltár tanácsait, hanem igényelték és várták javaslatainkat és vita nélkül alávetették magukat a levéltár kívánságainak. Ezért igen felelősségteljes feladat hárult ránk a selejtezési munkálatok megszervezésében. Jól át kellett gondolni, hogy miképpen látjuk leginkább biztositottnak az iratválogatás lefolyását oly módon, hogy az valóban megszabadítsa az irattárakat a felesleges ballasztoktól, ugyanakkor megóvjuk a "politikai, tudományos, történeti,kulturális,gazdasági jelentőségű, továbbá a folyamatos ügyintézéshez hosszabb ideig szükséges iratokat" az esetleg hozzá nem értésből származó pusztulástól. így - a járási igazgatási osztályvezetőkkel folytatott beszélgetések során alakult ki az egyik fontos tényező, amely a selejtezések lebonyolításában nagy szerepet játszott: ti. hogy nem egyes vb. titkárok, hanem vb.titkárokból alakult brigádok végezték az iratválogatás munkáját. Ma már, amikor a harmadik járás iratanyagának ellenőrzését is befejeztük ós mire e sorok napvilágot látnak, talán már a negyedik járás anyaga is bent lesz a központi irattárban - nyugodtan megállapíthatjuk, hogy ez a módszer bevált. Igen sok hibaforrást ki lehetett ezáltal küszöbölni. Kétségtelen, hogy a selejtezés sok- szór fárasztó, nehézkes munkájába lendületet vitt az a helyzet, hogy a brigádtagok együtt jelentek meg a soronlévő tanács irodájában, s igy sok lazaságnak, időfecsérlésnek, esetleg könnyelmű halogatásnak elejét lehetett venni. A brigádtagok összetétele rendszerint olyan volt, hogy megtalálható volt benne a régi tanácsi dolgozó, aki gyakorlatból ismerte a rendszámos és csoportszámos iktatási rendszert, a munkatempót illetően pedig a kitartóbb, rendszeresebb titkár együtt dolgozott tapasztalatlanabb vagy - más oldalról felületesebb kollegájával és jó irányba befolyásolta annak munkáját is. A selejtezés során felmerült problémákat együtt beszélték meg /azon túlmenően, ami segítséget a II.sz. ügykörjegyzék kezelésével és az iratválogatással kapcsolatban több oldalról kaptak, s amelyről még lesz szó/ és ez is hozzájárulhatott a pontosabb, elmélyültebb munka elvégzéséhez. Az Ütemterv /l.sz. melléklet./ A levéltár felkérésére a járási igazgatási osztályvezetők ütemtervet készítettek, azaz elkészítették a brigádok beosztását. A brigádok beosztásánál egyrészt azt vették figyelembe, hogy a közlekedés szempontjából egymáshoz legközelebb eső községi tanácsokat csoportosítsák egybe, másrészt - amennyire lehetett - igyekeztek éppen a fent leirt szempontokra is figyelni a személyi összetétel kialakításánál. Ebben az ütemtervben megállapították a selejtezésre fordítandó idő mennyiségét /tekintettel az egyes községi tanácsok iratanyagának mennyiségére/; pontosan megjelölték a selejtezés megkezdésének és befejezésének terminusát. Az ütemtervvel - s igy a selejtezés lebonyolításával kapcsolatban kétféle álláspont alakult ki a járási igazgatási osztályoknál. Az egyiket képviselte Pécsvárad és Sellye, a másikat Mohács. Az előbbiek lépcsőzetesen indították meg a selejtezést, pl. a sellyeieknél a 7.sz. brigád indult ápr. 9-én /ez volt a kezdőbrigád, valószínűleg azért, mert ehhez tartozott a sellyei községi tanács is/, az utolsó indulás május 7-én történt, ekkor kezdett selejtezni a 12.sz. brigád. /A bri-