Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 2. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Magáncégek, konszernek, társaságok stb. levéltárainak felállítása és kezelése Hollandiában / 124–126. o.

- 125 *ö«t hif»táii «t«l való létrejövéset,mely önkénytelen következménye a vállalat működésének. A választott meghatározás hasznossága háromszoros, mivel az a./ ésszerűen megkülönbözteti a levéltári anyagot a vállalatnál termelt más iratanyagtól /s amely talán szintén a levéltári részleg gondozásában van/, b./ kiszélesiti a levéltáros tevékenységének területét, mivel munkáját egy szerves egészre alapozhatja, amely, legalábbis lehetőség szerint, a levéltári dokumentumok összes fajtáját megában foglalja, c./ lehetővé teszi a levéltári fond természetének gondosabb tanulmányozását, kapcsolatban a dokumentumok provenienciájával vagy rendeltetésével. A továbbiakban Groeneveld a levéltár és irattár egymáshoz való viszonyával foglalkozik. Kifejti, hogy bármilyen nagyságú magántestületben megkülönböztethetők kurrens /azaz a folyó ügykezelésben használatos/ és levéltárba helyezett /azaz "régi"/ iratok, a kettő együtt képezi a levéltári fondot. A magántestületek elsősorban a kurrens iratok iktatása és előkeresése céljából alkalmaznak levéltárosokat, de ugyanakkor ez a személy automatikusan megkapja a régi iratok feletti őrködés jogát is. Csak a nagyobb konszerneknél válik külön a két funkció. Ilyen esetekben a levéltáros a tanácsadó, a szervező és a felügyelő feladatát vállalhatja magára. A gyakorlatban mindig valamiféle kompromisszumos együttműködés alakul ki levéltár és irattár között. Minden éles megkülönböztetés káros és nehézségekre vezet. Ilyen esetekben a levéltárosnak saját jövendő munkájának megkönnyítése érdekében legalább meg kell kisérelnie rábeszélni az irattárost a legjobban megfelelő iktatási és csoportositási rendszer alkalmazására. Sok levéltáros abban a szerencsés helyzetben van, hogy a "bölcsőtől a sirig" kisérheti az iratokat s a "régi" iratok leltározásánál felhasználhatja azokat a csoportosításokat, melyeket "kurrens" stádiumukban tett az iratokon. A második fejezet a magánlevéltárak felállításának és kezelésének néhány sajátosságával foglalkozik. Mint minden levéltárnak, a magánlevéltárnak is húrom funkciója van: nyilvántartás, tájékoztatás, tudományos kutatás. Vállalatoknál rendszerint az első funkció kedvéért állitanak fel levéltárakat, ez azonban nem jelenti okvetlenül azt, hogy a vezetés teljesen közömbös a tudományos kutatás igényei iránt. A legfontosabb a tájékoztatás, valamely kérdés megválaszolásának funkciója. A levéltár-irattárosnak ugy kell kezelni /iktatni, csoportosítani, mutatózni stb./az iratokat, hogy a lehető legrövidebb időn belül ki tudja elégiteni az itt felmerülő igényeket. A legtöbb igény a kurrens iratokra vonatkozik. Az iratok részletes csoportosítása az, amely a legtöbb problémát veti fel. A levéltáros az adminisztráció gyakorlati szükségleteinek kötelező szemmeltartása, valamint a leggyakrabban feltett kérdéstípusok figyelembevétele alapján olyan irattári rendszer fog kialakitani, mely teljesen megfelel a szóban forgó vállalat sajátosságainak. Tehát egy magántestület levéltára teljesen egyedi jellegű,legfeljebb ugyanazon tipusu vállalatoknál lehet megfigyelni némi hasonlóságot. A leghasználatosabb irattári rendszerek a dosszié rendszer /mely dokumentum csoportokat tartalmaz okozati sorrendben, arra az ügyre vagy ügyrészre vonatkozólag, melyet tükröz/ és a sorozat /mely hasonló külalaku vagy összeállitásu dokumentumokat tartalmaz gyakran hasonló feladatot elvégző tevékenységre vonatkozólag^. Az iratok mutatózásánál fel lehet használni a könyvtárosok és tájékoztató irodák széleskörű tapasztalatait. Nagyon fontos, hogy a levéltáros teljes egészében át tudja tekinteni feladatát: azaz necsak azokra az iratokra legyen gondja, melyeket a különböző elintézést végző osztályok rábiztak, hanem legalább lehetőség szerint minden hivatalból beérkezett és termelt iratra.