Levéltári Szemle, 12. (1962)
Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lakatos Ernő: Járási főjegyzői iratok átrendezésének néhány problémája / 3–16. o.
- 9 . A rendezés első fázisában kútfőkbe osztjuk szét az egész anyagot és ennek során kiselejtezzük az "üres" aktákat, hogy elkerüljük az ujabb kézbevételt. A második fázisban történik a tételek /a tényleges tárgyi csoportok/ kialakítása, ha azt a kútfő terjedelme megköveteli. Ekkor már olyan tételeket'is alakithatunk ki, amelyek az érvényes selejtezési utasitások szerint levéltári megőrzésre nem érdemesek, de ebben a fázisban még nem dobjuk a selejtanyag közé, . esetleg csak az érvényes megőrzési idő lejárta után. A rendezés harmadik fázisában alakulnak ki az altételek, ekkor dönthetünk a kiselejtezendő csoportokból bizonyos mintapéldányok visszatartása ügyében és a tételekből olyan altételeket válogathatunk ki, amelyeket szintén selejtezésre szántunk. Amennyiben az anyagot jól ismerjük, már az első fázisban kútfők mellett kialakithatunk egy-két várhatóan nagyterjedelmű tételt is. Ugyanezt tehetjük a második fázisban is, amikor tételek mellett egy-két jellegzetes altétel kialakítására törekszünk. A negyedik fáziűban történik az altételek rendezése és pedig vagy az alapszámok időrendjében vagy pedig a családi nevek betűrendjében. Hogy melyik rendezési elvet választom, az mindig az altétel, vagy tétel anyagától függ. Ebben a fázisban a selejtanyagot vagy az annak szánt anyagot már nem veszem kézbe, hanem felfektetem a selejtezési jegyzőkönyvet, amelyben feltüntetem a kiselejtezett tárgyi csoportok nevét, évkorét ós mennyiségét. 5»/ Feltétlenül szükséges-e a tárgyilag átrendezendő fondot előzől eg «alapszámig rendezni ? Az eddigi közfelfogással szemben ugy vélem, hogy az évekig lerendezett, sőt a kialakítandó sorozat évkoréig tagolt járási anyag már alkalmas a tárgyi átrendezésre. Az átrendezés négy fázisában egyébként annyiszor borul fel az alapszámos rend, hogy semmi jelentősége nincs a kiindulási állapotnak.Nem vonatkozik ez a megállapításom olyan limbusanyagra, amely szálakra hullott szét. Ilyen esetekben különleges rendezési tervekre van szükség. 6./ A kategóriák megalkotásában és sorrendjében miért nem alkalmaztuk a közigazgatási számre nd szer vagy a csoportszámos rendszer sémáját ? Mind a két iratkezelési rendszer a közigazgatás érdekeit tartotta szemelőtt ós sémáját az egész közigazgatásra alkalmazhatónak alkották meg. Mi célirányosabbnak véltük, hogy egy bizonyos fondtipusra az illető szerv speciális funkcióinak megfelelő, de a levéltár ós a történettudomány igényeit is kielégítő tagolási rendszert dolgozzunk ki. A csoportok kialakitása előtt alaposan tanulmányozni kell az illető szerv funkcióját, hogy a rendezési séma visszatükrözhesse a - szerv feladatkörét, A kategóriák sorrendjében is elvi megfontolásokat is kívántunk alkalmazni. A történészek a társadalom életét, a népesség, a gazdaság,a társadalompolitika ós kultúra felépítésében és egymásutánjában látják. Az általunk megalkotott struktúra főelemeiben általában alkalmazható minden járási fondra, egyes részeiben /tételek, altételek/ cserélhető, illetőleg kiegészíthető. Végül szeretném hangsúlyozni azt a körülményt, hogy levéltáraink nagy tömegben őriznek már csak tudományos /ós nem ügyviteli/ érdekből olyan fondokat/pl. árvaszékek ós törvényszékek iratai/ amelyek éppen tudományos célból feltárhatatlanok. Amennyiben raktárainkat nem akarjuk holt anyaggal megtölteni, gondoskodnunk kell arról, hogy ezeket feltárhatótá, kutathatóvá tegyük. Véleményem szerint a tárgyi átrendezés jó módja, de nem egyedüli módja az anyag használhatóvá tételének. Van olyan anyagunk is, amelyben élesen elváló tárgyi kategóriák nem alakithatók ki, itt inkább egy a kor színvonalán álló, a tudomány érdeklődését kielégítő mutató készítése lenne indokolt, az átrendezés viszont káros. Nem tagadható azonban, hogy egy jól tagolható anyagban a tárgyi átrendezés az optimális segítséget nyújtja az anyag felhasználásánál.
