Levéltári Szemle, 12. (1962)

Levéltári Szemle, 12. (1962) 1. szám - FIGYELŐ - Bakács István: Állami szervek legújabbkori iratainak rendezési problémái a Német Demokratikus Köztársaságban / 113–116. o.

lehetetlenné. De a kérdés felvetését jobbára az 1945 utáni német közigazgatási szervek iratkezelése tette szükségessé. Az 1945-1952 között keletkezett iratokat a német levéltárak többnyire átvették, a kutatók érdeklődése is fokozottabban fordul ez iratanyag felé, természetes, hogy ezeket az állagokat mielőbb hozzáférhetővé kívánják tenni. Márpedig 1945-1952 között - hazai viszonyainkhoz hasonlóan - az iratkezelés az állami szerveknél igen következetlen és gondatlan volt* Az irattározásnak az előadókra való bizása nem nyújtott semmiféle biztos alapot az iratkezelés egyöntetűségére, az irattározás tekintetében a rosszul értelmezett takarékosság volt a főszempont. Ez utóbbira jegyzi meg Diezel, hogy amit annakidején e tekintetben az iratkópző szervek "legtakaritottak, azt most a levéltáraknak - ráfizetéssel - kell kiadniok. Még bonyolultabbá teszi a II. világháború utáni német iratkezelést, hogy az NDK egyes területein előbb a nyugati megszálló hatóság, majd a szovjet katonai parancsnokság szervezte meg a közigazgatást s természetszerűleg mindegyik más és más szempontok szerint, a polgári szervek strukturális és jogi helyzetében egyaránt változtatásokat hajtva végre. De később is az államigazgatási szervek ügykörei, hatáskörei állandóan változtak, s nem egy ügykör, /pl. az egészségügy, a lakásügy/ e hét év alatt hat-hét szerv illetőségi körébe tartozott? hol önálló hatóság intézte ez ügyeket, hol egyik vagy másik minisztérium valamelyik osztálya. Minthogy az előiratokat a szervek,illetőleg a minisztériumi osztályok egymástól örökölték - kötetekbe kötve őket - egy-egy iratkötegben a legkülönbözőbb szervek működése során keletkezett iratok foglaltatnak a szóbanforgó tárgykörre vonatkozólag. Az 1945 előtt működött államigazgatási szervek iratanyagában pedig számos, az illető államigazgatási szerv létrejötte előtt mUködött hatóságok iratait ugy vették át a levéltárak, mint az átadó államigazgatási szerv állagának tartozékait, A levéltárakra tehát kettős feladat hárult: dönteniök kellett a kisebb, megszűnt iratképző szerveknek önálló állagként való nyilvántartása tekintetében s dönteniök kellett az említett "vándor" ügykörökre vonatkozó iratok állag-hovátartozáaát illetően. Az első esetben a kisebb, megszűnt hatóságok iratainak önálló állagokként való kezelését a provenientia elve megkövetelte volna - amiként a magyar levéltárak iratmennyiségére való tekintet nélkül, minden egyes iratképző szervet önálló fondként tartanak nyilván - de a szerzők számos példával bizonyítják, hogy ezeket a kisebb szerveket önálló állagként kezelni épp az áttekinthetőség érdekében nem mindét* egetbes lehet. Az ilyen kisebb területi hatáskörrel rendelkező, rövidebb 1deig w&Ht s&arveknél keletkezett iratokat az utódszerv állagában kell elhelyezni, kivéve, fea az iratképző szerv jelentősebb ügyiratalt magában foglaló iratkötetek csak a szóbanforgó fftlf iratait foglalják magukban. Az 1945 utáni "vándor" ügykörök iratait magukban foglaló kötetek elheIjffftéfÉlél azonban, a weimari és potsdami levéltárban a kialakult gyakorlat eltérő, Weimarban m ilyen ügykörökbe tartozó iratokat tartalmazó köteteket annak a szervnek Állagában helyezik §1, amely szervhez a szóbanforgó ügykör legutoljára tartozott* Potsdamban viszont az egyes irategységeket abban az állagban gyűjtik Össze, amely szervnek működése során keletkezett az irategysógben lévő legutolsó irat. A levéltárosoknak kellett megoldaniok azt a kérdést is, hogy az állag ftlillilAia mily módon történjék akkor, - arai azonban majd minden közigazgatási szeméi fennáll - ha a szer* ügybeosztása, iratkezelése, egyszóval egész strukturális felépítettség® az Idők folyamán változásokon ment keresztül s az irattározási terv változott, vagy pedig ez nem is létezett. Mindkét esetben nyilvánvalóan, m iratkópző §mtf strukturális fsiópitettségét kell alapul venni.Persze itt