Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Balás Gábor: Építőipari irattárak / 201–206. o.

- 205 az irattárba az évszám felírásával. Sajnos azt már elfelejtik a külső borítékra ráírni, hogy a pénzílgyi nagy anyag, esetleg bérkönyvelés kartonjait rejti a csomag. A bérfizetésre vonatkozó lapok rendszerint nagyalakúak. Különösen nagy iratcsomagok a kivitelező anyaggazdálkodásra vonatkozó bizonylatai,, Ezek kisterjedelmű vékony papírlapok tömegei, amelyeket papir vagy egyéb zsákszerű csomagolásban évenként tárolnak. Ebből az anyagból nagyon nehéz lenne valamit kiválogatni. Ilyen rend-, szeres és kisebb kötegelésre lenne szükség ahhoz, hogy kellő áttekintést lehessen kapni. A jelen formában az iratanyag nehezen használható esetleges vizsgálatnál. A szállítással kapcsolatos iratanyag már jóval kisebb terjedelmű s havonta való kötegeléssel eléggé áttekinthető. A munkaügyi anyag egy része a jelenléti ivekből, szabadságra, betegségre vonatkozó anyagból áll, A normákkal kapcsolatos feljegyzések rendszerint kartonszerü lapok, amelyeken a munkateljesítést feljegyzik. Az un. káderanyagot nem szokták az irattárba helyezni, hanem külön bizalmas jelleggel kezelik, A fegyelmi iratok nem nagy terjedelműek, s ezeket évente rakják iratborítókba, A vezetőség iratanyagát iratrendező borítékban évenként időrendben rakva a beérkező levelek eredetijével, a kimenők másolatával tárolják. Tárgy szerint való alapszámos csoportosítás nem szokásos s így egy-egy ügy levelezése nincs egy köteggé csoportosítva, A tervgazdálkodási iratok némi levelezésen kivül kimutatások, amelyekhez még a statisztikai anyagot is csoportosítják. Ide kapcsolódnak az egy-egy év munkáit nyilvántartó kartonok is. Végeredményben állapítsuk meg, hogy sajnos az építőipari vállalatok irattári kezelésére nincsenek kidolgozott alapelvek és általában nincsen az irattári kezelés gyakorlati szabályaira kioktatott személyzetük. A selejtezésre vonatkozó rendelet nem vette kellőleg figyelembe a tárolás gyakorlati formáit s igy végrehajtása igen nehéz, tökéletes végrehajtása alig lehetséges. Az iratok közben gyűlnek s mind terhesebbé váló tömegként nehezednek a vállalatokra s mind nehezebb lesz köztük rendet teremteni. Az iratkezelést már ugy kellene szabályozni, hogy a különböző időben selejtezhető illetve nem selejtezhető iratok már meg^