Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 3–4. szám - FIGYELŐ - Komoróczy György–Lengyel Alfréd: Legújabbkorin iratok rendszerezésének problémái Lengyelországban és a Német Demokratikus Köztársaságban / 162–167. o.

ügyi főosztálya, -1950-től kezdve pedig a Miniszterelnökség egészségügyi főosztálya látta el és látja el Jelenleg is. Mindezek az állagok a proveniencia elve alapján azonos eredetűek és levéltári besorolásukat tekintve mind a Miniszterelnökség közös fondjába tartoznak. A begyűjtött iratanyagok (fondok) belső tagolásának, állagok szerinti és azokon túlmenő szerkezeti szétbontásának végrehajtási módját - mint már érintettem - a tanulmány szerzője elsősorban a regisztratura-elv lehetőleg szigorú alkalmazásával köti össze. Ez annyit jelent, hogy az ilyen irányú munkálatoknak mindenekelőtt a Jól bevált irattervekre kell támaszkod ni ok. A hiányosnak mutatkozó Aktenplan-ok is felhasználhatók a megfelelő kiegészítések eszközlésével. A tervekbe felvett tételek mindegyikénél továbbá fel kell tüntetni, hogy a vonatkozó iratok az anyagban megtalálhatók-©, avagy előre biztositott, egyes ügyfajták számára szabadon hagyott tételszámokról van-e szó. Ha ugyanannál a szervnél kétféle iratter.v készült, megfontolás tárgyává kell tenni, hogy nem lehetne-e valamennyi irategységet a későbbire átszignálni, mint ahogyan az a Belügyminisztérium Felmérési Osztályának esetében történt. Amennyiben az irattervékkel alátámasztott regisztratura-elv érvényesítése egymagában nem biztosítaná a feladat-megoldásokat, a cél elérése érdekében az igazgatási szervezet felépítését, valamint az egyes hivatalok, hatóságok ügykörelosztási terveit kell alapul venni. Ez utóbbiak esetében természetesen leghasználhatóbbak az olyan tervek, amelyek finom tagozódásuk révén egészen előadókig lemenőén kimutatják az intézkedési területeken belüli Ügyágazatokat. A gyakori szervezeti változások folytán általában több ilyen terv látott szervenkint napvilágot, de ez korántsem Jelenti azt, mintha minden esetben a legújabb keletüt kellene az ilyen irányú munkáknál figyelembe venni. A lényeg az, hogy a kiválasztott terv azt a strukturális állapotot rögzítse, amely lehetővé teszi az anyagból kihámozható összes ügykörök, ügyágazatok megfelelő besorolását A Veimari Tartományi Főlevéltár a Pénzügy- és Igazságügyminisztérium iratrendezéseinél alkalmazott szervezeti tervet vette alapul, llyképpen aránylag rövid idő alatt használhatóvá tette az archívumba került legujabbkori anyagokat, de csak az egyes ügykörökig, szakterületekig terjedően. Kartotékok, repertóriumok nem állnak rendelkezésre, csupán az említett Gjjederungsplan (tagozódási terv), amely a szerkezeti felépítését követő csoportosításban tárolt anyag mellé van felfüggesztve. Az irategységek (raktári egységek) kialakítása és jelzetekkel való ellátása még nem történt meg, de erre a vázolt rendezési munkálatok során nem is volt szükség. Ha valaki kutatni kivan a keresett ügykörnek megfelelő állagban (állagrészben), a néhány iratfolyóméter nyi anyag iratrendezői és csomói között - a régi feliratok segítségével - aránylag hamar megtalálhatja a kérdéses iratokat. Mindamellett ez a helyzet természetesen csak ideiglenes Jellegű megoldást jelent. A tudományos kutatások érdekében (jelzetekre való pontos hivatkozások stb.), valamint az anyag tartalmának részletes feltárhatása végett feltétlenül végre kell hajtani az irategységek elkülönítését és jelzetelését célzó munkafeladatokat. Az igazgatási szerveset szerinti durva rendezés után tehát el kell , végezni második beütemezésként a kialakítandó írategységek finom rendezését. Vannak, akik a rendesésnek ezt a menetét nem tartják a leghelyesebbnek, pedig a legujabbkori iratok erősen sematikus jellege (tervek, kérdőivek, statisztikai kimutatások, jelentések, levelezések stb„) azt kivánja, hogy az anyag elsődleges rendbe szedése általánosabb szempontok alapján történjék. Az így kibontakozó állagok, sorozatok további tárgyi tagolásával azután fokozatosan kialakíthatók azok az iratcsoportok (kötegek), amelyek már az igazgatási szervezet struktúrája mellett az egyes hivatalok, intézmények ügyköri differenciálódását tükröztetik vissza. Az- egybetartozó akták irat egységeinek felderítése már nagyobb körültekintést és szakértelmet igényel, de az'iratokban található hivatkozások és az iratrendezőkön (csomókon) olvasható feliratok ezzel kapcsolatosan gyakran igen jó útbaigazítást adnak. A kialakított irategységek jelzetekkel való ellátása és a szükséghez képest megfelelő átrakása után - kisebb fondok (állagok) esetében - végleges jegyzék készíthető az anyagról. Nagyobb terjedelmű fondok (állagok) ilyen szintű rendezését követően viszont cédulakatalógust vagy kartoték-nyilvántartást kell felfektetni, mely lehet betű soros, kronologikus vagy más rendszerű. így a későbbi, a kerületi tanácsoktól még beérkező szaporulatokat is utólag be lehet iktatni. A már nem növekedő fondókról (állagokról) felvett adatok végül egy úgynevezett «Kereső Könyvbe* (Findbueh.) kerülnek, amely bevezető részében az irattermelő szervek hivataltörténetét és az egyes fondok (állagok) rövid ismertetését is magában foglalja. 4 66