Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Horváth Ferenc: Kőszeg járási jogú (B) város irattára és iratkezelési rendszere / 72–78. o.

általában már nincs a tanácsnál, s sokszor félórákba telnék egyetlen irat helyes irattári helyének lenyomosása„ Mit is tehetne hát az osztály, amelyiknek évente összejött nóhányszáz, vagy néhányezer Ügyirata, s az 1952-től -1957-ig most egyszerre mind rendezésre, csomózásra vár? Pedig Kőszeg még csak megjárja ebben a tekintetben, De vannak Járások, ahol még rendes központi irattári!helyiség sincsen (2 kivételével), ahol kisebb a lelkesedés, és ahol rosszabb állapot; ban vannak a régi osztályirattárak, mint Kőszegen (jórésze teljesen ömlesztett), mikor lesz ott és hogyan Központi irattár? Ahol elvesztek kartonok és iratok, vagy megpenészesédtek, vagy ma is pené szesednek, s ahol szintén nem Jobb, vagy alig jobb a munkaerőhelyzet, mint a kőszegi tanácsnál? Meg nem feledkezve arról, hogy bizonyos távlati időben a Járásoknak öt év után Össze ken majd gyüjteniök a községi tanácsok iratanyagát is, rendezniök és selejtezniök keli... felmerül a kér dés: hol, mikor, kivel? Igen komoly kérdés ez, ha még azt a kezdő lépést sem lehet megtenni, hogy magának a járásnak központi irattára kialakuljon, helyei rendét, polcokat kapjon s állandó, felelős gondozója legyen. Mindez egyelőre elsősorban státus és költségvetési kérdés* De Kőszegnél maradva szeretném konkretizálni a helyzetet Kőszeg város Tanácsa évi irattermelése kb. 40—12 000 ügyirat, ehhez csatlakozik -1930tói a városi árvaszék anyaga. Mivel a központi iktató ügyvitelt irattára általában 3 évig tartía fenn az anyagot, a Központi irattárban állandó 7 éves anyaggal lehet számolni, valamint az általában 30 évig kinnlévő gyámügyi anyaggal, Ennek* az irattárnak gondozására és kezelésére szükséges volna egy személyi aki egyelőre teljes munkaidejében, későbbiekben (nem járásról lévén sző) Tél munkáid éjében elvégezhetné ezt a feladatot Szükség volna egy olyan - legalább érettségizett• - áiiandó tanácsi dolgozóra, akinek megvan az általános alapműveltsége és legalább két évi közigazgatási gyakorlata, ami azért szükséges, hogy azalatt a szerv profilját és ügymenetét megismerje* Feladatailennének: 4, Mindenekelőtt a Jelenleg összegyűlt anyagot finoman rendezni, az elveszett kartonokat pótolnt a Központi Irattár raktári rendjét kialakítani, az egyes osztályirattárakat megtelelő iratvédő anyaggal ellátni, csomójegyzékelni, felügyelni és irányítani a mechanikus munkákat 2, Évenként pontos ellenőrzés alapján átvenni a központi iktatótól a Központi Irattárba kerülő osztályanyagokat segédleteikkel együtt a hiányokat az osztályokkal egyeztetni, a egyúttal ellen őrizni és irányítani a központi iktató és osztályok iratkezelési munkáját 3„ A 40 éves őrzési idő elteltével a sorrakerülö osztályirattárakat selejtezni, és előkészíteni le véltári átadásra. Amikor a jelenlegi zűrzavaros helyzet már tisztázódnék és a központi irattárban csak rendé zett anyagok volnának és kerülnének, Kőszeg város esetében a központi irattáros elláthatná az igazgatás apró cseprő íeladatait (tűzrendészet stbJ is s fél munkanapban ezzel, fél munkanapban azzal foglalkoznék, A Központi irattárosok előadói rangja egyrészt képzettségükből, másrészt abból is adódnék, hogy, feladataik nem mechanikus, hanem elsősorban komoly műveltségen alapuló szellemi munkát Jelentenek, ami kezelőtől semmiképpen sem kívánható .meg, ugyanakkor azért is előadónak kellene lennie, mivel ellenőrzés szenponUából csak egy előadónak lehet annyi tekintélye, hogy az egyes osztályok felé akaratát az ügyviteli szabályzat szerint érvényesítse. Ami Kőszeg város tanácsa tekintetében későbbiekben fél munkaerőt igényel, az Járási viszonylatban (beleértve már a begyűjtött községi anyagokat is öt év után) feltétlen egész munkaerőt kíván, sőt melléje feltétlen szükséges lesz legalább fél napban egy hivatalsegéd, sőt kezelő is, Nem szabad elfelejteni!, hogy a Járási központi irattárosnak ellenőriznie is kell időnként Járásának községi irattárait s irányítania kell a járáshoz való begyűjtés munkáját is, Ha ez távolabbi cél is, de már most a státus betöltésénél erre figyelemmel kellene lenni. Végül egyaránt íontos, hogy a személyieken kivül minden közigazgatási szerv költségvetésében gondoskodjék azokról az anyagokról, amelyek a központi irattár ellátásához szükségesek. Az utóbbi 77