Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA - Hadnagy Albert–Taba György: Iratok és irattárak sorsa Tolna megyében / 65–71. o.

tályos és a célnak megfelelő, ha ez az ellenőrzés az iratok iktatásától kezdve azoknak irattári nyugvó állapotba való kerüléséig állandóan tevékenykedik és kiterjed mindazokra a mozzanatokra, amelyek a szabályszerű ügyintézésnek alapvető elemeit képezik. Az Íratok és irattárak, valamint a várományos levéltárak sorsa az iratképző szervek ügyintézésének színvonalától rügg. vagyis az egyes szervek szabályszerű és kifogástalan ügyintézése és az irattárak és a levéltárak sorsa közt szoros és elválaszthatatlan összefüggés áll fenn. A kifogástalan ügyintézésnek viszont legelemibb, de egyúttal legdöntőbb követelménye az iratok szabályszerű iktatása és mutatózása. Vegyük tehát szemügyre azokat a tapasztalatokat, amelyeket az ellenőrzések során e két munkanem tekintetében szereztünk. A csoportszámos iktatási mód. amely vitathatatlanul csakis szakképzett személyzettel lett volna meg valósitható, a gyakorlatban nem vált be, s az alkalmazása során keletkezett iratanyag kutatási szempontból a levéltáraknak legfélelmetesebb iratanyaga lesz. A csoportszámos iktatási és iratkezelési rendszer helyébe 1957. évi Január hó 4-én életbeléptetett és a megyei tanács végrehajtóbizottsága által kiadott ügyiratkezelési szabályzatban rögzített uj iratkezelési rendszer teljesen azonos a 2097/4956. MT sz. határozat alapján készített és általános mintául szolgáló ügyiratkezelési szabályzattal. Ennek lé nyege az» hogy a csoportszámos iktatás helyébe visszaállította a megelőzően gyakorolt sorszámos iktatási rendszert annak precizitása nélkül, Kétségtelen, hogy ez az ul iratkezelési rendszer pontos alkalmazás esetén eléggé jól szolgálná a tanácsok hivatali ügyrendjét és az iratok biztonságát, ha nem szenvedne több alapvétő iliányosságban. Egyik alapvető hibája az, hogy nem számol a függetlenített, szakképzett és felelős irattárosok teljes hiányával és a valóságban nem létező ideális állapot feltételezésén alapul. Másik alapvető hibája pedig az, hogy az iktatás és ügyiratkezelés érdekében megszün tette a minden irat külön iktatása kötelezettségének elvét és az ugyanarra az ügyre vonatkozó iratok iktatását alszámok alkalmazásával helyettesitette anélkül, hogy egyidejűleg gondoskodott volna ennek az újításnak tökéletesítéséről. Az iktatókönyvben ugyanis az azonos tárgyban érkező utóiratok iktatása számára 3 alszámot tartalékolt és ezáltal arra kényszeríti az iktatót, hogy az ezen felül érkező utóiratokat külön, az iktatókönyvtől elválasztott iratjegyzékeken tüntesse fel, melyek egyrészt könnyen elkallódhatnak, másrészt pedig utóiktatások .s különféle, egyes esetekben súlyos következményekkel járó la zaságok és szabálytalanságok keletkezésére adhatnak lehetőséget. Már maga az a rendelkezés, hogy az ilyen iratjegyzékeket az év végéig sorszámuk mellett, majd azután az irattárban kell megőrizni, az iktatás biztonsága és tartóssága tekintetében súlyos veszélyeket rejt magában. Elvi szempontból is megengedhetetlen rendelkezés tudniillik az. hogy ezek az iratjegyzékek, melyek tulajdonképpen az iktatókönyv részét képezik, az iktatókönyvtől elválasztva az irattárban őriztessenek s ott az elkallódás, vagy elkeveredés veszélyének kitéve gyakorlatilag az iktatőkönyv kettéválasztását hozzák létre. Az ik tatókönyv eme kettéválasztása természetszerűleg eredményezi, hogy az iktatás ellenőrzése majdnem lehetetlenné válik, az utó iktatás oknak és a szándékos, vagy véletlen szabálytalanságoknak, lazaságoknak, irateltüntetéseknek pedig tág tere nyílik. A hivatali ügyvitel érdekeit azonosnak vélvén a dolgozó társadalom érdekeivel, azt kell mondanunk, hogy ez az iratkezelési rendszer minden tekintetben nem szolgálja jól az ügyviteli érdekeket Az iratkezelési rendszerek lehető tökéletes volta annál inkább fontos és lényegbevágó, mert tudtunkkal séma tanácsok, sem más szervek nem rendelkeznek ügyviteli sza bályzattal s ügyvitelük túlnyomó nagy részükben éppen iratkezelési rendszerükben van, ugyahogy rögzítve. Az ügyvitelnek tulajdonképpen az íratok iktatása képezi a fundamentumát Az iktatást tehát minden nap ellenőrizni kell, ami feltehetőleg egyáltalán nem történik meg. sőt az előbbiek szerint nem is történhetik meg az alszámok és iratjegyzékek alkalmazása miatt Az alszámok és iratjegyzékek alkalmazása miatt ugyanis az iktatókönyv áttekinthetetlenné válik, legalábbis az időszaki ellenőrzés szempontjából és a megbízhatósága felől is támadhatnak kételyek. Az a rendelkezés ugyanis, hogy az iktatókönyvben magánfelek esetében az iktattatót csak «íél> -ként jegyzik be. már eleve bizonytalanná teszi az iktatást, amit mégcsak íokoz az a körülnény, hogy utóirat bejegyzése esetén a tárgyrovatba semmit sem lehet bejegyezni s igy a «fél* beadványának lényegéről és céljáról az iktatókönyvből tájékozódást sem lehet szerezni. Egyszóval élve. az iktatókönyv sok esetben nem fog bírni bizonyító erővel, Nézetünk sze rint súlyos hibája ennek az iratkezelési rendszernek az a rendelkezése is, amely lehetővé teszi esetenként az ügyiratok iktatásának másnapra való halasztását Ez a rendelkezés nemcsak lazaságokra, e hivatali kötelesség elhanyagolására nyújt lehetőséget, de utat nyithat az ügyiratok elkallódásához, elk^ veredéséhez, késői iktatásához, sőt teret engedhet visszaélé seknek is. Az alszámos iktatás továbbá gyengíti, sőt sok esetben hiányossá teszi a mutatózást is, amivel különben is hátralékban szoktak az érdekeltek maradnt f 68