Levéltári Híradó, 10. (1960)

Levéltári Híradó, 10. (1960) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - A levéltári segédletkészítés kérdései: irányelvek az útmutató (tájékoztató) munkautasításának elkészítéséhez / 24–26. o.

adatot sem nem növeli az anyag őrzésének biztonságát Az útmutató negatív értékelése. leginkább a fond-szinttel szembeni elégedetlenségből fakad. Azok akik az alapleltárak folytatását fölöslegesnek tartják, a legnagyobb mértékben szükségesnek 'Ítélik meg állagszinlü útmutatók készítését Amint a beszámolóból kitűnik, a vélemények a napirenden levő kérdések tekintetében igen eltérőek, Ugy vélem mégis, hogy sikerül majd e kérdésekben közös nevezőre jutni, egységes fel fogást kialakítani. Ehhez kell, hogy a most meginduló vita hozzájáruljon, \

; -H- + ' IV. Irányelvek az útmutató (tájékoztató) munkautasitásának elkészítéséhez (Kidolgozta a Levéltári Módszertani Kollégium segédletkészítést bizottsága) A levéltári útmutató vagy tájékoztató olyan átfogó jellegű (egy-egy levéltári intézmény egész iratanyagára kiterjedő) levéltári segédlet, mely a levéltárak fondók szerinti szerves felépítését követve, összegező formában közli a kutatóval az iratok felhasználásához szükséges^ levéltárügyünk fejlődésének mai fokán megkívánható ismereteket Ahhoz, hogy valamennyi (elsősorban területi) levéltárunkról egységes szempontok szerint egyöntetű alakban és a véglegesség igényével készülhessen el az útmutató (tájékoztató), a követ, kező előfeltételek szükségesek: 4. a fondjegyzéknek (áttekintésnek) a levéltári anyag szerves tagolódását tükröző, végleges formában való rögzitése, 2. az iratoknak legalább őrzési (raktári) egységekig haladó rendezése, 3. az Így rendezett levéltári anyagnak őrzési, (raktári) jegyzékbe foglalása, 4. a levéltári anyag kezelésével (elsősorban rendezésével, továbbá selejtezésével) kapcsolatban szerzett ismereteknek, tapasztalatoknak íondok szerinü nyilvántartásban (fond-dossziékban) való öszszegyűjtése. • Az útmutató célja a tájékoztatás, a levéltári anyag felhasználásának elősegítése. Ennek megfe lelően döntően az iratok tárgyáról és felhasználásuk módjáról kell felvilágosítást adnia; a tárgy kö rülirása végett - addig a mértékig, ameddig ez a szempont megkívánja - a íondképzö szervről s a levéltári anyag sorsáról is tájékoztatnia kell. Ehhez képest levéltári intézményenként a következőket közli: a levéltárak neve és évköre, a levéltárnak (illetőleg egyes részeinek) levéltártörténete, a fondcsoportok megnevezése és évköre, a fond illetőleg állag sorszáma (betűjele), neve, évköre, terjedelmei a íondképzö szerv külső története (létrejötte, átalakulása, megszűnése, fölé . alárendeli és társszervei, területi illetékessége) ; a fondképző szerv szervezete, hatásköre, ügykezelése, ügykö rei, iratainak tárgya (ügyfajták) ; a fond, flletőleg állag iratanyagának tagolódása, levéltári rend szere, rendezettsége, selejtezettsége, a benne tapasztalt hiányok; a íondhoz. illetőleg állaghoz ren delkezésre álló segédletek, a kutatás módja. (Magánlevéltárak, gyűjtemények esetében az útmutató mondanivalója a fonképző vonatkozásában természetesen egyszerűsödik.) Mindezeket az ismereteket az útmutató a levéltárnak fondok szerinti szerves felépítése rend jében közli, oly módon, hogy felülről lefelé : levéltártól íondcsoportokon át fondokig, illetőleg álla gokig haladva mindig a nagyobb egységnél mondja el, ami arra (tehát a benne foglalt kisebb egy ségekre együttesen) jellemző, a kisebb egységeknél pedig már csak az azokat speciálisan érintő tudnivalókat közli. így a levéltárak nevét és évkorét követően közlendő szöveg csak a levéltár történetre terjed ki (viszont fondok, állagok esetében levéltártörténeti megjegyzésekre csupán ak kor kerül sor, ha ebben a tekintetben az egész levéltárétól eltérő különleges sors Jutott nekik osz tályrészül). A fondcsoportok megnevezését és évkorét követően, ha a csoport egy korszak fcüÜn böző íondjait fogja össze, e fondokra együttesen vonatkozó esetleges levéltártörténeti és szervtör téneti felvilágosítás, ha pedig a fondcsoport azonos üpusu fondokból tevődik össze, e fondok sor számának, nevének, évkörének és terjedelmének felsorolása után a valamennyi odatartozó fondot egyformán illető többi tudnivaló együttesen következik. Egyébként a íondok sorszám-, név , évkor és terjedelem - adatai után külön-külön kerül elmondásra minden további tudnivaló, kivéve ha a fond állagokra tagolódik. Ebben az esetben ugyanis a szervtörténeti tájékoztatás, beleértve a szer24