Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - FIGYELŐ - Az iratkezelés jelenlegi helyzete Csehszlovákiában / 241–245. o.

A legtöbb iratkezelési szabályzat befejező része a selejtezéssel foglalkozik. A selejtezési javaslatot az illetékes levéltári szervnek kell Jóváhagyásra bemutatni a selejtezés megkezdése előtt egy hónappal, majd meg kell állapodni az együttműködésben, löképpen az ellenőrzés időpontjában. A tanácsok részére kiadott 250/1954. sz, rendelet nem érintette a selejtezésről kiadott 62/1053. sz. kormányrendelet előírásait Nem változtatta meg a S73. sz. (1053. aug. 5.) belügyminisztériumi selejtezési szabályzatot sem. Ennek melléklete az iratokat három csoportra osztotta : a levéltári őrizetre szánt iratokra (A), a váiogaíandókra (V), és végül azokra, amelyek t selejtezési határidő után zúzdába adhatók (S). A selejtezési határidők a különböző iratoknál mások és ez a helyzetet nagyon bonyolulttá teszi. A határidők betartása következtében az irattár állandóan mozgásban van, mert évenként selejtez, főképpen a rövid selejtezési határidős iratokat A fontosabb iratok és minden segédkönyv igen hosszú ideig a hivatal irattárában marad, A levéltárba igy viszont viszonylag fiatalabb iratok kerülnek. Az irattár igy szétforgácsolódik és áttekinthetetlenné válik. A levéltárnak át kell vennie az anyagot, feldolgozni azonban nem tudja, mert általában töredékekről van szó, melynek alapvető része a hivatalban maradt Valamivel előnyösebb helyzetben vannak az igazságügyi szervek. Ezek részére az igazságügyminisztérium 1957. augusztus 1-én 3928/57 -S/l. sz. rendelettel szabályozta a selejtezést Ennek a rendeletnek értelmében az igazságügyi szerveknek minden ötödik év árpilis végóig elő kell késziteni a levéltári felügyelet alatt kiselejtezendő iratokat, s addig évenként csupán azok az iratok selejtezhetők, amelyek az 1953. aug, 14-i 5273/53 - S/V sz. rendelet értelmében levéltári felügyelet nélkül selejtezhetők. <iBefejezésül meg állapithatjuk,, - adjuk át a szót szerzőnek, -bogi'Csehszlovákiában az iratkezelés fokozatosan tökéletesedik, bár a fejlődés nem egységes. Adminisztratív intézkedésekkel nem lehet egységes rendet teremteni, amint azt a közigazgatási tizedes rendszer sikertelen kísérlete mutatta, araikor 1949-ben a belügyminisztérium bevezette az iratjegyzékekét, majd 1951ben az iratok nyilvántartását a tizedes rendszerre alapozott jegyzőkeket és iratjelzeteket biztosító''a Sár a íizedesrendszer látszólagos bonyolultsága és tárgyi nehézségek következtében a közigazgatás néhány területén zátonyra futott, még ma is van szószólója és még mindig megtalálható az irattári számok használatos rendszerében. Az egyes munkaterületeken kiadott ügyvitel' utasítások egyre tökéletesebbek, amint azt a pénzügyminisztérium 177 000/54, sz., az ügy** viíeli munka megszervezésére és tervezésére vonatkozó kiadott utasításai, vagy legutóbb a Csehszlovák Nemzeti Banknak 1957. jan. 21-én az írásbeli ügyvitel megszervezésére vonatkozó utasítása mutatja. Mintaszerű a pénzügyi jellegű iratok és a számiteli nyi Ivántartások megőrzésére vonatkozó 1952. aug. 19-én kelt 44, sz, kormányrendelet A Csehszlovák Nemzeti Bank az elsők között vezette be valamennyi megtartandó iratnak'A, V, és S j elzéssel való ellátását és a megőrzési határidők feltüntetését, A belügyminisztérium levéltári igazgatósága és annak megyei szervei állandóan gondoskodnak arról, hogy az iratselejtezésre vonatkozó irányelveket betartsák és a dokumentációs anyagot az illetékes levéltárnak rendszeresen átadják. 1957. júniusában megújították a minisztertanács elnöksége mellett működő ügyirat! bizottságot, melynek az a feladata, hogy a jó tapasztalatokat az uj munkahelyeken bevezesse. Másrészről azonban lehetetlen észre nem venni iratkezelésünk hiányosságait, melyek elsősorban abban keresendők, hogy a megállapított alapelveket a gyakorlatban nem érvényesitik következetesen, A levéltári dolgozók a kiselejtezett iratanyag levéltári felülvizsgálata során nem mindig találják meg azt a rendet, amelyet az érvényes irányelvek és ügykezelési szabályzatok megkívánnak. Gyalcran javasolnak és terjesztenek elő kiselejtezésre rendezetlen, nyilvántartásba nem vett még élő iratokat mefyeket az előadók asztalaiból és szekrényeiből szedtek elő. Ha az ilyen tipusu iratanyagból nagyobb mennyiség van, akkor az iroda az osztályozás, utólagos nyilvántartásbavétel és elhelyezés feladatát nem birja ellátni és ugy segit magán, hogy kiselejtezésüket ja244