Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - FIGYELŐ - Az iratkezelés jelenlegi helyzete Csehszlovákiában / 241–245. o.

A rendelet első alkalommal fogalmazta meg a levéltári szerveknek, nevezetesen a belügyminisztérium levéltári igazgatóságának és a belügyminisztérium kerületi levéltári osztályainak felügyeleti Jogát A levéltárak részéről ugyan az érdeklődés ez iránt a kérdés iránt az uj levéltári szervezet kiépítése éta megvolt, de tanácsadó feladaton kivül nem volt semmiféle közvetlen hatásuk az iratkezelésre. Az Iratkezelésnek azonban Csehszlovákiában - mint szerző arra rámutat - még ma nincs 'egységes rendszere és fejlődése különféle sajátságos utakon halad. A gyakorlati iratkezelés ma is ragaszkodik az Iktató, ügyintéző, irattár klasszikus fel szíásához, Az iktató gondoskodik az iratok átvételéről, elosztásáról, Jelzetei ós érői, nyilvántartásáról, esetleg ellenőrzéséről. Az ügyintéző az iratokat elintézi. Az irattár tlerakja» az iratokat, végrehajtja a selejtezést és biztosiba a levéltári anyagot Szerző cikkében ezt a folyamatot vizsgálja és elemzi végig. Általában egy-egy intézménynek egy közös iktatója van, sőt a bíróságokon az alsóbb és magasabb forumoknak is közös az iktatójuk. Különleges rendelkezések szabályozzák az értéklevelek és különleges küldemények átvételét, igy a táviratokra és íonogranmokra az érkezés óráját is feljegyzik, a vezető részére szóló vagy bizalmas leveleket nem bontják fel. A borítékra ráütik az érkeztető bélyegzőt (a beérkezés keltévei), a borítékot a célnak megfelelően tartják meg; - a tanácsok pl. a beérkezett ajánlott levelek borítékjait egy hónapig, mig a közönséges levelekét egy hétig őrzik meg. Az iratkezelési szabályok mind hangsúlyozzák, hogy az iratnak mielőbb el kell jutnia az ügyintéző dolgozóhoz. Az iktató az ügykört a borítékon lévő adatok alapján állapítja meg és az idegen számokról előjegyzést a m,ás iktatónak átadott ügydarabokról kézbesítő könyvet vezet Az iratoknak iktatóbélyegzővel való ellátása nem egyforma. Néha ezt a központi iktató végzi, néhol az iktató, amely iktatókönyvet vezet Az iktatóbélyegzőt a szöveg alatt helyezik el, a Csehszlovák Nemzeti Bank a jobb felső sarokban. Ha a szöveg alatt erre nincs hely, akkor külön lapot fűznek a beadványhoz. Az iktatóbélyegzőt néha ráütik a félnél maradó másolatra is. Az iktatóbólyegzo" a hivatal nevét, a keltét és az egységes szám feljegyzésére szolgáló helyet valamint a mellékletek és a csatolt előiratok számát tartalmazza. Az egységes számot csak as iktatókönyvet vezető hivatalnok írhatja be. Ez a szám a hivatal nevének rövidített betűjéből, az iktatókönyv sorszámából áll, melyet törtvonal választ el az ügyintéző osztály jelzetétől és az- évszám utolsó két betűjétől, A bíróságon az irat száma az iktató folyószámából és az évszám utolsó két betűjéből . álL : Meg kell jegyezni, hogy a régebbi gyakorlattal szemben, ma már nem látnak e! agámmal minden iratot A tanácsok pl. nem iktatják külön a tömeges bejelentéseket, az időszakosan megismétlődő jelentéseket, hanem gyűjtőbe téve egy szám alatt tartják nyilván azokat Nem iktatják a meghívókat (értekezletekre szólók kivételével) és egyéb nyomtatványokat A bíróságon sem iktatják a Jegyzőkönyvileg felvett eseteket Az irat számából megállapítható, hogy melyik iktatókönyvbe vezeiték azt be, - a tanácsok az ügyosztályok szerint vezetik az iktatókat, ezeknek azonban eltérő iratjelzetük van. Az iktatókönyvbe a beérkezés sorrendjében élőbb a sürgős, majd a határidős és végül a többi iratot vezetik be. Az iktatókönyv tartalmazza az irat sorszámát, a beérkezés napi keltét, a küldő nevét, számát, az irat keltét, a mellékletek számát, azok lapszáma szerint A ^tárgyi rovatba az irat tárgyát a következőkben az irat útját (nap, kinek, hogyan), majd az utolsó rovatban azt a számot jegyzik be, amely alatt az ügydarabot az irattárban elhelyezték. Mindezt tintával kell beirni (a téves bejegyzéseket át kell húzni) és csak az előadó nevét írják ceruzával, ha pedig az irat tovább megy, ezt a nevet kitörölve az uj előadóét irják be. A személyi jellegű iratokat általában nem irják be az iktató könyvbe, hanem külön nyilvántartó lapokra vezetik fel. A bíróságon erre a célra jegyzéket vezetnek, amelyet minden ügyosztálynak évenként külön kell felfektetnie, s amely - a köziratot képező vállalati jegyzékkel ellentétben — a bíróság belső segédkönyve. Az irat az ügy befejezéséig megőrzi a jegyzék számát Ez az intézkedés lehetővé teszi az esetek és iratok egységét A különböző bíróságoknál (nép242