Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ankét a levéltári rendezésről / 25–49. o.

i, Lehet»e numerikus rendszerű íondot ujjárendezni, tárgyi csoportok szerint tagolni, ha az iratanyag állapota sem az ügyvitel, sem a tudományos kutatás érdekeit nem szolgálja? Milyen eset' ben tartható meg a numerikus irattári rend? 2, Ömlesztett állapotba került fond iratanyagának a rendezése milyen elvek szerint történjen? Célszerű-e visszaállítani a régi irattári rendet vagy uj rendszert alkalmazzunk? A Közponfe Gazdasági Levéltár tudományos dolgozóinak az álláspontja az, hogy ha a numerikus irattári rendszerű gazdasági iratanyag sem az ügyvitel, sem a tudományos kutatás érdekeit nem teljesiti, az iratanyag átrendezése nemcsak megengedhető, hanem egyenesen szükséges, A levéltár feladatából és céljából önként következik, hogy azt az irattári rendszert, mely az iratanyag használatát megbénítja, fel kell számolni. Az uj rendezés csak tárgyi csoportosítással történhet Ha tehát egy gazdasági íond iratanyaga vegyes irattári rendszerű, amire példa lehet az Első Dunagőzhajózási Társaság Pécsi Szénbányáinak iratanyaga, a numerikus részt felbontjuk és a vállalat ügyvezetése által később kialakított és bevezetett tárgyi csoportokba rendezzük. Ahol a vállalat ügyvezetése tárgyi csoportokat, nem dolgozott ki, ott a rendezés során levéltárosi feladat lesz az irat* anyag ismerete alapján a megfelelő tárgyi csoportokat megállapítani. Igen ritka eset, hogy a numerikus rend megváltoztatására nincs szükség, erre példaként említem az Egyetemi Nyomda iratanyagát Itt megfelelő segédlet készítése könnyebb feíadat az anyag átrendezésénél, amellett az iratanyag nem sokrétű, igy ilyen szempontból sem célszerű az ujjárendezést végrehajtani. Ami a második kérdést illeti, egész határozottan azt kell mondanunk, hogy ömlesztett állapotba került gazdasági fond anyagát a proveniencia elvének részleges alkalmazásával csak tárgyi csoportok szerint kell használhatóvá tenni, ömlesztett állapotba került fond iratainál - mindig gazdasági szervekre gondolunk - a régi irattári rendszer a legtöbb esetben nem is rekonstruálható. A levéltáros kénytelen tehát ügyrendi utasításokból, ügyviteli szabályokból vagy az igazgatósági ülési jegyzökönyvek adataiból a íondot létrehozó szerv struktúráját megállapítani. Ha az ügykörök, üzletágak ismertek, mivel az irattári rendet az egyes ügyintéző osztályok állapították meg, könnyű feladat lesz az iratokat osztályok szerint csoportosítani. Az osztályokon belül viszont olyan tárgyi csoportokat alakítunk ki, melyek az ügyvitel és tudományos kutatás érdekeinek a legjobban megfelelnek. A tárgyi csoportok kialakítása természetesen csal? az iratanyag alapos ismerete alapján történhet meg. Egységes irányelveket e tekintetben csak egyes szervtipusokra, bányákra, vegyiipari, malomipari, cukoripari stb* vállalatokra vagy pénzintézetekre lehet rögzíteni. A tárgyi csoportosítás ilyen esetben még a struktúra elvét sem sérti, mert a gazdasági szervek'működése, szervezete a vezetés irataiban, melyeket külön állagként időrendben csoportosítunk, tökéletesen tükröződik. Minden szervtipusra általános rendezési elvet nehéz volna megállapítani. A közigazgatási fondoknál sok esetben a proveniencia rendszere teszi lehetővé az ügyfelek kérésének gyors teljesítését míg a gazdasági szervek iratanyagánál a proveniencia rendszerének a megtartása ezt lehetetlenné teszi. Ez a gyakorlati szükség indokolja a személyzeti osztályok numerikus rendjének a megváltoztatását és az*iratok családi nevek betűrendje szerinti csoportosítását A gazdasági szervek fondjainak rendezése alkalmával csaknem minden esetben kívánatos iratselejtezést is végezni, mivel nagy tömegben fordulnak elő olyan iratfajták, melyeknek sem ügyviteli, sem történeti forrásértékük nem lehet A könnyen megállapitható és kétségtelenül selejtnek tekinthető iratok eltávolítása az áttekintést megkönnyíti és a rendezési munkát is egyszerűsíti. Emiitettem korábban, hogy a gazdasági szervek iratanyaga nagy részben ömlesztett áUapotban került levéltári kezelésbe, A Központi Gazdasági Levéltárnak igy természetszerűleg az egyszintű rendezettségi állapot elérésére kellett törekedni. A további rendezési fokot illetően finom rendezésnek általában azoknak a fondoknak az iratait vetjük alá. melyek ügyviteli vagy forrásértéke kétséges nem lehet Egy fond finom rendezését több fokozatban, azonban egymásután végezzük el. Előbb áUagszintre, majd az állagokon belül őrzési egységekig lemenőén rendezünk. Azoknál a fondoknál, melyek iránt sem ügyviteli, sem tudományos kutatás részéről érdeklődés nem mutatkozik, de ilyen nem is valószínű, egyelőre meg kell elégednünk az állagszintig, az egyes osztályok iratainak csoportosításáig terjedő rendezéssel. 38