Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Bautier, Robert-Henri–Padányi Gulyás Gyuláné: A levéltárak a történeti kutatás szolgálatában: összefoglaló jelentés az V. Nemzetközi Levéltári Kerek Asztal Konferencia számára, Lisszabon, 1959 / 63–106. o.

szüljön, Á hátlapján esetleg a kutatási szabályzat kivonatát adja. Az élénkszinü űrlapok hasznalata elöhyösebb a fehérnél, amelyek összetéveszthetők a kutatott iratokkal; különösképp ajánlatos más-más szinüeket használni a különböző kutatási típusokra (tudományos vagy ügyviteli) vagy a különböző kutatási módokra (mikrofilmezés, a levéltárból való kikölcsönzés) vagy a következő napokra szóló kutatásokra, Két ürlaprész elegendő: perforálássál ketfétépiietőknek kell lenniök. könnyen szétválaszthatóknak, de á gyakori véletlen kettéválással szemben mindenképpen eléggé ellenállóknak. Á'z űrlap egyik fele - mint ez jelenleg csaknem mindenütt szokásos - örjegyül szolgál; ne legyen tehát túlságosan kisalakú, .tartalmazzon rovatot a kutatást engedélyező levéltáros láttaraozása számára, a visszahelyezés láttamozási számára (a kutatás végén megállapítják, hogy az írat kiemelésére nincs tovább szükség), esetleg a ^topográfiai jelzet* számára (erre egyes levéltárakban azért van szükség, hogy fizikailag megtalálható legyen a dokumentum). Az űrlap másik fele a kutatás tartama alatt a teremfelügyelőnél vagy toremőrnéJ marad: (ha ez a rendszer a levéltárban) bevezetik az iratkiemelósl naplóba, az ellenőrzés és a statisztika végett Elsősorban az a célja, hogy a dokumentum visszakerülését ellenőrizni lehessen. Bátorkodunk hangsúlyozni ez ürlaprész megtartásának nemrégiben Párizsban elfogadott, rendszerét. Feltűnő helyen az irat jelzeté; adja meg, alatta a kutató nevét és a ctaU^mQ.t *lakja meg fele? az un. nemzetközi kérőlapnak, olyannyira, hogy kutatás után egyenesen behelyezhető egy jelzeíszerintí nyilvántartásba« az erős papíranyag lehetővé teszt hogy nagyobb nehézség nélkül és gyors rongálódási veszély nélkül kutatható legyen. Kiemeljük azt is, hogy Párizsban a kérőlapon a kikérés órája is szerepet ezt a terem^ felügyelő levéltáros Jegyzi be, láttampzásával ellátva; célja ennek az, hogy a kutatónak az iraíkíadásnoz szükséges várakozással kapcsolatos felszólamlását megvizsgálja és ellenőrizze a raktárosokat. A. legtöbb levéltárban a nap íolyamán átnézett dokumentumokat félre lehet tenni, hogy a kővetkező napokon ugyanott meglelhetők legyenek. Ilyenkor az a szokás, hogy egy un. rezerváló űrlapot töltenek ki, ezt illetően azonban számtalan a változat ügy véljük, leginkább ajánla tos erre a célra egy két részből álló speciális űrlap. Egyik részét a dokumentumba helyezik; elég hosszú legyen, hogy könnyen ki lehessen onnan emelni, szine térjen el a kérőlap színétől, nehogy félreértések adódjanak és az iratot visszaküldjék a raktárba; csak a jelzetet a dátumot és a kutató nevét tüntesse föl. Az űrlap másik felét a kutató tartja magánál, s ezt a teremszolgának átnyújtja, amikor a számára félretett iratot újból át akarja néznt ,A személyes tapasztalat és jelenleg igen sok levéltárban követett gyakorlat megvilágításában - nézetünk szerint - ez lenne a legajánlatosabb rendszer, ezzel természetesen nem akarunk eleve kizárni más ésszerű megoldásokat. Jelen fejtegetésünk egyetlen célja, hogy levéltárigazgá^ tósági és központi, valamint helyi levéltárbeli kollégáink megfontolás tárgyává tegyék mindezeket a problémákat B - Kérőlapok jegyzék befoglalása A kérőlapok és a kutatónapló jegyzékbefoglalása és megőrzése igen hasznos eszköz, több szempontból is: a,) Összegyűjti a statisztikai adatokat, amelyek elkerülhetetlenül szükségesek ahhoz; hogy egy levéltár forgalmát megismerhessük, a látogatottság minőségi és mennyiségi fejlődését ellen* őrizhessük és esetleg a fejlődést a kutatott sorozatok szerint meg álla pithassufe, b) Megmutatja, hogy egy adott időpontban ki kutatott egy bizonyos egységben (ez a kérdés kettős: tudoraányos és rendőrségi jelentőségű). 77