Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ankét a levéltári rendezésről / 25–49. o.

n. A kérdőív második kérdése igy hangzott: «Ha megengedhetőnek tartja az irattárban kialakult rend megváltoztatását milyen rendszerben tartja helyesnek egy ömlesztett fond rendezését: numerikus vagy tárgyi csoportositásu rendben?* Egyik megkérdezett mindenekelőtt terminológiai kifogást emelt a kérdés megfogalmazásával kapcsolatosan. Szerinte ugyanis ^ömlesztett* anyagnak azt az anyagot nevezik, melynek.soha irattári vagy levéltári rendszere nem volt. Az olyan anyagot, melynek bármilyen egykorulag vagy^később kialakult, vagy mesterségesen kialakított rendje volt. amely rend azonban később felborult • szétbomlott* anyagnak nevezik. A válaszok, amint erre már az előző kérdőpontra adott válaszokból is következtetni lehet. de csaknem kivétel nélkül hangsúlyozzák, hogy a kérdés eldöntésénél igen sok tényezőt, körülményt kell figyelembe venni. A kérdés eldöntését befolyásoló tényezők közül a válaszok a következőket emelik ki: a) a londképzö feladatainak. Hl. ennek megfelelően az általa létrehozott iratanyag differenciáltsága. Az egynemű vagy kevéssé differenciált feladatot ellátó szerv típusos iratokat tartalmazó iratanyagának a numerikus rendszer felel meg jobban, mig a bonyolultabb feladatokat ellátó, szétágazó hatáskörű szerv anyagának rendezésénél a tárgyi csoportosítás felel meg inkább. Egyik válasz egyenesen azt állítja, hogy a közigazgatási anyagnak inkább a numerikus, a gazdasági szervek anyagának pedig a tárgyi csoportosítás felel meg inkább.* b) A második figyelembe veendő tényező, egyes megkérdezettek szerint, az iratanyag tudományos forrásértéke. Az elsőrendű forrásértékű, a tudományos kutatások során gyakran használt anyag tárgyi csoportok szerint volna rendezendő, mig a csekély forrásértékű anyagnál a nu merikus rendszerrel is be lehet érni. c) A-mérlegelésnél számításba kell venni a fond anyagának mennyiségét is, hangsúlyozzák egyes válaszok, A nagymennyiségű anyagot helyesebb tárgyi csoportokba, a kisterjedelmű fond okát pedig numerikus rendben kezelni. d) Befolyásolja a kérdés eldöntését az anyag ép vagy meghiányosult v,olta és seiejtezhetősége is. I§y« egyesek szerint az erősen meghiányosult anyag numerikus rendjét nem érdemes viszszaállítant az Ilyen anyagot inkább tárgyi csoportokba kell sorolni. Hasonlóképpen keli eljárni, egyes válaszok szerint az erősen selejtezhető iratanyaggal is. e) Igen fontos tényező egyesek szerint az ömlesztett anyag eredeti rendje* Az előző kérdőpontnál már ismertetett válaszok egy része ennél a kérdőpontnál is Jelentkezik. Ha az iratoknak eredeti rendje volt, az visszaállitandó, ha eredeti rendje nem volt vagy nem állapítható meg, át lehet tárgyi csoportokba, vagy más •mesterséges* rendbe csoportosítani az iratokat Egy másik válasz szerint, ha az iratokon iktató vagy irattári számok vannak, az iratok eredeti rendjét kell visszaállítani, s csak akkor lehet szó tárgyi csoportok szervnti rendezésről, ha Ilyen számok nem találhatók az iratokon. 28