Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 3–4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - A levéltári rendezés egyes kérdései / 6–19. o.

tározat született meg. A tagolást különben csakis lo nd on belül lehet megoldani, ezt követeli a legújabb szovjet enciklopédia is* Ha a segédletek tökéletes tárgyi utalást tartalmaznak, az esetben egyéb iratfondoknál sem alkalmaznék tárgyi rendezést 2* Azzal a javaslattal, hogy a rendezés helyett egyes fondokhoz inkább tárgyi tagolású kartotékcédulákat készítsünk, teljesen egyetértek. Ehhez hasonló eljárást láttam Lengyelországban* A kartotékcéduiák könyvek esetében a tárgyalási számok mélységéig, iratoknál pedig az iratok helyrendi számjáig haladnának* A tematikai cédulák jobban kezelhetők, nem kellene munkánk jelenlegi szakaszában a fizikai átrendezést végrehajtani és ugyanakkor előbbre vinnék a tudományos kutatást, mert ez esetben a kieső holt Idők nem jelentkeznének* BmeUett a közgyülési iratokról középfokú igazgatási szerveknél nem is lehetne másként tematikai egységeket kialakítani mint a kartotékcédulák révén, különben a szétszabdalás veszélye merülne röt 3. S pont alatt lel soroltakkal egyetértek» szükség esetén magam is vállalnám a kb. szép* tember folyamán sorrakerülö hajdúszoboszlói iratok rendezésénél a típusterv kidolgozását, amelyet azután részletes megbeszélés tárgyává tehetnénk. Semmiképpen sem volna megengedhető részletekbe menő útmutató nélkül a tárgyi rendezés, mert éppen ennél a levéltári munka* fajnáí a legszubjeküvebb elgondolások érvényesülhetnének különböző okok miatt Félő, hogy egységes irányítás nélkül tarkábbá válnék a levéltárak anyagelrendezése, mint volt a XYII>*X1X* sz*i nagy rendezések idején. 4. A tanácsok és vállalatok irataiban a tárgyi tagolás szerint végrehajtott ügykezelés mindenképpen előnyös volna*, A decimális iratkezelés ezen az utón haladt, de a gyakorlatban nem vált be annak ellenére, hogy a hiányosságok kiküszöbölése esetén sokkal hasznosabb és célszerűbb lett volna, mint a Jelenlegi iktatási rendszer a tanácsoknál. Ha az irattárosok személye bizonyos értelemben állandósulni íog, mód lesz arra is. hogy egy minden irányban kidolgozott csoportos iktatást vezessenek be a tanácsoknál, Jelenleg a tanácsi ügykezelés az ügyvitelen belül megfelelő és áttekinthető. Viszont az ügyviteli használaton tul, az irattárba helyezés percétől kezdve, már nem jelent semmi előrelépést, hanem lényegében visszakanyarodás a múlt, kapitalista korszakbeli iratke> zeléshez, JÁz volna a célszerű, ha az iktatás mai rendszerének fenntartása mellett a Szovjetunió vagy a Német Dem. Köztársaság példájához hasonlóan* ~ de saját fejlődésünk követelményeihez igazodva — mi is kidolgoznánk egy tematikai sorozatot mint amilyennek alapját pl* Frolov könyvéből láthatjuk stb., és ebbe a tematikai sorozatba a megadott számok rendje alapján illesztenénk bele az ügyiratokat az ügyviteli használat után. Pl. segélyek, piaci ügyek, állampolgárság stb. Ebben az esetben előnyös az volna, hogy magánál az iktatásnál érvényesülne az alapszámos vagy gyűjtőszámos nyilvántartási rendszer, viszont az ügyviteli használaton tul az irattárban a tematikai csoportosítás kerülne előtérbe* Ilyen alapon látnám megoldhatónak a ma fennálló nehézségeket, miután a szocialista közigazgatás ezt az elgondolást magáévá tehetné, mert amennyire nem tudtak kiigazodni az iktatók a számok által kifejezésre juttatott tartalmi mozzanatok között amikor egy-egy szám állapította meg egy-egy irat ügyrendi értékét annyira megfelelt nekik a sorszámos iktatási módszer, A két elvet - számok ügyrendi értékmérőjét és a numerikus iktatást m össze kell egyeztetnünk ahhoz, hogy a levéltári kezelés már ne számrendre épüljön, hanem ügyrendre. Elgondolásom szerint minden esetben fel kellene tüntetni az iktató könyvben azt a számot* amely a megfelelő ügycsoport számára le van kötve. Ez esetben a meghatározott tematikai csoportok, vagy esetleg ügyrendi csoportok egymás utáni sorrendjében kellene a beiktatott m akár sorszám szerint iktatott <•» iratokat elhelyeznt Ez a kettősség valójában egységes és következetes irattári rendszer kialakítását biztosítja a tanácsoknál* mert az iratok folyamatos kezelését elválasztja az irattári elhelyezés állandóságától. Amig előbbinél megtartja a könnyebben áttekint* hető számsort, addig az utóbbinál, — az irattárban - állandó számmal látja el az egyes ügycsoportokat 40