Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - FIGYELŐ - Bognár Iván: Illinois állam iratkezelési programja / 224–226. o.

A Illinois állam 69-ik általános gyűlése 200 000 dollárt szavazott meg az .iratok terme lésének, kezelésének őrzésének és átadásának eredményes és gazdaságos módszereinek kikutatására,, A határozat előírja, hogy az államigazgatást vezető államtitkárságnak alkalmaznia kell egy iratkezelési szakembert, vagy szakemberekből álló szervezetet melynek tervezetet kell összeállítania az Illinois állambeli iratokról, ezenkívül jelentéseket és ajánlatokat kell előterjesztenie megfelelő tisztviselők alkalmazására. A szerző itt megjegyzi, hogy a tervezet összeállításáért felelős magasrangu állami tisztviselők között nem volt ott az állami levéltáros, bár az már régóta javasolta egy ilyen tervezet elkészítését A tervezet előtt is már sok effajta tanulmány jelent meg Illinois államban, mely a nagyobb hatékonyságot és gazdaságosságot kívánta elősegíteni az állam igazgatásban,, A cifík elmondja, hogy az államtitkár felszólítására ezután az Állami Iratok Bizottsága felkérte az e téren jártas Iratlcezelési Társaságokat az uj iratkezelési tervezet elkészítésére. Miután pedig a Bizottság megkapta az emiitett cégektől a Javaslatokat, ezek alapján és az állami szükségletek ismeretében elkészítette a kidolgozandó program feltételeit £ feltételeket mindazoknak a társaságoknak- elküldték, melyek korábban íelajánlojtták szolgálataikat a tervezet elkészítésére. A válaszok mutatják meg, hogy az illető cég képes-e vagy nem. elvégezni a munkát A beérkezett válaszok értékelésénél különösen két dologra helyeztek súlyt; a közigaz* gatás területén való jártasságra, valamint annak megértésére, hogy a kormányhatósági és gazdasági iratok gyökeresen különböznek egymástól, azaz, hogy a kormányzati iratok a pusztán adminisztratív célokon tul történeti érdekkel is bírnak* E két szempontból az ajánlkozó 12 társaság közül végül is csak 4 felelt meg a kívánalmaknak., Szerző nem tudósít a véglegesen kialakult iratkezelési programról, de közli azokat a feltételeket, melyeket az állam a programot kidolgozó cégek elé állított A munka célja a tervezet szerint összetett A) Az állami igazgatás hatékonyságának növelése az irattermelés és irattározás Jobb módszerei révén. B) A felesleges irattermelés kiküszöbölése a következő területeken; 1. Állami szervek által adminisztratív célokból terinelt iratoknál. 2, Az államnak magánszemélyekkel vagy cégekkel kötött ügyletei területén. C) Rendszeres és tervszerű selejtezése olyan iratoknak, melyeknek hivatali érdeke megszűnik. D) Olyan iratok állandó gyűjteményének kialakítását, (tehát végülis levéltár képzése), melyek tükrözik a kormányzat sokágú tevékenységét A munkálatnak Illinois állam végrehajtó apparátusának minden szerve, valamint a Tanácsadó Bizottság által alapított szervekre, s azok irataira ki kell terjeszkednie. A programnak a meglévő állami iratok esetében nem kell azzal számolnia, hogy megőrzendő iratokról leltár és Jegyzék készítendő. A folyamatosan képződő iratanyag esetében ellenben a kővetkező feladatokra kell megoldást találnia: (1) A jelenleg használt iratíajták megtartása, megszüntetése vagy módosítása s jegy° zékek készítésének ajánlása olyan iratsorozatokról, melyek továbbra is használatban ma radnak, sőt növekedni fognak. (2) Fel kell hivni a figyelmet a már félig vagy egészen használaton kivül helyezett iratokra és iratárakra, melyeket át kellene adni a levéltárnak, ezek kiselejtezése vagy 225