Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Kozlitin, I. B.: A Szovjetunió intézményeinek, szervezeteinek és vállalatainak irattárai: II. fejezet / 203–212. o.

a működő szervek ö-sszes irattárainak ellenőrzése. Ezt a munkát sikeresen csak a Levéltári Főigazgatóság a Szovjetunté Minisztériumainak és más központi intézményeinek, a szövetséges és autonóm köztársaságoknak, valamint a területi vezetőszervék irattárai végezhetik el sikeresen. (Tanácsok VB^ei és azok osztályai, a megfelelő minisztériumok területi szervei stb.) A saját irattáraik állapotáért felelős hivatalok tekintélyének és lehetőségeinek ésszerű felhasználásával a levéltári szervek jól elvégezhetik a működő intézmények, szervezetek és vállalatok irattárai munkájának ellenőrzését. E munka helyes megszervezése csak ugy valósitható meg, ha az összes hivatalokbaa központokban speciális szerveket hoznak létre, amelyek ellenőrzik saját hivatafaflc irattárának állapotát és munkáját Ilyen szervek a Szovjetunió minisztériumainak és más központi intézményeinek Központi Irattárai., a köztársasági és területi irányító munkát végző intézmények és szervek irattárai Ezeket az irattárakat a levéltári szerveknek állandóan és közvetlenül irányítani, és ellenőrizni kell. Az összes többi intézmények, szervezotelc, és vállalatok irattárait esetenként kell ellenőrizni; - ennek során főképpen azt kell megtudni, hogy a minisztériumok Központi irattárai, a területi központi szervek irattárai részéről mennyire van tényleges irányítás. Az intézmények, szervek és vállalatok irattárainak ellenőrzése a köztársasági minisztériumoknál kezdődik és a nekik alárendelt területi,, járási és fal usi intézmények irattárainak vizsgálatával folytatódik. A működő szervek irattárai ellenőrzésének eredményeit az ellenőrzéskor speciális okiratba foglalják. Az okiratban röviden jellemzik az irattár helyzetét rámutatnak az irattári munka hiányosságaira, és azokra az intézkedése kce, melyeket az irattár a vizsgálat folyamán a felügyelők "javaslatának megvakfcitása érdekében foganatosított. A továbbiakban felsorolják a munka megjavitásárahozott konkrét javaslatokat és határidőket, a dokumentumanyagok őrzésének körülményeit stb. A raegíelelő intézkedéseken kívül, melyeket a vizsgálatokat végző levéltári szervek az egyes irattárakkal kapcsolatban foganatosítottak, az intézmények egyik vagy másik csoportja irattári vizsgálatainak eredményét összegezi és megfelelő levél kíséretében konkrét javaslatokkal az illetékes köztársasági, területi vagy járási hivatalok vezetőjének küldik el. A levéltári szervnek figyelemmel kell kisérni, hogy a hivatal vagy osztály vezetője, akinek a vizsgálat anyagát elküldték, a vezetése alatt álló intézmények, irattárainak megjavítására foganatosítótt-e megfelelő intézkedéseket. A vizsgálati" eredmények adatait a levéltári szervele az intézmények, szervesetek és vállalatok irattárainak munkatársai részér© megtartott értekezleten megvitatják. Ezek az értekezletek mind összetételükben, mind a kitűzött célok tekintetében a legkülönbözőbbek lehetnek. Így pl. értekezletet szervezhetnek a város összes irattarosai vagy csak azok számára, akiket az adott fél évben, negyedévbea vagy hónapban ellenőriztek. Előfordul, hogy csak azon irattári dolgozók számára hívnak össze értekezletet, akiknél az irattári munka rosszul megy, végül Icülön értekezletet szervezhetnek egyik vagy másik hivatal, intézmény vagy vállalat irattára munkatársainak is. A napirendre az irattárat érintő összes vagy csak egyes kérdéseket vesznek fel: a dokumentumanyagok tudományos-technikai feldolgozásának kérdését, a dokumentumok felhasználását és. más kérdéseket. Azokat a személyeket, akik a dokumentum anyag okát megrongálták vágy elpusztították, bíróság előtt kell felelősségre vonni, A levéltári szervek az intézmények irattári munkájának megjavítását célzó más intézkedéseket is foganatosíthatnak, Az irattárak munkájának helyes megszervezésében nagy szerepet játszanak a levéltári szervek, szakvizsgáló bizottságai, ezek ellenőrzik az intézmények és vállalatok irattárai az iratanyag értékét megállapító szakértői bizottságainak munkáját A megőrzés alá nem eső, tehát kiselejtezendő anyagok kiválogatásáról készült jegyzék átnézésével és jóváhagyásával kapcsolatban a szakvizsgáló-bizottság vezeti a dokuraentumanyagok értékének szakvéleményezését E célból szakértőket küldenek ki az intézményekhez, szeidézetekhez és vállalatokhoz, konziltációkat tartanak az irattárak munkatársai számára. Az utóbbi időben a, működő intézmények irattárainál a levéltári szervek növelitek irányító szerepüket. Észrevehetően növekszik a levéltári szervek által rendezett vizsgálatok, értekezletek,, valamint a tanfolyamok, szemináriumok és más olyan intézkedések száma, amelyek a működő intézmények irattárai dolgozóinak politikai szinvonalat és szakképzettségét növelik. Gyakrabban alkalmazzák az irattárak munkájának és helyzetének többszöri felülvizsgálását és az irányítás és ellenőrzés más formáit, melyek mind az intézmények irattárainak jobb megszervezését célozzák.