Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Kozlitin, I. B.: A Szovjetunió intézményeinek, szervezeteinek és vállalatainak irattárai: II. fejezet / 203–212. o.

irattárairól tipus-rendelkezéseket dolgozott kL Az irattárakról szóló «Rendelkezés» rendszerint három részből áll: 4. általános rendelkezések; 2. az irattár leiadatai, vagy funkciói; 3. az irattár struktúrája. Némely rendelkezésben külön szakasz is van az irattár jogairól. Az ilyen negyedik szakasz felvételét bizonyos intézmények vezetői feleslegesnek tartják, mivel szerintük az irattár jogait bizonyos mértékig funkcióinak jellege és terjedelme határozza meg. Mi ezt a nézetet hibásnak tartjuk, A működő intézmények irattárairól szóló <Rendelkezés* első része arról szól. hogy az irat* tárak munkájukban a szovjet törvényhozást, a Szovjetunió Belügyminisztériuma Levéltári Főosztályának szabályzatait, instrukcióit és útmutatásait, a hivatalok és intézmények vezetőinek utasításait és útmutatásait kell. hogy irányadónak tekintsék. A továbbiakban a Rendelkezés meghatározza az irattár helyét az adott intézmény kebelében és az irányítás rendjét Az irattárról szólói Rendelkezések* II. része megjelöli az adott irattár funkcióit, és feladatait A harmadik rész az irattárak struktúráját vázolja. Az irattárak többségének három részlege, szektora vagy osztálya van a dokumentumanyagok elkülönített örz*őhelyeivel - 4. általános dokumentáció részlege; 2. a technikai anyagok részlege; 3. a titkos anyagok részlege. A nagyobb irattárakban vannak még más strukturális részlegek is, többek között szervezésimódssertani, felügyeleti részleg stb. A gyakorlatban az eltérés a működő intézmények, szervezetek és vállalatok irattára felépítésének ezen alapelveitől megengedhető. Azoknál az intézményeknél és vállalatoknál, ahol működésük folyamán technikai dokumentumok keletkeznek, önálló technikai irattár is működik. Vannak viszont egyes helyeken hangdokumentumtárak is stb. Az ilyen kivételeknek azonban nem lehet helyük. A szovjet levéltári törvényhozás az intézményeknél, Szervezeteknél és vállalatok nál egységes, azonos r'észlegekkel és őrzőhelyekkel rendelkező irattárak létrehozását követeli meg. Ezen az utón érhető el ui. az irattárak legracionálisabb szervezése és legerőteljesebb összpon» tositása. A következőkben röviden a működő intézmények, szervezetek és vállalatok irattárai funkcióinak jellemzésével íoglalkózunk. Az irattárak végzik az intézmények általános, technikai és titkos anyagainak átvételét, besorolását és őrzését egészen addig, amig ezeket az anyagokat át nem adják az állami levéltáraknak. A levéltárba átvett dokumentum anyag ók jól rendezettek kell, hogy legyenek; s a Levéltári Főigazgató. ság utasításai és instrukciói szerint leltárba kell őket roglalni. Rendkívül nagyjelentőségű az irattáraknak a dokumentumok sértetlen megőrzése érdekében végzett munkája. Az irattár helyiségeinek mindig jó állapotban kell lenniök, a .helyiségek javítását időben el kell végezni. Nagyon fontos, hogy a polcberendezések és a tároló helyeken a dokumentumanyagok racionálisan legyenek elhelyezve, az anyagok karton-fedőlemezei elkészüljenek, a helyiségeket és dokumentumokat rendszeresen portalanítsák, fertőtlenítsék és a tűzvédelmi intézkedéseket betartsák. A levéltár tároló helyiségeiben harcolni kell a nedvesség és a piszok ellen. A szervezetek és intézmények irattárai szervezik a levéltári anyagok számbavételét és őrzését, ellenőrzik a hatáskörükbe'tartozó intézmények, szervezetek és vállalatok irattáraiban végzett munkát Az összes irattárak kötelesek intézményüknél rendszeresen ellenőrizni a folyó ügyek intézésének szervezéséi, ügyelniök keli arra, hogy az ügyiratok összeállítása az elfogadott ügyiratjegyzék (nomenklatúra) szerint történjék, iníormálniok kell a munkatársakat az ügyíratíegyzékek összeállításával kapcsolatos kérdésekről, az irattartók számának összeírásáról, a leltár elkészítéséről, és a dokumentumok a levéltáraknak történő átadásáról. Az irattárak szervezik a dokumentumok tudományos, népgazdasági és tájékoztatási célokra történő felhasználását- kiválasztják a gyakorlat szempontjából jelentős dokumentumokat és informálják az érdekelt intézményeket, osztályokat részlegeket ezen dokumentumok tartalmáról. A dokumentum anyag ok tanulmányozását és felhasználását vagy az irattár maga kezdeményezi, vagy az intézmény vezetője ad erre megbízást