Levéltári Híradó, 9. (1959)

Levéltári Híradó, 9. (1959) 1–2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Tököly István: A volt MÁV Igazgatóság iratőrzési rendszere / 116–124. o.

Tököly István: A VOLT MÁV IGAZGATÓSÁG IRATÖRZÉSI RENDSZEREI A volt Magyar Királyi Államvasutak Igazgatóságának működése alatt keletkezett legrégebbi irataiból csak töredék maradt az utókor számára* Egyes évek iratai az idő folyamán megsemmisültek, más évekből származó iratok közül pedig csak azok maradtak meg, amelyeket valamelyik ügynek későbbi fejleményei során elő iratokként csatoltak az utóiratokhoz. A legrégebbi irajcsomón -1878. évszám van feltüntetve. A megmaradt kevés irat azt bizonyítja, hogy az iratokat már a kezdeü időben is meghatározott tárgyi csoportoknak megfelelő rendben őrizték az irattárban, s az irattári egységek közül a nagyobbakat tételeknek, a kisebbeket pedig irattári számoknak nevezték. A tételeket rómaK az irattári számokat pedig arab számjegyekkel tüntették fel az iratokon és a segédkönyvekben. Hogy a legrégebbi időben melyik tételnek mi volt a tárgya, s hány tétel, vagy hány irattári szám volt a megmaradt kevés számú iratból nem lehet határozottan megállapítani, az azonban megállapítható, hogy -i-es számjeggyel kezdődő, s számtani rendben növekvő többszáz irattári számot használtak, s az irattári számokat a tárgyuknak megfelelő tételekbe sorolták be. Mivel a rendelkezésre álló adatok azt mutatják, hogy egy-egy tételbe tartozó irattári számok a tételen belül nem szakadatlan számtani rendben következnek, hanem növekvő rendben ugyan, de a számsor kisebb-nagyobb megszakításával, (pl. 49, 36, 57, 407, stb. .,.) nyilvánvalónak látszik, hogy előbb az ügyféléket számtani növekvő rendben sorszámozták, és csak ezt a müveletet követte az irattári számoknak a tételekbe való besorolása. Ez az irattári rendszer az említett okok miatt közelebbről meg nem határozható időponttól kezdve 4886. év végéig volt érvényben. Az államvasutak részére 4886. évben kiadott uj ügyrendet követte az irattározási rend rerormja. 4887. január 4-én életbeléptetett irattári szabályzat amely* nek pontos szövege rendelkezésre áll, nemcsak az irattár feladatait foglalja össze, kimondván, hogy az irattár feladata az iratoknak oly módon való elhelyezése, hogy azok kívánatra minél hamarább feltalálhatók legyenek, hanem rögzíti az irattározási rendszert is, A szabályzatnak két melléklete van: az egyik az «Átnézete az irattári tételeknek és azok alosztályainak*, a másik pedig «Vezényszavak összeállítása az irattár számára,* A szabályzat az Igazgatóságnál keletkező iratokat tárgyuk szerint a következő huszonkét té* télbe soroltai Irattári tételek A tétel megnevezése: Tételszám : Szabályzatok és utasítások *......... . ...... . 1. Személyzeü ügyek II. Fegyelmi ügy»k é« panaszok 111. Nyugdi>, beteg- és külön segélylap, orvosi szolgálat .. 1Y. Különfélék V. Műszaki forgalom Vj. Posta- és távírda Ügyek Yij. Adó*, vám- és bélyegűgyek Vm. Anyag és leltári tárgyak .' ,.. IX. Tüzelő, világítási, kenő és üsztitóanyag . * X. Nyomtatványok XI. Áruforgalom Xfl. Személyforgalom ....,., XIII. Raktári szolgálat, visszatérítések és akadályok az áruforgalomban . .* ' Xrv. +

Jelen cikk közlésével levéltárosaink és, irattárosaink ügyelm,ét,egyaránt fel kívánjuk hiyni a régi fráttári rendszerek tanulmányozásának fontosságára. Tsnnek JereWosége kettős- részint nagyon megkönnyíti a tájékozódást a -szerv régi és már levéltárba került vagy esetleg még a szervnél őrzött irataiban. - másrészt nem egy esetben sok vonatkozásban hasznos gondolatokat vethet fel a szerv iratk ez élésé nek uj, racionálisabb megszervezéséhez is. (SzerkD