Levéltári Híradó, 8. (1958)

Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - FIGYELŐ - Bélay Vilmos: Irattári és levéltári problémák New York államban / 217–221. o.

vannak, amelyek a jegyzéken nem találhatók, jelentést tesznek erről. Eddig New York államban mintegy kétezer iratfajta őrzési határidejét állapították még a helyhatósági iratkezelési program végrehajtása keretében. De még sokezer iratfajta megvizsgálása hátra van. Az iratkezelés minőségi javítása alatt azt értik, hogy minden iratokkal dolgozó tisztviselő pontosan tudja, mi van az irattárban és minden szükséges iratot a lehető leggyorsabban megtaláljon. Különféle mutató karton okkal igyekeznek ezt elérni. A program végrehajtása során a nevelésügyi osztály különféle hivataloknak állandóan felvilágosítással szolgál iratkezelési technikai kérdésekben. Építészekkel tárgyalásokat folytatnak ideális levéltári épületek megalkotása érdekében. Megszervezték az állam területén az értékesebb iratok filmrevételét is. Programjuk egyik legfontosabb aspektusának &z iratkezelési tapasztalatoknak az érdekeltek közt való terjesztését tartják. Szerencsére a helyhatóságok tisztviselői közt egyre többek próbálkoznak uj iratkezelési módszerek kikísérletezésével. A program keretében-az érdeklődő tisztviselőkhöz körlevelekkel fordulnak, tájékoztatják őket a felmerült problémákról, megismertetik velük az uj eljárások előnyeit és hátrányait. Mindez egyelőre még teljesen informatív jellegű, a program igen nagy figyelmet fordít a költségvetési kihatásokra. A legkevesebb eredményt az 5. programpont, ti. az iratok levéltárba szállításának területén érték el. Felvetődött az a kérdés is. hogy egyáltalán hol gyűjtsék össze New York állam helyi jer"* lentőségü iratait? Volt olyan vélemény, hogy Albany városban, (ez az állam fővárosa) de ennél helyesebbnek vélték azt ha minden irat abban a helységben marad, ahol keletkezett. Általában kétségtelen, hogy a feladatokhoz képest kevés a rendelkezésre álló személyzet Hiba az is, hogy még sok elavult rendelkezés érvényben van. Az is hiba, hogy nem ismerik eléggé a többi USA-állam gyakorlatát, noha azzal tisztában vannak, hogy problémáik azonosak azokéival. A washingtoni Nemzeti Levéltár segit ugyan a helyi hivatalok ügyviteli problémának megoldásában, de eredményesebben tudnának dolgozni, ha a többi állam gyakorlatát jobban ismernék. Anélkül, hogy a cikkíró vádolni akarná a helyi hatóságok tisztviselőit megállapítja, hogy bizonyos íínertia» szemükre v >thető. Rengeteg egyébirányu elfoglaltságuk megakadályozza őket abban, hogy az iratkezelés kérdéseivel többet és behatóbban ^foglalkozzanak. A

1 helyhatósági iratkezelés megszervezésére tett kísérletek megindulásával egyidejűleg New York állam lépéseket tett az állami, tehát központi illetve alárendeltségben működő területi hivatalok és intézmények tényleges iratanyagának felmérésére, nyilvántartásba vételére is. Ez a helyi önkormányzatok iratkezelésének egységes megszervezésénél semmivel sem kisebb méretű feladat, - arányaira jellemző az, hogy a munkálatban érdekelt 42 hivatal (Agency) 1955 vógén 49 000 iratsorWatot összesen kb. 1.9 billió iratot őrzött Ennek az anyagnak a terjedelme 213 mérföld és elszállítása kb. 200 tehergépkocsit venne igénybe. A nyilvántartásbavétel hatalmas munl^Járól Ver non Ü. Santen ugyancsak az említett folyóiratban megjelent cikke számol be. A cikkből megtudjuk, hogy az állam kormányzójának, Harriman ismert USA politikusnak első számú segítsége a költségvetési igazgató («budget director»). 1950 óta az lUóbbinak feladata valamennyi állami hivatal iratkezelési programjának megszervezése és irányítása. Az állam törvényes rendelkezései felhatalmazták nevezett igazgatót arra. hogy a már ügyviteli szempontból nem élő (non current) iratokat tetszése szerint valamely őrzőhelyre szállíttassa, vagyis levéltárba helyezze és irattári kérdésekben egyáltalán intézkedjék. -1950 óta - New York állam területén - minden állami hivatalban van egy irattári szakember (<record ofíicer»), aki többek közt felelős az illető hivatal irattári vonatkozású intézkedéseiért. AZ igazgató a munka első fázisaként elhatározta, hogy valamennyi állami hivatal által őrzött mindenféle iratanyagot leltárba vétet Ezzel kapcsolatban a következőket rendelte el: meg kell állapítani az illető hivatal által őrzött minden néven nevezendő iratanyag mennyiségét, továbbá m egállápitani, mi ebből a visszatartandó, mi a kiselejtezhető. Meg kell állapítani, hogy milyen szükségletei vannak az államnak az iratok elhelyezésére most és a jövőben, végül meg kell vizsgálni as irat kezelési program eredményessége növelésének lehetőségeit, 219