Levéltári Híradó, 8. (1958)
Levéltári Híradó, 8. (1958) 1–2. szám - KÜLFÖLDI LEVÉLTÁRI SZAKKIADVÁNYOKBÓL ÁTVETT CIKKEK - Sznliko, T. G.: Az állami levéltárak útmutatói összeállításának módszertanáról: Isztoricseszkij Arhiv, 1957. 4. sz. / 163–174. o.
A CGADA fondjai többségének annotációit előzőleg kidolgozott szerkezei és-általában meghatározott rendszer nélkül irták meg, hacsak nem vesszük figyelembe azt hogy az első helyre a dokumentumfajták kiválasztása került Csupán egyes fond oknál" (a Szenátus ügyosztályainak egyrészénél) csoportosítják az ügyiratokat azon hatóságok szerint melyek e dokumentumokat elbírálás céljából a Szenátusnak megküldték, tehetséges, hogy e íondoknál az ilyen felosztás a legcélszerűbb, a többi ügyosztály (a 4 t , 6>, 7 W 8. ügyosztályról van szó) fondjaít azonban ilyen csoportok létesitése nélkül és "megintésak a dokumentumfajták szerint annotálták; «Jegyzőkönyvek» 9 «Időszaki jelentéseké • Ügyiratoké Annotációiban a CGALI ugyanezt az elvet valósítja meg; például tKéziratok*, •Naplók*, • tíevelek*, A tföndképző levelezése* elnevezésű fondok leírásánál leitüntetik a levelek szerzőinek neveit és névkezdőbeíüit az időhatárokat és a levelek számait miközben az összes levelező nevét feltüntetik* A fondképző levelezőinek felsorolásával itt egész oldalakat töltöttek meg (lásd például az 59^ 70 oldalakat), azonban hiábavaló dolog volna útmutatást keresni az útmutatóban e levelek tartalmáról. Igaz, a levelek a leltárakba a tartalom feltárása nélkül kerülnek be, kim ondia azonban azt hogy az útmutató annotációit csak a leltárak alapján, az eredeti ügyek és dokumentumok tanulmányozása nélkül kell megírni? \ ' . " • v Végül néhány'részmegjegyzést kell tennünk az útmutatók íond-annotációinak összetételérőt A GAÜ emiitett körlevele követelményként állítja fel azt hogy feltétlenül dátum ózni kell az annotációban említett összes fontosabb tényt és eseményt és * amennyiben csupán az évek egyrészének doku* mentumai maradtak fenn ^ a fontosabb dokumentumokat Bz helyes, azonban nem kielégítő. A dátumokat tel kell tüntetni a különböző «ügyek* említésénél,, az olyan társadalmi szervezetek, periodikus kiadványok síb. megnevezésénél is, melyek különböző korokban léteztek,, de azonos elnevezé" sük volt Dátumozni kell a fond ügycsoportjainak megnevezéseit is, amennyiben e megnevezések á kronológiai elv szerint vannak csoportosítva, például «Az 1861-1917-es évek parasutmozgalma*. A GAU azt is javasolja, hogy az annotációban a fontos dokumentumok említésénél rögtön (szsmmelr láthatólag zárójelben) meg kell adni levéltári számozásukat Bz az utóbbi elém az annotációban aligha szükséges* Először is a mutatóban szereplő ifontos ügyek* a levéltárosok előtt ismeretesek lesznek és a kutató kérésére kiadhatók még abban az esetben is, ha az számozásukat nem tünteti lel. Másodszor, az útmutatónak nem arra kell törekednie hogy a leltárakat helyettesítse. Az útmutató feladata más; az, hogy segítséget nyújtson a kutatónak a fondok kiváiasztásában*al)lja%liogy_mely fondok leltárait kell neki áttanulmányoznia, ÉS harmadszor,, az említett ügyeknél, mégha a »legíontosabbaknál* ls„ a számozás közlése az útmutatót telezsúfolja számokkal és jelentős mértékben megnehezíti az összeál itók és az olvasók munkáját Sokkal célszerűbb lenne néha a meghatározott ügyek ^anyagai terjedelmének megjelölése, ami segítségeit nyújtana a kutatónak abban, hogy munkáját a levéltárban ésszerűbben tervezze meg. A CGIAM-ban például olyan ügycsoportok vannak, amelyek több tucat stft több száz részből, kötetből állnak, AJond annotációjának megfogalmazásánál rövidséget és konkrétségei kö Ve telve, a GAÜ javasolja az olyan általános kifejezések elkerülését, mint például »az anyagok tartalmazzák «,%*#* «a dokumentumok érintik* stb. Természetesen, az ilyen és ehhez hasonló gyakori isméfléseket el kell kerülni, azonban tilalmasnak nem lehet tekinteni őket A GAU-nak ezen útmutatását betüszerint értelmezve, .sok levéltáros ugy határozott hogy semmit sem lehet írni •önmagunktól*, hanem csak fel kell sorolni a fond ügyeit és dokumentumait fiz azután sok kiadott útmutatónkban oda vezetett hogy az annotációt a fond ügyei kis részének felsorolásával helyettesitették. Nem lesz felesleges rámutatni arra, hogy a fond annotációjában az anyagcsoportok megnevezését ritkítva, vagy kövérebb betűtípussal kellene szedni, ami megkönnyítené azt hogy a kutató az útmutatóban ,a számára szükséges levéltári ügyeket megkeresse. A GAU hozzájárult ahhoz, helyesebben megengedte azt hogy az összetételüket tekintve egytípusú fondokról (járási hivatalok, népbiróságok, hadügyi népbiztosság ok stbJ csoportos leírásokat állítsanak össze. A csoportos leírások alkalmazása természetesen megengedhető, azonban ezt korlátozni kell. mivel egyes levéltárak szemmelláthatólag visszaélnek ezzet A CGVIA például fondjai nágyrőszéről csoportos leírásokat adott az omszki területi levéltár pedig ilyen csoportokba olyan teljesen különbözőfajta fond okát egyesitett melyeket csak árhatósági alárendeltség egysége füz öszsze. A*z omszki területi levéltár a «Be~ és kivándorló csoportok* nevű fondok csoportjába sorolta e *csöpörtök* fojidjain kivül a «Be» és kivándorlási hivatal hidrotechnikai részlegének* fondjait 171
