Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - FIGYELŐ - Lakatos Ernő: Legújabbkori állagok rendezése a brandenburgi országos főlevéltárban / 605–606. o.

szeresitését Az irattári rend egységes kialakitása már kevesebb nehézségbe ütköznék, bár az' ügyiratok profilját veszélyeztető többíoku ügyintézés és a még mindig túlzott bürokratizmus e téren is komoly feladatok elé állítaná a megoldásokat kereső szakembereket De mindez nem ok arra, hogy elriasszon bennünket a további lépésektől. A tanácsi szervek irattárainak belső rendjét, ügyiratkezelését összhangba kell hozni levéltárügyünk általános érdekeivel és ssakkövetelmé* nyelvel. Meg kell teremteni nálunk is a közigazgatási és levéltári szervek közti szorosabb együttműködést, de azzal a fenntartással, hogy e közeledés ne változtassa ismét adminisztratív hivata? lókká az időközben tudományos jellegű intézményekké izmosodott állami levéltárakat. Lengyel Alfréd LEGUJABBK0R1 ÁLLAGOK RENDEZÉSE A BRANDENBURGI ORSZÁGOS FÖLEVÉLTÁRBAN Az NDK levéltárosai -* mint azt dr. Kari Höhnél jelen számunkban közölt beszámolójában is olvashattuk * a legujabbkori állagokkal kapcsolatban ugyanazokkal a nehézségekkel küzködnek, mint a magyar levéltárosok. A szocialista levéltárügy hatalmas vívmánya: a levéltárak feletti állami gondoskodás minden eddiginél szélesebb körű kifejlesztése, akták óriási tömegének levéltárba áramlásával jár együtt Ez persze átmenetileg fokozza az elhelyezési nehézségeket és megnöveli a rendezési munkákat* 0 fokozottan követelve meg ezzel egyidejűleg a rendezési munkák számos elvi kérdésének tisztázását is. Ebből a szempontból az NDK levéltáraiban folyó munkák ismertetése számunkra is sok tanulságot nyújthat. 1952*ben az NDK korábbi 5 tartományra osztott közigazgatása 14 kerületi közigazgatássá alakult át. Ebből kifolyólag a levéltáraknak egyszerre nagytömegű, az uj szervezet számára je^ lentőséggel már nem biró iratokat kellett átvenniök és rendezniök. Az elhelyezési nehézségeket v

ugy próbálták megoldani, hogy ideiglenesen külső raktárakat szerveztek. A rendezésekkel kapcsolatban viszont szükségessé vált a modern állagok rendezésének 'és jelzetelésének elvi alapon történő rendszerezése. Ezeket, a munka során a brandenburgi Landeshauptarchivban kialakult irányelveket Gottfried Dohme az Archivmitteilungen 1957. évi 1. számában megjelent cikke ismerteti. A- cikk elmondja, hogy a rendezést megelőzően a levéltári megőrzésre nem méltó iratkötegeket pl, pénztári mellékleteket kiselejtezik. Kétséges esetekben azonban a rendezés befejezése után történik a selejtezés. Egyébként is fokozott figyelmet fordítanak a selejtezési munkálatokra. Maga a rendezési eljárás az állag rendjének fokától függ. Megkülönböztetnek: 1. rendezett 2. részben rendezett, és 3. rendezetlen állagokat A rendezési munkálatokat a Brandenburgi °rsságos FÖlevéltár az 1955. évben lefektetett rendezési és jelzési alapelvei szerint végzik el. Kerülik-az aktacsomagok gyors szétdobását, mert az egymás mellett fekvő akták csak összefüggéseikben határozhatók meg .gyorsan. Az egyes aktákat ideiglenes jelzéssel látják el, de az első jel csak csoportokra vonatkozik. Pl. személyzeti ügyek, beruházások. így megmarad az áttekint tésük az egész anyag felett és ezzel egyidejűleg ideiglenes rendet is teremtettek, amely az állag használatát egy bizonyos fokig lehetővé teszi. A rendezésnél könnyen megállapítható csoportokból indulnak ki. Ezeket kartonokon nyilvántartják, az előkerült szignaturákkal egyetemben. A csoportokat a hatóság tagozódása szerint fő- és alcsoportok szerint rendezik, igy az összetartozó iratokat könnyen összehozhatják. Az egyes akták kezelése és levéltári jelzése arra az időre marad, amikor minden állag, a fentjelzett módon csoportok szerint rendezve és jelezve lesz. A rendezetlen állagok aktáit ideiglenes folyószámra al látják el. Ha az aktacim hibás, a helyes cimet irják az aktáról írott kartonlapra és ezzel a lappal és az ideiglenes íolyószámmal a használhatóság máris biztosítva van. Ha vegyes anyag van az aktában, akkor több kartonlapot is felfektetnek. A lapok rendezésekor tűnik ki, hogy sokat egyesíteni lehet, a vegyes kötegek szétválasztását későbbre halasztják. A német levéltárakban mindig az a cél, hogy az aktákat köttessék, ez azonban mindig a rendezés végére marad, s ezért olykor átmeneti megoldásokat kell keresníök. Nem tartják helyesnek, ha az iratokat az iratrendezőből kiemelve mappákba rakják, mert a* i l 605