Levéltári Híradó, 7. (1957)
Levéltári Híradó, 7. (1957) 1–2. szám - Oltvai Ferenc: Állami gazdaságok ügyvitele és iratanyaga / 35–49. o.
3. A gazdaságok szervezetének ismerete az alapja a szervezetben létrejövő iratok rendszeres leírásának is, Az üzem szervezeti mechanizmusában a különféle rendeltetésű iratok közül először azokkal roglalközunk. amelyek levéltári megőrzésre kerülnek. Az állami gazdaságok iratait különben olyanoknak tekintjük., amelyek az un. levéltári értékminimum lelett vannak. A gazdaSágoknak a népgazdaságban betöltött szerepe alapján ez világos. Ismertetésünkben ugyanúgy, mint, a szervezet leírásánál egy általános, elképzelt gazdaság szervezetében létrejövő Irataivá] loglalkozunk amelyek azért a konkrét tapasztalatokból, több csongrádi megyei állami gazdaságban gyűjtött adatok alapján vannak leírva, A gazdasági szervek közül az állami gazdaságok is azok közé a szektorok közé tartoznak, amelyek iratkezelésére elég pontos útbaigazítások állanak rendelkezésre, amelyeket tapasztalataim szerint követnek is. A gazdaságok egész iraíképző tevékenységére nézve ügyviteli utasításoknak tekinthetők az egységes bizonylati rendhez a minisztérium ál f al kiadott utasítások és tájékoztatók. (7) Ezek a tulajdonképp könyvelési segédletek a használatos nyomtatványok kitöltésének módjára adnak részletes útbaigazítást, miután pedig az ügyvitel túlnyomórészt nyomtatványokon történik. - mint a vállalati ügykezelésben általában - ezek a segédletek egyben ügyviteli utasítások is. (8) Állami gazdaságainkban a. vezetést csoportosítják és ugy nevezik meg, hogy az igazgatáson kivül növénytermelési és állatgazdasági, valamint ügyviteli csoport működik. a) A közvetlen vezetéssel kapcsolatos iratok. Az igazgató közvetlen felügyelete alatt áll az iktatás, iratkezelés és irattározás munkája- A postabontás az igazgató és főkönyvelő jelenlétében történik,, akiktől az iratokat az irattáros, vagy adminisztrátor veszi át az ügyintézők megjelölésével Az iratokat beiktatja évenként újból kezdődő sorszámozással. Az ügyintéző által elintézett levelek fogalmazványait, a kimenő leveleket az iktatókönyvben is kezeli és elpostázza,, majd irattározza. *Az irattár feladata ös ;zegyüjíeni mindazt az iratanyagot, amely a gazdasági eseményeket kiséri és számoníarüa Az irattár őrzi meg a gazdaság fejlődése szempontjából fontos dokumentációs anyagot* (fi) A számsoros (numerikus) ik tatás esetén az irattáros nem koszit mutatót, mert az" iratokat a címzettek neve szerint névsor rendben külön-külön irattartókba helyezi. Jóllehet ezt az iratkezelési módot rendeli ol-az 4953 évi utasítás. (40) találkoztunk még 4957-ben is olyan ír a tkez éléssel ahol az egy ügykörbe tartozó iratokat egy számmal (csoportszám) jelölik és az iratokat is e számok rendjében helyezik el Ez esetben az ügykört megjelölő számokról mutatókat készítenek. Az adminisztrátor kezelésében az iktatott ügyviteli iratokon kivül, egyéb, az egyes ügykezelök használatában már nem szükséges iratok is lehetnek. Az igazgató kezelésében bizalmas iratok vannak, amelyek az irattáron kivül az igaz gató őrizetében állanak. Nyilvántartásukat is ő látja ei időnként az igazgató a gazdaság vezetőit értekezletre hívja össze az élésekről jegyzőkönyvet vesznek lel, amelyek rendszerint az irattárban vannak összegyűjtve, A közvetleft vezetés céljait szolgálja az un, íáblatörzskönyv amelyben az egyes üzemegységek kezelésében álló biriokterüleíeket táblánként irják le Tartalmazza mintiazokat az adatokai ame lyeket a táblán, folyó miveléshez tudni kell:, a terület nagyságát, kataszteri számát, a föld minősé gét, esetleg a talaj összetételét, az évek során a táblán foiyt művelési eredményeket a trágyázást, stb Az adminisztrátor, vagy a munkahelyén vagy külön helyiségben, irattárban őrzi "a használat ban *iár csak ritkábban előforduló iratokat Ezekben az irattárakban nehéz az eligazodás, az egyes ügyintézők rendszerint maguk rakják le és alkalomadtán maguk peresnek elöiratokat Túlnyomórészt a könyvelés két évnél régibb bizonylatai és a levelezések iratai töltik ki az irattárak állvány.ait. Az ügyintézők rendszerint munkahelyükön tartják még a két évnél régibb keletű iratokat is. b) A könyveléssel, számvitellel kapcsolatos iratok . " A gazdaság számviteli (könyvelési adminisztratív, statisztikai, tervezési, beruházási, bére zési. pénzügyi stb,) munkáját a vezető könyvelő fogja össze Munkaterületén ő is helyettese az igazgatónak. (Fele!ősséget, kötelességeit és jogait a 125/1951, (VL 17.) Itt. sz. rendelet határozza meg ^ • 46
