Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Oltvai Ferenc–Vörös Károly–Balázs Péter: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadása / 437–452. o.

vek iratai kellőkép le lesznek irva. Mindez a körülmény nem lehet akadálya a jelenleg már alapldtározott és felülvizsgálandó* anyag leltárai kiadásának. A kiadásra kerülő alapleltárak között tehát lesznek olyanok, amelyekben az egyes állagok részletes, egységenkénti jegyzékkel (csomójegyzőkkel) lesznek ellátva - ez esetben e jegyzékek alaploltári összesítése képezi a kiadás Ieladatát ós lesznek sorozatok, amelyek alapleltárai még az első íelvétöL adatait tartalmazzák. A kiadás tehát azí jelentené, hogy különböző szintű alapleltárak jeleimén ele meg. Az Országos Levéltár alapleltárainak egyik jellemzője az egyszintüség, ami a központi levéltárak állagainak rendezettségében mutatkozik meg. 2. Az alapielfárak kiadásának egyik döntő feltétele a biztos terminológia használata. Ez fs olyan tényező, amelyben leltétlenül az egységnek kell megnyilvánulnia. A megalapozott terminológiai gyakorlat alakítja ki azt, hogy mit tekintünk egy fondnak? Alapleltárainkban ez Jelenti az egyik legnagyobb problémát. Az elmélet a gyakorlattal párosulva számos vitás kérdésben helyesen igazit el. Jelenleg azt a gyakorlatot követjük, hogy egy-egy szerv által létrehozott iratokat külön sorozatként leltározzuk. Mi történjék a szerven belül mind funkciójában, mind ügyvitelében a *fősorozattóf» eltérő sorozatokkal? Pl. a megyei alispáni hivatalban kezelt kihágás! iratokat némely levéltár együtt leltározza a közigazgatási iratokkal. A járási főszolgabirőságon kezelt közigazgatási iratokat, jénéhányan együtt leltároztál; a kihágási iratokkal, sőt a Járási tisztiorvos. Járási gazdasági felügyelő, tüzrendészeti felügyelő stb. .irataival Egyik levéltárunkban a megyei számvevőség által kezelt alapokat fajtánként külön-külön leltározták. Van levéltár, ahol egy leltári lapra vezették a gyűjtőkörükbe tartozó összes elemi ill. általános iskolákat Vagy egy-egy község iratain belül a közigazgatási iratokat és a képviselőtestületté ülésl Jegyzőkönyvekét különkülön tételszám alá veszik. Máshol a városi Javadalmi hivatal által kezelt helypénz, ásvány- és szikviz. pálinkajavadalom, bor és sör. italmérési, husjavadalom, kártya- és vigalmi javadalom Jövedelmeinek nyilvántartási könyveit és a városi adóhivatal egyes ágazatainak nyilvántartási könyveit és iratait vették külön-külön tételszám alá. Egyes levéltárak alapleltárait a fondok túltagoltsága, másokéit a különálló állagokat képező iratok egy tételszám alá vonása jeEemzi. Meg kell találni a helyes mértéket és ezt a gyakorlattal támogatott elmélet

v

helyes alkalmazása dönti eL Ilyen problémák az Országos Levéltár sorozataiban nem merülhettek fel, mert az országos jellegű kormányszékek szervei határozottan elkülönülnek. Az 1954-ben kiadott elsiő alapleltározási utasításban sem gondoltak a sorozatok elkülönítésének vagy összevonásának módjára. Bizonyos, hogy alapleltárainkat ezen a tóren a legnagyobb változatosság jellemzi és ezen segíteni kell éspedig ugy. hogy meg kell határozni mindazoknak a szerveknek esetében, amelyekből a területi levéltárakban anyag van, hogy mi tartozik egy-egy tételszám alá. (Fondba, állagba vagy sorozatba). Ezen a helyen nem kísérelhetjük meg, hogy a szerveket felsoroljuk, Valamennyiünk munkája szükséges ennek meghatározásához, mikor mind a jogszabályok mind a levéltári gyakorlat által követett eljárás összhangját kell kialakítani. 3. Egy-egy sorozaton belül az iratféleségek sorrendjének, egymásutáni felsorolásának egységét is ki kell alakítani. Kívánatos, hogy legalább egy-egy levéltár sorozatai iratféleségeinek felsorolásában egység nyilvánuljon meg. Van levéltár, ahol a felsorolást a jegyzőkönyvekkel kezdik egy-egy fondon belül, van ahol az iratok és utána a kezelési könyvek, majd a jegyzőkönyvek és egyéb nyilvántartások követik egymást. A szervek csoportjai szerint ajánlatos a sorrendet meghatározni. Ilyen kísérletek már történtek ujabb irodalmunkban íőleg a községi közigazgatási és vállalati iratok tekintetében. 4. Ugyancsak egységnek kell megnyilvánulnia a sorozatok megnevezése, címe tekintetében is. A megnevezés helyessége elsősorban a sorozatba helyezett iratok időhatárától függ, A megszűnt

1 intézmény esetében nem kétséges a megnevezés, - azt kell használni, ami a sorozatra nézve a legjelemzőbb, ahogyan a szervet (amennyiben szervről van szó) működése közben nevezték. Az egyéb és időközben használt megnevezésekre nézve helyesnek látjuk, hogy az a sorozat tárgya fejezetben szerepeljen. Mi történjék azoknak a szerveknek az esetében, amelyeknek közvetlen jogelődje időközben több megnevezést is viselt? A körülményeket tekintetbe véve elengedhetetlen a sorozatok szétválasztása a nagy társadalmi, gazdasági, politikai kulturális formációk változása időszakában. Ez a sorozatok egy részének szétválasztását jelenti. 438