Levéltári Híradó, 7. (1957)

Levéltári Híradó, 7. (1957) 3–4. szám - Komoróczy György: A tizedes (decimális) iktatási rendszer tapasztalatai Hajdú-Bihar megye államigazgatási szerveinél: közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás, 1949–1956 / 359–397. o.

Komoróczy György: A TIZEDES (DECIMÁLIS) IKTATÁSI RENDSZ

ER TAPASZTALATAI HAJDIHMHAR MEGYE ILLAMIGAZGATÁISÍ SZEIVEÍNÉL '"•'' "W"? IIJ-«!».IIIIII.'•--•—•'--!•. ii 111111.11—ii i". ••*"''"" ** (Közigazgatási számrendszer és csoportszámos iktatás 4949-4,956.) I. A decimális iktatás elméleti alapvetése (Az iratkezelés íeladata az államigazgatásban. Iktatás és irattározás történeti módszeré. A decimális rendszer kísérletei; elvi alapjai.) Mit jelent az iktatás, miért fontos az iratkezelés, mi teszi jelentőségtettessé a szabályos nyilvántartási formákat milyen politikai, tudományos és gyakorlati Jelentősége van az iratok helyes őrzésének, mik az iratkezelés mozzanatai addig, amig valamely anyag a tudományos felhasználás és a politikai nevelőmunka eszközévé lehet, tehát amig a levéltár őrizete alá kerül, milyen népgazdasági érdeket szolgál a folyó ügyvitel iratanyaga éppenugy, mint a levéltárivá érett irat, - mind *5ék olyan kérdések, melyekre régen keres és talál feleletet a levéltártudomány. De minden felelet mellett sincs meg ezideig annak a tapasztalatokon alapuló részletes feltárása, hogy a decimális irattári és iratkezelési rendszer milyen előnyökkel jár, miiyen hátrányokat idézhet elő s mik a kivezető utak annak hiányosságaiból. Nem áll egyetlen olyan tanulmány sem rendelkezésünkre, amely részleteiben tárná fel a decimális iratkeselésből adódó problémákat s a decimális irattározás elméleti megalapozását, történeti fejlődését. Éppen ezért ez a tanulmány, mely ilyen vonatkozásban első kísérlet, magán viseli a kezdeti nehézségeket s ha egyes kérdéabéfr nem mindenki ért: egyet a benne foglalt megáljapitásokkal, kiindulásként kell tekinteni a további, hasonló Jellegű levéltár-tudományi feldolgozásokhoz. » Köztudomású, hogy a levéltárak egyik feladata az iktatási rendszerek tanulmányozása, hiszen az Iratok még mielőtt levéltári anyaggá érlelődnének, már magukban hordozzák a történelmi források sorsát, miután a ma irattárából fejlődik ki a holnap levéltára. Nem közömbös a levéltár tudományos müvelése szempontjából tehát az, hogy milyen az iratanyag kezelése, állapota, irattározási módja s nem utolsó sorban iktatási rendje. Mint Ember egyizben már lerögzítette: •a levéltártan müvelésének keretébe tartozik az irattárak kérdéseivel való foglalkozás, vagyis annak a munkának elvi vizsgálata,, amely a még nem levéltári, de majd levéltárba kerülő iratanyaggal kapcsolatos.* Nyilvánvaló, hogy bármilyen nagyjelentőségű egy-egy okmány, a levéltártudomány mégsem azzal foglalkozik egyedi Jelentőségének felmérése céljából, - s ez alól csak a rendkívüli fontossággál biró okmányok képeznek kivételt, --. hanem az iratok összefogásának, összességük vagy legalább Is megőrzésre hivatott részlegük kezelésének elveit és módszerét vizsgálja s mint Leesch irja. azt keresi: «milyen szempontok szerint kellaz iratokat összelogni. hogy az egyes levéltári szerkezetek megfelelő felépítése megmaradjon.* S habár ez a megállapítás elsősorban a levéltáron belül lévő anyagra vonatkozik, mégis értelemszerűen alkalmazható a levéltárón kívüli iratok sorozataira is. Mityajev hasonlóképpen azon a nézeten vaii. hogy a folyó ügykezelési anyag osztályozása, az irattárakban kialakítandó egységes osztályozási rendszer kialakítása tkétségtelenül az irattan időszerű kérdései közé tartozik.* S mindezek a megállapítások csupán azt kívánják aláhúzni, hogy a levéltártani kutatómunka az irattári rendszerek kérdésével szoros kapcsolatban van s nekünk, levéltárosoknak, elsődleges feladatunk leszűrni az iktatás munkájának tapasztalatait s meg kell előznünk az államigazgatást, mielőtt valamely iktatási rendszerre vonat kozó rendelkezéséi kiadja. Ma már kétségtelen, hogy az iktatás helyes megszervezése éa következetes, öntudatos végrehajtása a hivatali adminisztráció s a hivatalon beleli Írásbeli munka egyik leglényegesebb követelése. A helyes iktatás és pontos iratkeselés dönti el az iratok további sorsát, az teszi lehe359