Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Eger, Wolfgang: A gazdasági élet különgyűjtendő iratféleségeinek problémájához / 129–131. o.

3 H. 0. Meisner ezt az iratíajtát *tartós értékkel nem biró iratíéleségek* -nek nevezi, melyek ^egyáltalán nem méltók irattári megőrzésre* és «mint ilyenek a legújabb időben a Vülöngyüjtendő megjegyzéssel már elére ellátva csak átmeneti megőrzés céíjából nyernek külön elhelyezést az ügyiratok tehermentesítése végett*. Az iratféleségek e csoportjába tartozó iratokat tehát az ügyvitelben kezdettől fogva szembeötlőbb módon mint különgyüjtendő iratféleségeket kell megjelölnünk. A különgyüjtött iratíéleségek fogalmának bevezetése tehát t amint már szó esett róla *?. kiváltképpen a levéltári értékű, tehát tartósan megőrzendő és az ugyan nem levéltári értékű, de jogi gazdasági vagy egyéb okokból hosszabb időn keresztül megőrzendő ügyiratok tehermentesítését célozza. Az ügyiratok olyan darabjait, melyek 2-5 évig terjedő idő elteltével már selejtezésre kerülnek, figyelmen kívül kell hagyni, A rövid őrzési időtartam után selejtezésre kerülő iratanyag és a különgyüjtendő iratíéleségek között határt vonni azonban gyakran elég nehéz, JJyen esetekben azután egyedüli útmutatók a pontosan összeegyeztetett szakmai áganként egymástól eltérő selejtezési irányelvek lehetnének. Különgyüjtött iratféleségekként csupán olyan egyes írásokat és darabokat kellene megjelölni, melyek szaktárgyukat illetően az irattár kötelékébe tartoznak ugyan, mindazonáltal oly csekély jelentőségünk, hogy őrzésük nem indokolt és éppen ezért őket nem szabad az irattár kötelékébe felvenni. A különgyüjtött iratféleségek olyan katalógusa., mely nem sablonszerűén hanem a legkülönbözőbb gazdasági ágak figyelembevételével készül, a részben még különféleképpen instruált üzemi levéltárosok részére utmut tóként értékes segítséget nyújthatna, A katalógust az üzemi és gazdasági levéltárosok munkaközösségeiben természetesen behatóan meg kellene tárgyalni Ezenfelül a selejtezési irányelvek kidolgozásánál is íelhasználásra kerülhetne*. A! számukra külön megállapított ügyiratkötetekbe íolyamatosan vagy meghatározott időközökben bekerülő ügyiratcsoportokat, íll tárgyi csoportokat nem lehet «különgyüjtött iratféleségek* gyanánt kezelni. A tkülöngyüjtendő iratíéleségek* nek jelölendő írások nagy tömegénél különben is fenn áll a veszély, hogy ezek az iratanyag tulajdonképpeni, leginkább irattári terven alapuló rendje mellett egy mellékirattárat a * különgyüjtött iratíéleségek irattárát* fogják képezni, A szóbanforgó iratokat sokkal jobb lenne az általános irattár kötelékében elhelyezni. Készükre a selejtezési irányelveknek kellene megfelelő rövid időtartamú őrzési időket megállapítaniuk, ezekben egyrészt végre gátat lehetne emelni az irattári anyag mértéktelen felhalmozódása elé; másrészt pedig a papirt elő° állitó ipar nyersanyaghoz jutna» Tekintettel azonban az iratkezelés még ma is sokhelyütt egyáltalán nem megnyugtató rendjére, a már önmagukban selejtezhetönek számító másodpéldányokat, ill sokszorosított nyomtatványszerü másolatokat mindeddig nem lenne szabad különgyüjtendő iratféleségekként megjelölni,, mig az nem feltétlenül szükséges. Emlékezzünk csak vissza arra

s hogy pl. egy üiési vagy tárgyalási jegyzőkönyv hiánya okozta "hézagot ugyanannak a jegyzőkönyvnek másolatával milyen gyakran ki lehetett tölteni. A különgyüjtendő iratíéleségek az ügymenet folyamán történő kezelése A sorozatokban megőrzendő, különgyüjtött iratféleségeknek nyilvánított iratokat tehát nem szabad az ügyiratok irattárszerü összefüggésébe ielvennt Már a iolyóügyek irattárában ki kellene válogatni őket E műveletre a szakelőadók, vagy talán az osztályvezetők is illetékesek lehetnének, mi' vei a folyó ügyek központi irattárai még csak kevés helyen kerültek megszervezésre,; Ajánlatosnak látszik minden különgyüjtendőnek ítélt irást megfelelő ügykezelési jelzéssel ellátni. Az iratanyag csekély jelentősége és használatának ritka és rövid volta miatt a megőrzés egy viszonylag olcsó módja is megfelelő. Ezért ajánlatos hogy a különgyüjtött ;ratíéleségeket csak lazán boritólapok között vagy mechanikusan összeiuzve őrizzük, A fekvő helyzetben való megőrli. 0. Meisner: Urkunden° und Aktenlehre der Neuzeit Leipzig 19DÖ<, 81. 1, 130