Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Egy lengyel levéltári munkautasítás: gyakorlati utasítás az irattárak felülvizsgálatára / 114–119. o.

záférhetővé tétele, a megfelelő selejtezés és az «A> kategóriájú ügyiratok határidőn belül történő átadása az Állami Levéltárnak, a *B» kategóriájú iratoknak pedig a hulladékgyűjtőhöz való eljuttatása, A felülvizsgáló ezért szakítson minden formalizmussal, ne irányítsa figyelmét elsősorban az irattár helyi viszonyaira. Elsősorban nem az irattár helyiségével, annak előnyeivel és hátrányaival kell foglalkoznia (bár ennek is meg van a jelentősége), hanem főleg az irattár fondjára fordítsa figyelmét. Állapítsa meg, hogy a munkahely ügyirattermelésének mely része van bent az irattárban, vajon nagyobb mértékben fordul-e elő a műszaki dokumentáció (térképek, tervek, rajzok), amely különleges őrzési módszert és helyet igényel, vajon selejtezték-e már a fondot és vajon az irattárban (esetleg a munkahely egyéb helyiségeiben) vannak e idegen eredetű ügyiratok (milyenek, mennyi és milyen időből). Ezek az adatok megkönnyítik az állami levéltári fond pontos nyilvántartását és ha mindenekelőtt ezekre a körülményekre ügyel, a levéltár könnyebben tudja befolyásolni az ügyiratok azon részének rendezését és osztályozását, amely idővel a levéltár raktáraiba kerül. A felülvizsgálat ne folyjon le sablonosán, függ az irattár munkájának egyéni jellegétől., a munka előrehaladásának fokától, a felülvizsgálatok gyakoriságától, végül a felülvizsgáló kezdeményezésétől. A következőkben közölt utasítások csupán tájékoztató jellegűek és ezért ne alkalmazzuk sematikusan. 1. Az irattár felülvizsgálata előtt a felülvizsgálónak a munkahely főnökénél vagy annak helyettesénél be. kell jelentenie érkezését és tisztázni kell érkezésének célját. Engedélyt kell kérni a regisztratura vezetésével való megismerkedéshez is. A felülvizsgálónak joga van megvizsgálni az irattárat de nincs joga ehhez az ügykezelést illetőleg és ezért a munkanem megvizsgálásának engedélyezése a munkahely vezetőségétől függ. 2. A kezelőirodán (regisztraíurán) meg kell állapítani, létezik-e kezelőirodai instrukció, milyen a kezelőiroda rendszere (naplótlaa vagy naplós) és létezik-e az egész szervre kiterjedő iratkezelési terv. vagy pedig csak külön-külön az egyes szervezeti egységek számára? Ennek megállapítása megkönnyíti a további eljárást 3. Az irattár felülvizsgálásakor először meg kell ismerkedni az átadási-átvételi leltárakkal, az irattár vezetésére vonatkozó szabályokkal és az irattár fondjának többi nyilvántartásával (ügyiratok megsemmisítéséről felvett jegyzökönyvek, kölcsönzésről kitöltött kartonok, kiselejtezett ügyiratok jegyzékei.) Továbbá ellenőrizni kell a legutóbbi felülvizsgálat alkalmával adott utasítások végrehajtását (amennyiben voltak ilyen utasítások). Majd foglalkozni kell magának az irattárnak a fondJával (rendezettség, selejtezés, rend a raktárban, az egyes levéltári egységek rendezettsége). Ha az ügyiratok kifejezetten összekeveredtek, az irattár vezetőjének meg kell magyarázni, hogyan rendezze azokat (osztályozás szervezeti egységek szerint, majd a levéltári egységeket rendezni kell az iratjegyzék vagy *> annak hiányában -- tárgyi - időrendi logikus reád szerint). Tisztázni kell az iratselejtezés elveit is. különösen abban az esetben, ha a munkahelynek nincs az őrzési időket is feltüntető iratkezelési terve. Ebben az esetben az irattár vezetőjével együttesen kell minta iratselejtezést végezni. (Ezt a rendszert alkalmazza igen jó eredménnyel a stalinogrödi, wroclawi és néhány más Vajdasági Állami Levéltár is. ami nagyon emeli a munka színvonalát az irattárakban). Csupán az irattár fondjával való megismerkedés után kell közelebbről megismerkedni annak helyiségével, kell elrendelni a megállapított hiányosságok felszámolását, kell figyelembe venni a munkahely általános helyiségviszonyáit. A lényeg az, hogy ne követeljenk olyat, ami az adott körülmények között nem hajtható végre. 4. A felülvizsgáló felülvizsgálat közben véleményt alkothat az irattár vezetőjéről és munkájáról. Ezenkívül tájékozódjék, hogy az irattár vezetőjének van-e levéltárosi képzettsége és nemleges esetben szervezze be áz irattárvezetök számára rendezendő legközelebbi tanfolyamra. 5. Feltétlenül tájékozódjék, vajon a munkahelyen non őriznek-e idegen kezelőirodákból vagy felszámolt intézményből származó ügyiratokat, amelyeknek a helye az állami levéltárban van. Ezeket az ügyiratokat a munkahely vezetőjével az átvétel-idejének megtárgyalása után át kell nézni. Az ilyen ügyiratokról, ha 1944-45. előttről származnak, együttes kartont kell készíteni (1. IX. 5.)* 446