Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

B. A lő ügykörök felbontása részletegykörökre ío

[y

ta

tása Jelzés Az ügykör megnevezése NP54 NP52 NP53 NP54 NP55 NP56 NP6 NP7 NP8 NP9 Végrehajtási tervek a műszaki ellenőrzés torén Végrehajtási tervek az ellátás terén Végrehajtási tervek az értékesítés terén Végrehajtási tervek a szállítások terén Végrehajtási tervek a beruházások terén Végrehajtási tervek az adminisztratív munkák terén Más elkülönített tervek és beszámolók Speciális statisztikai Az iratok kategóriája B2 B2 B2 B2 B6 B6 B6 B6 A továbbiakban a további főbb ügyköröket (NG, NPr. NOr„ NZ stb.) bontjuk fel. + + + Magyarázat az általános üzemi iratkezelési tervhez Az általános üzemi iratkezelési terv az iparvállalat valamennyi ügykörének és a velük kapcsolatos iratoknak osztályozása. Az osztályozás során az ügyköröket azonos vagy rokon csoportokba osztjuk, amelyeket a vonatkozó kérdés megnevezésével jelölünk meg. A főbb ügykörök megnevezései és jelzései elvileg megegyeznek az egyes ügyköröket intéző szervezeti egységek megnevezésével és jelzésével így például a «tervezés, beszámolás és statisztika* ügykört «NP» vei jelöljük, amelyet a tervosztály, tervezés, beszámolás és statisztika körébe-vágó minden ügy cs irat jelzésére használunk, bármilyen szervezeti egységnél forduljanak is elő azok. Az egyes részkérdés megnevezése néha egyezik a vonatkozó dokumentáció vagy munkaeszköz megnevezésével. A főbb ügykörök bontásához a tizedesrendszer szolgál, amellyel részletesen felbonthatjuk az egyes ügyköröket és iratfajtákaí. Egyes ügyköröket, például a tervezés terén (NP jelzés) csak egy Tokkal bontottunk tovább (NPl), némelyeket két Tokkal (NP33), másokat pedig három fokkal (NP340). A táblázat formájú iratkezelési terv egyes tételei a következőket tartalmazzák: 1. az ügykör és a vele kapcsolatos iratok jelzését, 2. az ügykör (kérdés) megnevezését. 3. az iratok megfelelő levéltári kategóriáját és a vállalatnál való őrzésük idejét. Levéltári szempontból az iratokat «A» és <B» kategóriára osztjuk. Az «A» kategóriába tartoznak az állandó megőrzést igénylő iratok, a «B» kategóriába pedig az ideiglenes megőrzést igénylő iratok. Az előbbieket 5 év múlva az állami levéltárnak adjuk át, mig az utóbbiakat a megszabott őrzési idő leteltével (a kezelőirodából vagy irattárból) a hulládékpapirgyüjtőnek adjuk át. Azon Írások másolatait, amelyek eredetije a szervezeti egységnél marad, a B kategóriába soroljuk, őrzésük ideje 2 év. Az A kategóriájú ügyiratokból is a B kategóriába tartoznak a köz110