Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

III. Az ügyiratok irattárba utalása Az intézmény egyes részlegei az ügyiratokat a megfelelő előírásokban lefektetett elvek szerint utalják át az irattárba. Az ügyiratok vándorlásának ezt az első szakaszát jól kell megszervezni, mert különben hatalmas tömegük az irattárat rendetlenül szétszórt papirosok halmazává yáltoztatja. Helytelen ha egyes ügyiratokat esetenkint a megszabott határidőket be nem tartva utalunk vagy veszünk át az irattárba. Ha az ügyiratokat a kötelező eljárást elhanyagolva az irattárba • dobjuk*, akkor bizonyosan zűrzavart és íélreértééseket okozunk. Bár az irattárba befejezett ügyek iratait utaljuk át. azok mégis még az átutaló szerv tulajdonában maradnak. Helytelen elrendezésük nehézzé tenné használatra való későbbi kiadásukat. E nehézségek elkerülésére be kell tartani az irattárba való átutalás megszabott formáját. Az irattárba, különösen megszervezése alatt nem szabad szabálytalanul átutalni ügyiratokat. Az irattárat fokozatosan létesítsük és az irodahelyiségeket csak megfelelő szervezettségi fokon kezdjük meg felszabadítani az iratoktól azokat a raktárban gyűjtve össze. Az iratok átutalásánál követendő eljárást általános előírások szabályozzák. Amikor iratokat utalunk át az irattárba két föelvre ügyeljünk: a) az iratokat évenkint az első félévben utaljuk át, rendszerint az intézmény egyes részlegeinél való kétéves őrzés után, b) a megőrzés ideje az ügy befejezését követő év január 1-tŐI számit. Ha az intézmény részlegénél már megért a helyzet az iratoknak az irattárba való átutalására, meg keli egyezni az irattár vezetőjével az átutalás módjára és határidejére nézve. Kétségtelen, hogy mindkét fél törekszik ebben az esetben a kötelező előírások szerint eljárni. Kimutatást akarnak az átadott és átvett iratokról és ezért az átutalt iratokról jegyzéket készítenek. Ezeket a jegyzékeket az átadó részleg készíti, s bizonyítékul szolgálnak mind az átadó, mind az irattár szá^ mára. A jegyzékek ahhoz, hogy feladatuknak megfeleljenek, bizonyos meghatározott séma szerint tartalmazzák a nélkülözhetetlen tudnivalókat az iratokról. Az irattár vezetője nem köteles az iratJegyzékek összeállítására, mert nem ismeri eléggé az illető részleg iratainak jelentőségét és fontosságát. Az átadási-átvételi jegyzék tartalmazza a következőket: 4. sorszám, 2. a gyűjtő száma. 3. a gyűjtő vagy kötet cime (vezérszava), 4. a gyűjtőben tartalmazott Írások pontos végső dátumai, 5. az iratok kategóriája, a B kategóriájú iratoknál pedig megőrzésük határideje. 6. a gyűjtök vagy kötetek száma. • (A íenti adatokat az iratokat átutafó részleg adja meg.) 7. Az iratok jelzetét az irattárban és elhelyezésük helyét az irattár raktárában, 8. Az iratok megsemmisítésének vagy levéltárba való átutalásának határidejét A megjegyzésekben megadhatjuk azon levéltár nevét, melybe az A kategóriájú iratokat átutaltuk, a B kategóriájú iratoknál pedig a makulaturagyüjtö nevét; .A 7. és 8. pontban emiitett bejegyzéseket az irattár vezetője teszi meg. Az átadási-átvételi jegyzékeket elvileg azon iratkezelési terv rendjében készítjük, amely az irattárba leadott iratok keletkezése évében volt kötelező. Az átadási-átvételi jegyzékeket 3 azonos szövegű példányban készítjük, s őket az iratokat átadó személy és az irattár vezetője írja alá. Az átadási-átvételi jegyzék egyik példányát az iratokat átadó részleg kapja, a két másik példány pedig az irattárban marad.