Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

c) az intézmény lényeges céljait és jellegzetes feladatait illusztráló levelezést., d) a vezetőség és bizottságok kollektív üléseiről, gyűlésekről stb. Ielvett jegyzőkönyvek gyűjteményét. e) ide tartoznak továbbá az évi tervek, tervelőirányzatok és beszámolók (ha évesek nem állnak rendelkezésre akkor félévi, negyedévi és havi beszámolók) és statisztikai összesítések Ikk vételes esetekben statisztikai anyagok), í) lényeges találmányok és újítások, g) kartograliai anyagok : térképek, tervek, vázlatok és terepépitészeti, műszaki rajzok továbbá minden illusztrációs anyag, h) kiadványok, közlemények és nyomtatványok gyűjteménye (könyvek, újságok, folyóiratok, röpcédulák és egyéb dokumentációs nyomtatványok) ha az intézmény munkájának eredményei, i) végül az irattár, az ügyiratok irattárba való helyezésével és az állami levéltárba vagy makulatúrába való utalásával kapcsolatos saját ügyiratai.. Ne feledkezzünk meg arról, hogy az A kategóriájú ügyiratok nem kerülnek megsemmisítésre és nem adhatók át a hulládékpapirgyüjtőnek ! A B kategóriába soroljuk az A kategóriába nem sorolt többi ügyiratot, amelyek nem tartós értékűek és nem kerülnek az állami levéltárba, hanem bizonyos őrzési idő elteltével kiselejtezésre kerülnek és makulatúrává lesznek. A B kategória nem minden ügyirata veszti el egyszerre fontosságát. Megőrzésük ideje kü lönböző, függ attól, hogy az intézmény folyó munkájához szükséges-e betekinteni az ügyiratokba, függ az egyes ügyirat a belső és külső ellenőrzésben felhasználható bizonyító erejétől s végül attól, hogy mennyire szükséges az más intézmények és dolgozók számára, például alkalmazási iga zolás kiadásához, öregségi járadék kiutalásához. Az irattárban az ügyiratok megőrzési idejét nemcsak az e téren kötelező általános előírások és az illető irattár vezetésére vonatkozó utasítások szabják meg, hanem az ügyiratok keletkezése pillanatában, illetve kiselejtezésük idején fennálló jellegzetes körülmények is, AB kategóriájú ügyiratoknál megőrzésük idejére nézve például 4 csoportot különböztethetünk meg. B jelzés mellé az ügyirat megőrzésének idejét években kifejező számot írunk, mégpedig : a) a kifejezetten közbeeső jellegű ügyiratok őrzési ideje l-*2 év. ezek az ügyiratok tehát B2 jelzést kapnak. Ide tartoznak például a belépési engedélyek, kézbesítő könyvek, jelenléti ivek, elszámolások az ólelmiszerjegyek kiosztásáról, igazolások a gépkocsival megtett utazásokról, postakönyvek, stb,: b) a nem költségvetésből gazdálkodó vállalatok adminisztratív és pénzügyi tevékenységére vonatkozó ügyiratokat 6 évig kell őrizni a Pénzügyminiszter 4949, december 174, a kereskedelmi és adózási könyveket szabályozó rendelete (Dziennik Ustaw Nr 63, poz, 502.) és a Pénzügyminiszter 1951. január 20-i, a dokumentumok és könyvelési könyvek megőrzését szabályozó rendelete alapján. A 4} kategória fentiekben megadott osztályozása persze csupán például szolgál az iratjegyzék egyes címszavai határidőinek meghatározásához- Minden intézmény ,saját ügyiratai megőrzési határidőinek meghatározásánál vegye Ügyelem be sajátosságait és e határidők gyakorlati alkalmasságát. Ezért a B kategória csoportosítása és az ügyiratoic ideosztása nem végezhető mechanikus módon. Ha az szükséges, további alcsoportokat is bevezethetünk hosszabb vagy rövidebb őrzési határidőkkel. A kategóriákat az iratgyűjtőkön különíéle módon jelöljük. Nehéz e téren egységes, a legmeglelelőbbnek tekinthető módszert ajánlani. Leggyakrabban a következő felírások használatosak.. a) «A kat.» a tartós levéltári megőrzésre érdemes gyűjtőket jelöli. b) «B kat.» (B2, B3 stb.) a csak ideiglenes megőrzésre érdemes gyűjtőket jelöli. 93