Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Kis intézményeknél,, amelyekben nincs nagyobb ügyiratdokumentáció, több szervezetileg rokon intézmény (például a járásbíróság, közjegyzői iroda és telekkönyvi osztály) számára egyetlen, elhelyezésileg közös vezetés alatt álló irattárat állithatunk íeL Ezzel munkaerőt, helyiséget és berendezést takaríthatunk meg. sőt biztosithatjuk a dokumentáció megtelelő kezelését is. Ha ezt a meg oldást választjuk, biztosítsunk minden egyes intézménynek lehetőséget arra, hogy szabadon rendelkezzék saját ügyiratdokuraentációjával és biztosítsuk azt is. hogy ezt az irattárat a relhasználó in tézmények ellenőrizhessék. Mindenekelőtt az irattárat felhasználó minden intézmény ügyiratainak őrzésére külön helyet jelöljünk ki. Elvileg öl külön irattárat kell vezetni még akkor is. ha az csak egyetlen szekrényre vagy ügyiratdobozra szorítkozna* amelyre az irodavezető vagy közvetlenül a hivatal vezetője felügyelne, Az egyes szakterületek irattárainak ügyrendjét a felettes halóságaik által az Állami Levéltárak Főigazgatósága keretrendelkezései alapján az irattárak vezetésére kidolgozott előírások határozzák meg. Az élet minden területének meg van az a jellegzetessége, melynek a kidolgozott előírásokban ki kell Fejeződnie. Ezek az előírások tehát minden bizonnyal egymástól különbözőek lesznek Minden irattár főfeladata

1

! a következők : a) az intézmény részlegeitől átveszi azokat az ügyiratokat, amelyek őrzési ideje ~ az illető intézményre vonatkozó előírások értelmében - már eltelt b) őrzi és megfelelően konzerválja az ügyiratot, c) nyilvántartást vezet az őrzött ügyiratokról,. d) betekintést enged azokba, kikölcsönzi őket és az érdekelt személyek számára lehetővé teszi az ügyiratok kivo na tolását. e) az A kategóriájú ügyiratokat megfelelő időközben az állami levéltárakba utálja^ I) kezdeményezi a B kategóriájú ügyiratok selejtezését és résstvesz az ügyiratselejtező bizottságban, g) a B kategóriájú kiselejtezett ügyiratokat, az illetékes levéltárak beleegyezésével, átutalja a hulládékpapir-gyűjtőhelyekre. Az irattárat szigorúan őrizzük a látogatásra nem jogosultaktól. Gondoljunk arra, hogy az ügy iratok (mégpedig nemcsak a bizalmas és titkos jelzéssel ellátott ügyiratok), az intézmény sok titkát és bizalmas ügyét tartalmazzák, ezért az irattárba csak az arra jogosultak léphetnek. Mégpedig : a) az irattár dolgozói hivatalos munkájuk elvégzésére, ~ b) elöljáróik, íőleg ellenőrzés céljából, c) az állami levéltári szolgálat képviselői (akik igazolják hivatalos kiküldetésüket vagy arra feljogosító igazolványt mutatnak fel), szakmai ellenőrzéssel kapcsolatos munkájuk végzésére, d) a köteiezö előírások szerint arra felhatalmazott hatóságok és ellenőrző szervek képviselői (például tüzrendészeti ellenőrzők). kz irattár ellenőrzése esetén mindig legyen jelen az irattár vezetője vagy helyettese, E helyen még egyszer hangsúlyozzuk, hogy az irattár elvileg mindig az illető intézmény saját ügyiratait őrzi. Amennyiben több intézmény közös irattárául szolgál, szintén csak azok saját ügyiratait őrzi. Az irattárakban szabály, hogy nem szabad őrizni idegen ügyiratokat. Kivételes, kellően indokolt esetekben, az irattár idegen ügyiratokat is őrizhet, a területileg ilietékes állami levéltár elő zetes engedélyével, miután eleget tett bejelentési kötelezettségének, Elvileg azonban felettes hatósá94