Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

állam titkárságával együttműködve. Ebből azonban nem köveikesik az, hogy az %tenp!anok kidoigezása a Levéltári Igazgatóság feladata volna ftt csupán arról volt szó,, hogy a Levéltári Igazgatóság mint a belügyminisztérium egyik igazgatósága szakmai vonalon kisegítette a belügyminisztérium helyi tanácsok államtitkárságát Az irattári tervet minden szervnek ki kell dolgoznia a maga számára. A fennálló rendelkezések értelmében más szerveknél a szervnek (a szerv egyes osztályainak?) magának kell összeállítania saját Aktenplanját Ez oly módon történik, hogy a szerv osztályai összeállítják ügyköreikéi és ezeket közlik a sze^v központi irattárosával. A bejelenteti ügykörök alapján az irattáros a szerv ügyköreit rendszerezi és tagolja és minthogy az ilyen tagolások a könyvtári Hizedesrendszerből ismert módszer segítségével történnek a tizedesszámrendszernek ilyen jellegű alkalmazásával a kategóriákat számokkal ellátják' Tovább folynak munkálatok annak érdekében, hogy az azonos feladatkörrel működő szerveknek azonos irattári tervük jegyen (A községi tanácsoké most van kt dolgozás alatt) Minden irattári terv készítésének alapvető feltétele, az egész szerv és ezen belül az egyes osztályok, csoportok előadók stb feladatkörének, ügykörének a legpontosabb megállapítása és egymástól való elhatárolása Az 1956. január lén életbelépett egységes kerületi és körzeti irattári terv is ezen az elven jépül fel, Hz az irattári terv hat számjegy részletességig adja az ügyköröket Az első két számjegy mutatja az irattári terv ágazatoknak fő részeit (.lényegében a végrehajtó bizottság osztályai és fő feladatai szerinti tagolásban), A következő két szám, mely kötőjellel kapqsolódik az első két számhoz az egyes ügyüöröket jelöli fiz az első négy szám nem változtatható meg, s az üresen hagyott számok sem használhatók íeL * E négy szám után következik törtvonal után az ötödik és hatodik számjegy, amelyek egyes ügykörrészeket vagy az ügykörben létrejövő iratféleségeket jelölnek. Ezek tekintetében a tanácsok már szabadabban járhatnak eh Ha nem találnak megfelelő'kategóriát maguknak, ugy az üresen hagyott számok valamelyikét, vagy soron következő számok egyikét felhasználhatják, tehát ezzel kibővítik saját irattári tervüket *» Egy konkrét példa a fentiek megvilágítására : A körzettől a kerülethez érkező ellenőrző létszámjelentések a 21-10/7 számot kapnak,. 21 jelenti a pénzügyet A 21-es ügykörcsoporton belül a 10-es jelű ügykör a létszámnyilvántartás, s ezen belül a 7, alcsoport a járási jelentéseké. A kerületi és körzeti tanácsoknak október l!g minden évben be kell küldeniök az egységes irattári tervvel kapcsolatos észrevételeiket, javaslataikat s ezeket a Levéltári Igazgatóság a belügy minisztérium helyi tanácsok államtitkárságával és a pénzügyminisztérium létszámigazgatóságával felülvizsgálja és a kivetkező évre az irattári tervet szükség szerint módosítja, (A pénzügyminisztérium létszámigazgatósága azért vesz részt e bizottságban, mert ez az igazgatóság pontos áttekin téssel rendelkezik az állami szervek felépítését, szervezetét ügyrendjét illetően) Az ismertetett iratkezelési rendszernek nagy előnye, hogy" egy-egy ügykörre vonatkozó., egy ügykör ellátása során létrejött iratokat együtt tartjao Az előadó, az irattáros és később a levéltáros és minden kutató egy ügykör iratait együtt találják. Egy ügykörről áttekintő képet kaphatnak, s átfogó intézkedéseiknél rendelkezésükre állnak megfelelő csoportosításban az egyes iratok Emellett az* iratkezelés mellett tehát nemcsak egyes ügyeket lehet megtalálni, hanem az ügykörről részletes áttekintést lehet bármikor kapni és ennek birtokában szinte tudományosan megalapozott intézkedést lehet tenni elvi sikon is, - Előnye továbbá az is, hogy átszervezések., ügykörátcsoportosFtások alkalmával az egy ügykör ellátásához szükséges iratokat könnyen ki lehet emelni és átadni az utódszervnek és a selejtezés alkalmával, minthogy egész részletesen bontott viszonylag kis tárgyi egységek jönnek létre, ezeket az egységeket globálisan lehet elbírálni s vagy egy egész iratrendezőre való irat megmarad, vagy az egész selejtbe kerül Megjegyzendő még, hogy e rendszer mellett az iktatókönyv szerepét betöltő postai érkezési könyvre néhány év múlva már nincs szükség, s mutatókönyvek és szám sor könyvek sem készülnek, - Hátránya, hogy az egyes iratok feltalálása sem az ügyintézés sem az irattározás során nem biztosítható egész részletes pontosság-' gah viszont jól tagolt világos ügykörök mellett egy iratrendező átnézésével ez is megoldható, A Német Demokratikus Köztársaságban megismert iratkezelési rendszer előnye nem csupán önmagából adódik hanem szerves velejárója az irattári szervezet is. Minden szervnek van irat 15