Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

Az irattáros az iratköteteket mindvégig ebben a rendben kezeli. Ha a selejtezést lebonyolította, az iratrendezőkét átadja az illetékes levéltárnak, ahol megtörténik az iratköteteknek az irattári terv kategóriái szerint való végleges átcsoportosítása, Az iratanyagnak tárgyilag való csoportosítása sok szempontból elősegíti az iratanyag használhatóságát, de felmerülhet olyan igény is, hogy az iratokat más szempontból kiindulva használják, mmt ahogy az csoportosítva van, Ennek érdekében az irattáros cédulamutatót készít Az ilyeji mutatókészités tulajdonképpen nem rendszeres munkamódszer, nem vesz kézbe minden iraíköletet annak érdekében, hogy egy tárgyat kimutatózzon, hanem a gyakrabban keresett iratokról készít gyakorlati tapasztalata szerint szükséges mutatót. Ezeket a cédulákat az irattáros a saját tapasztalata alapján szükséges kategóriákba csoportosítva kezeli. Például a Postaügyi minisztérium irattárosa eddigi gyakorlatából megállapította, hogy sokszor történik keresés egyes országokkal való kapcsolatra, Az irattári tervek nem országonként csoportosították az anyagot hanem az ügyek téma" köre szerint (pl, külíöldi államiéríiak látogatásai, nemzetközi postaszerződések). Céduláit Országok szerint készítette, s cédulakatalógusából néhány pillanat alatt kézbe adta az Ungarn címszó alatt kimutatözott tételeket Ilyen mutatót készít pl. a Fahi^erg und List vegyészeti gyár is, ahol többek között azt mutatózzák ki, hogy a gyár egyes gyártmányaira hol találhatók iratok) pL a sacharinra melyik szabadalmi, szerződési, export vagy más iratkötetben találhatók adatok). Ez a módszer tulajdonképpen egy olyasféle kisegítő eszköz, amilyet valamilyen Tormában minden irattáros és iratkezelő kitalál magának saját munkájának megkönnyítésére,, azzal az eltéréssel, hogy ezt általánosan alkalmazzák, központilag előnyomott cédulákon végzik. A technikai kivitel tehát általános, a cédulázás módszere azonban teljesen az irattárosra van bizva. Az irattár (pl. a drezdai kerületi tanácsé) nemcsak az iratokat gyüjtt hanem valamennyi hivatalos lapot és a kerületben megjelenő összes napilapot és folyóiratot, azonkívül gyűjti- a különböző jogszabálygyűjteményeket, közigazgatási szakkönyveket stb, s ezzel kezdi megvetni az alapját a kerületi tanács közigazgatási szakkönyvtárának, amelyét a tanács ezideig nélkülöz. áz iratanyagnak az iratkezelésben és az irattározásban való tárgyi tagolása, mint említettem, már régóta ismert gyakorlat Németországban. Az 1927 évi közigazgatási reform általánossá tette a közigazgatásban é>s ezidőtöl fogva az irattári tervek, Áktenplanok, készítése minden szerv számára kötelező volt A náci korszakban olyan törekvések is voltak, hogy az egész államapparátust vagy annak legalábbis jelentős részét égy egységes Aktenplan szerint szervezzék meg. Ez a módszer, mely megfelel a nálunk is ismert közigazgatási számrendszernek, majd csoportszámos iratkezelési rendszernek, nem vált általánossá. 1945 után az uj államapparátus megszervezésekor nem fordítottak kellő gondot az iratkezelésre és az irattárakra és ezeknél rendszertelenség, hanyatlás mutatkozott. Különösen előtérbe nyomult az iratoknak levelezők szerint való csoportosításáé Ezt a megoldást amely nálunk már bizonyos tárgyi csoportosítás felé vezető utat jelent az NDKban mint megengedhetetlen sorozati módszert igyekeznek kiküszöbölni. A Német Demokratikus Köztársaság kikiáltása után javult a helyzet az iratkezelés és irattározás vonalán. Megindult ismét az irattári tervek kidolgozása, 1952°ben azonban a közigazgatás további demokratizálása, illetőleg a közigazgatási beosztás lényeges átszervezése következtében az iratkezelés és főleg az irattári tervkészítés terén uj helyzet állt elő. Az öt tartomány megszűnt és helyükbe 14 kerület lépett. Az ügykörök elosztása terén is lényeges változások következtek be. ily módon az eddig kialakított Aktenplanokat újra át kellett dolgozni. Az uj közigazgatási beosztásnak megfelelően uj irattári tervet ciolgoztak ki a kerületek, a körzeti és a községi tanácsok számára. A kidolgozott Aktenplant kísérletképpen Cottbus kerületben bevezették. A tapasztalatok alap ján azután elkészült áz egységes irattári terv közösen a kerületek és a körzetek részére. Tehát a kerületi és a körzeti tanácsok irattárának felosztása azonos elvek alapján törté nik. Eredetileg egységes irattári tervet akartak készíteni a kerületeknek, s körzeteknek és a községeknek. A tapasztalatok azonban azt mutatták, hogy a kerületeknek és a körzeteknek lehet közös irattári tervük, de a községek feladata annyira eltérő, különösen a mennyiségi elemek szempontjából, hogy számukra külön irattári tervet dolgoznak ki, - - A kerületi és körzeti tanácsok egységes irattári tervét (Einheltsaktenplan), amely 1956, Január 1-ével lépett életbe, a Levéltári Igazgatóság dolgozta ki a belügyminisztérium helyi tanácsok 14 . v /