Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

Ugyancsak nincs semmiféle szerveseti és intézményes kapcsolata az állami levéltári szervezetnek az egyházi szervek, intézmények levéltáraival Ami a katonai levéltári anyag szervezeti kérdéseit illeti, annyit kell tudni, hogy az NDK területén a háború után igen kovés katonai levéltári anyag maradt, A kevés megmaradt irat minden vonatkozásban a honvédelmi minisztérium felügyelete alá tartozik. Az NDK-ban megismert iratkezelés és irattárkezelési rendszer alapjaiban eltér a magyar államapparátusban eddig alkalmazott rendszerektőt A német államapparátus iratkezelése alapelgondolásában, egységes, de ez az egységes alap minden szerv számára biztosítja, hogy saját szükségleteinek megfelelően alkalmazva ne jelentsen fölösleges megkötöttségeket Meg kell Jegyezni hogy a bíróságok nem vették át ezt a módszert, viszont a váilalaü ügyvitelben egyre inkább tért hódit Aiz államapparátusban alkalmazása bevált, Általánosan elfogadott s nincsenek körülötte viták. Jú különböző törekvések a rendszer állandó csiszolgató javítására szorítkoznak. Megváltoztatására nem gondol senkt • Ezen iratkezelési rendszer ismertetését tegcélszerübben az akta utjának leírásával vélem megoldhatni. A

1 szervhez befutó leveleket a postabontó kapja. A postabontó a beérkező levelet ellátja a szerv érkezési bélyegzőjével és adatait bevezeti a postai érkezési könyvbe (Posteingangsbuch). A postai érkezési könyvbe futószámok sorrendjében bevezetik a beérkezett levél érkezésének napját a beküldő nevét levelének keltét esetleg az irat tárgyát és azt, hogy az iratot melyik előadó krapta elintézésre, (Olyan esetben, ha a levélforgalom nagyobb, mint amennyit egy ember be tudna vezetni az érkezési könyvbe, ugy e feladatot a szerv osztályai között szétosztják, s ez esetben a postabontó csak az egyes osztályok között osztja szét a leveleket azok bevezetését az osztályok végzik,) j Alz előadó minden iratát -- legyen az akár a fentiekben vázolt módon beérkezett levél vagy saját kezdeményezés rolytán felfektetett irat, akár történik a beérkezett levél esetében érdemi intézkedés, akár ad acta kerül *• ellátja az irattári terv (Aktenplan) megfelelő számával. Az iratkezelési rendszer alapja ugyanis az irattári terv, melyet minden szervnek (osztálynak) el, kell készítenie. Az irattári terv feladata, hogy a szerv ügyköreit rögzítse és ezeket az ügyköröket rendszerbe foglalja. Nagyobb szerv esetében tehát előbb az egyes osztályok, majd osztályokon belül az egyes előadók által ellátott ügyköröket rendszerezik és a decimális rendszer segítségével rendszerezett ügykörök mindegyikét számmal látják el, *- Meg kell jegyezni, hogy minden szerv saját maga áilitotta össze irattári tervét és látta el az ügyköröket számokkal, nem pedig központilag minden szerv részére előirt egységes számokkal történt a rendszerezés. Alapvető és hangsúlyozott követelmény, hogy minden esetben ügyköröket kell megállapítani, s ha ez megtörtént ugy az egyes ügykörökben már tapasztalt iratforgalomnak megfelelően a megállapított kategóriákat a tizedes rendszer adta "korlátlan lehetőségek felhasználásával tovább lehet bontani. Minthogy egy előadó, még ha -10—15 ügykört lát is el, tisztában kell hogy legyen az általa ellátott ügykörökkel és azoknak az irattári tervben viselt rendszámával, minden különösebb utánjárás és fejtörés nélkül meg tudja állapítani, hogy a kezébe kerülő irat melyik ügykörbe tartózik, s igy sok esetben szinte fejből rá tudja vezetni az iratra annak irattári rendszámát. Amint az előadó az iratra rávezette annak irattári rendszámát attól a perctől kezdődően annak az iratnak ez a szám lesz az ügyszáma ( Geschaftszahl), s az elkészített válaszlevél már ez alatt a szám alatt fog kifutni. Az irat a beérkezéskor kapott iktatószámát elveszti. Ez a szám az ügyszám rávezetésével lényegeben elhat Rendeltetése csak az, hogy a beérkezett postát rögzítse addig, amig az az ügyintézőhöz nem került . . Ha az előadó ugyanabba az ügykörbe_ tartozó több iratot kap, ugy valamennyit ugyanazzal az ügyszámmal látja el. Az ügyszám tehát valóban ügyszám és nem ügyiratszára. Ez ügyben egy év folyamán keletkezett minden ügy tehát ugyanazt a számot viselt Egyes iratok indentifikálásához tehát nem elegendő számuk, hanem szükséges keltezésük is, Minthogy az egy ügyszámú iratok egy iratrendezőben vannak, ez a körülmény nem okoz nehézséget 12