Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Varsavszkij, I.–Gyerbina, V.: A fondképzők történetének és a levéltári fondok feldolgozására vonatkozó munkainstrukcióknak összeállítása: a moszkvai területi levéltárak munkájának gyakorlatából / 164–171. o.

mondani, hogy a feldolgozás melyik szakaszában kell a selejtezést elvégezni. Ha a selejtezést össze akarjuk kapcsolni valamilyen más munkafajtával, meg kell mondani, hogy melyek legyenek ezek a munkarajták. A címfeliratok elkészítésének is szerepelnie kell a munkainstrukcióban. Itt sem azokat a címfeliratok összeállításának módszerére vonatkozó általános útmutatásokat kell megadni, amelyek megvannak «A levéltári anyagok kialakításának szabályaidban, hanem konkrét útmutatásokat az illető fond anyaga címfeliratainak összeállítására, kiindulva mind az anyag tartalmából, mind pedig az ügycsoportok kialakításának az illető fondban alkalmazott rendszeréből. Ha az anyag jellegéből következtetőén lehetséges szabvány-címfeliratok kidolgozása (például egynemű statisztikái, könyvelési anyagnál, beszerzési és kereskedelmi levelezésnél, stb.). akkor az instrukciónak fel kell sorolnia, jónéhány szabvány-4ipus címfeliratot, a megfelelő magyarázatokkal együtt Áttérve az anyag végleges rendezésére, vagyis éven belüli és szervezeti egységen belüli szétválogatására, a munkainstrukcióban csak azt kell megmondani, hogy a rendezést a Levéltári Főigazgatóság megfelelő szabályainak alapján kell elvégezni. Magát a- rendezés folyamatát pedig a külön *A "....'' fond levéltári anyaga rendezésének sémájá»-ban kell bemutatni. Est a «séraát» miután az anyagot évekre és szervezeti egységekre szétbontották, pótlólag kell elkészíteni az instrukcióhoz, mégpedig vagy az őrzési egységek régi (irodai) elnevezése alapján, vagy - ha a régiek nem megbízhatók - a levéltárban adott elnevezések alapján. Ebben a sémában nemcsak az illető fondban lévő anyag összes csoportjait és alcsoportjait kell felsorolni, hanem elhelyezésük sorrendjét is. Ha elegendő idő és más lehetőség van, ajánlatos az anyag összes csoportjait és alcsoportjait, valamint elhelyezésűk rendjét a rendezés szempontjából minden egyes szervezeti egységre nézve külön megadni (ha időrendi-szervezefi, vagy szervezeti-időrendi elhelyezésről van szó), vagy pedig külön-külön minden évre (ha csak időrendi elhelyezésről van szó). Ha kis mennyiségű anyagról van szó. a fenti sémát nem melléklet formájában, hanem magának a munkautasitásnak a szövegében lehet megadni. Még az olyan tisztán mechanikus folyamatnak is, mint a leltározás, helyet kell kapnia a munkautasitásban. különösen azokban az esetekben, amikor némileg el kell térni a leltári leirás általánosan elfogadott formájától (például az Októberi Forradalom Moszkvai Területi Levéltárában kitűnt, hogy a • nyugdíjügyek* leltározásánál felesleges kitölteni az «iktatószám* rovatot), vagy például, ha olyan anyagot kell leltározni, amelynek javított címfeliratai vannak, különböző, zárójelbe tett kiegészítésekkel, vagy amikor a leltározással egyidejűleg el kell végezni a címfeliratok ellenőrzését és kijavítását, stb. Lehetnek olyan esetek, amikor a vezető munka irányitója teljesen lehetségesnek tartja, hogy érvényben hagyja a még nem kellőképpen rendbehozott anyag régi levéltári leírásait. Hyen esetekben a munka utasításban meg kell adnia azt a *kulcsot». amelynek segítségével a régi leírások alapján aránylag könnyen össze lehet válogatni az illető anyagokat. Ez néha igen bonyolult dolog, minthogy a régi leírásoknak rendszerint sok egyéni sajátosságuk van, amelyeket igen figyelmesen kell tanulmányozni, mielőtt az emiitett *kulcsot» összeáUitanók. Valamely fond anyagának felülvizsgálásánál ugyancsak szükség van megfelelő munkautasitásra, melyben kiindulva az 1938-ban kiadott «A levéltári anyag felülvizsgálásának szabályaidból, meg kell jelölni az adott íond anyaga felülvizsgálásának módozatát és lényegét. A levéltári fondok feldolgozására ilymódon összeállított munkautasitások kétségkívül nem fognak előre igényt tartani arra, hogy abszolút mértékben figyelembe vegyék az illető fond anyagában előfordulható összes legapróbb sajátosságokat, - különösen ha többezer (vagy többtizozer) őrzési egységet magában foglaló nagy fondról van szó. Ezért az anyag feldolgozása közben teljes mórtékben lehetségesek olyan esetek, amelyek arra késztetik a munkautasitás összeállítóját, hogy bizonyos módosításokat eszközöljön az utasításon. A fond feldolgozására készített munkautasitás értéke igen nagy, ha az utasítás átgondoltan és Jól készült : 170