Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Varsavszkij, I.–Gyerbina, V.: A fondképzők történetének és a levéltári fondok feldolgozására vonatkozó munkainstrukcióknak összeállítása: a moszkvai területi levéltárak munkájának gyakorlatából / 164–171. o.

Az előszóban ismertetni keli : a íond terjedelmét, az anyag évkorét, a jegyzékekre vonatkoa* adatokat, az anyag állapotára vonatkozó adatokat: milyen mértékben van az anyag íondokra szétbontva, kialakított őrzési egységekből áll-e. vagy pedig széthullott anyag, milyen a cimleliratok és a íüzés minősége, van-e benne selejt, s ha igen. milyen jellegű és milyen terjedelmű. Mindezekre az adatokra szükség van ahhoz, hogy helyesen tájékozódjunk majd annak a kérdésnek eldöntésénél, milyen munkalajtákat kell elvégezni ebben az anyagban és milyen terjedelemben. A levéltári tudományos munkatársnak, amikor a munkainstrukciót összeállítja, jól kell ismernie a Szovjetunió Belügyi Népbiztossága Levéltári Főigazgatóság által az egyes levéltári munkarajtákra vonatkozólag kiadott alapvető szabályokat. Mindezeket a szabályokat, amelyek típus-jellegűek, alapul kell vonni a fondban végzett munkánál, de tartalmukat a munkainstrukcióban nem kell elismételni. A munkainstrukciónak az illető fondra né$ve konkrét' és teljesen meghatározott dolgokról kell beszélnie, így például, ha arról van szó, hogy az anyagot minden egyes komplexumon belül íondokra. kell szétbontani, akkor a munkainstrukciónak nem a fond me*g határozása hoz szükséges általánosan elismert jegyeket kell megjelölnie, hanem ezen anyagnak azokat a specifikus sajátosságait, ameíyek elősegíthetik éppen ennek az anyagnak íondokra való gyorsabb és helyesebb szétválogatását. Ezek a specifikus jegyek rendszerint messze túllépik az általánosan elismert jegyek kereteit Sokszor még az anyag külső formája is sokat mondhat a tapasztalt levéltárosnak a dokumentumok íondba való besorolásánál. Ugyanilyen individuális módon kell tárgyalni a munkainstrukcióban azt a részt, ahol az ügycsoportoknak évekre és szervezeti egységekre való szétbontásáról van szó. A munkainstrukciónak ez a része a legkomolyabb és a legfelelősségteljesebb. mert itt dől el az egész íond szer.kezetének kérdése. A raunkainstrukció összeállítója itt felvetheti az anyag régi, történelmileg kialakult irattári rendszere helyreállításának kérdését, vagy ha azt alkalmatlannak tartja, mellőzheti ezt a régi rendszert,'végül pedig, bizonyos módosításokat eszközölhet rajta, stb. Az instrukciónak ebben a részében pontosan ki kell lejteni a íondképző szervezeti felépítését az abban bekövetkezett változásokkal együtt (a hivataltörténet iajtájától és jellegé.től függően és annak alapján) ; az összeállítónak itt figyelembe kell vennie, hogy az összes osztályokat és egyéb szervezeti egységeket valamint elnevezésük változásait pontosan fel kell tüntetni, dátumukkal együtt. Ha a szervezet többször változott, a munkainstrukciónak pontosan meg kell jelölnie, mennyi ideig volt érvényben ez vagy az a szervezet. A munkainstrukcióban a szervezeti egységekkel minden egyes időszakon belül kell foglalkozni, vagy abban a sorrendben, ahogyan magában az intézményben következtek egymás után. vagy pedig valamilyen más sorrendben, amelyet - rendszerint a megfelelő szervezeti egységek jelentőségéitől függően - maga az instrukció készítője állapit meg. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy ugyanilyen pontos sorrendben kell ezeknek a szervezeti egységeknek az illető fond «leltári leírásába* bekerülniök. A munkainstrukciónak ehhez a részéhez igen ajánlatos két grafikailag ábrázolt sémát mellékelni : 4. Azon egész hivatalszervezetnek sémáját (a legfelsőbb láncszemtől a legalsóbbig), amelybe az illető intézmény tartozik. . 2. Az. intézmény szervezeti íelépitésének sémáját (vagy sémáit, ha a, megfelelő időszakban az inté"zmény szervezetében változások voltak). Az összeállítónak különösen nagy figyelmet kell fordítania a selejtezésre. Pontosan meg kell mondania a múnkainstrukcióban. hogy a dokumentumok mely csoportjait és milyen okból kell ugy tekinteni, mint amelyek elvesztették minden Jelentőségüket és ezért kiselejtezendő!:. Ha a munkainstrukció készítője sok ilyen csoportot jelöl meg. akkor - az instrukció szövege megterhelésének elkerülése végett - ajánlatos külön mellékelni hozzá «A kiselejtezendő anyagok tájékoztató jegyzékét* Ezenkívül az instrukciónak meg kell jelölnie a selejtezés rendjét is. nevezetesen azt. hogy a selejtezést az egész anyag teljes előzetes átnézése után kell-e elvégezni, vagy pedig a fond feldolgozása során, mint ennek a feldolgozásnak egy meghatározott szakaszát; ebben az esetben meg kell -169