Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - Szászi András: Az Igazságügyminisztérium iratkezelési rendszerének kialakulása, 1867–1944 / 50–67. o.

Ugyanekkor a központi (csoport-) irattárban egyes irattári tárgycsoportok betűjelét is megváltoztatták. A tagosítás és más földbirtok vonatkozású ügyek iratai az «F» helyett az akkor alakított *Br», a telekkönyveséssel kapcsolatos ügyekre vonatkozó iratok «L» helyett *Tk» irattári jel alá kerültek, stb. \ 4930-tól, 49 444g terjedő idő alatt az itt ismertetett eseményeken kivül sem az elnöki sem a központi irattár kezelési rendszerében nem történt más említésre méltó változás. Az iratanyaghoz készült segédkönyvek a kezdeti évektől kezdve lehetővé tették az iratanyagban való eligazodást. A mutató könyvek, főként 4872 után. igazodtak az igazságügyi szervezethez, pl. a bíróságoknak székhelyük kezdőbetűje alatt külön lapjuk van s a törvényszékek székhelyén levő ügyészség ós járásbíróság ügyei is a törvényszék neve alatt találhatók. Jelkönyvnek nevezték el az irattári számsorkönyvet, ez a neve végig megmaradt. Csak az iktatott iratokhoz készült. Minden iktatószámot tartalmazza. 4932 előtt azoknak az iratoknak az iktatószáma mellett, amelyek osztályirodáid}a kerültek, üres az irattári jel rovata, csak 4932. óta ir ták be oda annak az osztálynak a római számát, ahol az iratot az osztályiroda kezelte. Osztálykönyvek egyéb céljaik mellett a jelkönyv célját is szolgálták, mert megadták az iratok irattári jelzetét is. Mutatókönyv betűrendben adja az ügy iratának az iktatószámát. Lajstromkönyvele évente 4-es számmai kezdve tartalmazzák az ügyek lajstromszámát és azon belül az ügyben beérkezett iratok alszámát. ami sorszámnak felel meg. Mutatókönyv a lajstromos irathoz a beosztásában általában annyiban különbözik, hogy nem iktatószámot, hanem a lajstromszámot s olyan iratnál, amely már lajstromozott ügyben érkezett be, a lajstromszámot az alszámmai törve mutatja. Számsorkönyv, vagy jelkönyv a lajstromos iratokhoz nem készült, arra nem is volt szükség. A mutató könyv ben feljegyzett lajstromozás alapján az ügy iratai megtalálhatók, mert azok a lajstromszámok alatt kerültek irattárba. Ami az Igazságügyminisztérium iratkezelési (iratőrzési) rendszerének kialakulását illeti, az itt előadottak röviden utalnak mindazokra, amik e szempontból annyira jelentősek voltak, hogy az iratkezelési rendszer szemléltetésére megemlítésük szükséges volt. Befejezésül még megemlítendő, hogy a minisztérium központi (csoport-) irattárában 4872. évben rendszeresített iratkezelés nemcsák az ügyintézés során, hanem később is. amikor az iratok selejtezésére korült sor, hasznosnak bizonyult. A tárgyi csoportosítás lehetővé tette azt is. hogy a szükséges iratselejtezések könnyen és gazdaságosan legyenek elvégezhetők. Hiszen egyes irattári jelekbe tartozó iratokról már az irattári jel ismeretében megállapítható, hogy selejtezés alá esnek-e vagy sem. s hogy melyek azok az irattári jelek, amelyekbe olyan iratok tartoznak, amelyek részben, vagy egészben selejtezhetek. Tehát azoknak az irattári jeleknek az iratait, amelyek tárgyuk szerint'nem selejtezhetők. a selejtezőnek nem kell átnéznie, s ezzel igen sok munkát és természetesen munkaidőt takarít meg. mert ha nem lenne tárgyi csoportosítás, mint pl. 4869-74, évelcben sem volt. valamennyi iratot át kell vizsgálnia. Az iratanyagban végzett selejtezéseknél a tárgyi csoportosítást a minisztérium is hasznoslotta. Az iratok tárgyi csoportosításon alapuló rendszere tette lehetővé azt. hogy nem kellett jelentős időt fordítania arra. hogy a kiselejtezett iratokat nyilvántartásba vegye. Egyszerűen megnevezte az irat tárgyát: pl. fizetéselőleg, s mellé irta a jelzetet: 4874. évi A. 3. selejtezve, vagy irodaátalány igénylése, kiutalása ós elszámolása: 4874: A. 9. és igy tovább. Más rendszernél a kiselejtezett iktatószámok egész tömegét kell megjelölni, hogy az iratot kiselejtezték. Levéltáros szemével nézve ez az iratkezelési rend a maga tárgyi csoportosításával nem kisebb mértékben segíti a levéltáros munkáját, mint tette az ügyintézésnél, s a selejtezésnél is. Olyan esetekben, amikor a mutatókönyv adatai kevésnek bizonyulnak, s az iratcsomók átnézése kerül sorra, az irattári jelek jegyzéke - lajstroma - megfelelően tájékoztatja arról, hogy a kutatás tárgyát képező iratokat melyik irattári jelben keresse. A jól megválasztott irattári rendszer igy szolgál három célt: az ügyintézés, a selejtezés és a tudományos kutatómunka céljait. Mindhárommal az országnak tesz szolgálatot. 67