Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Petrovszkaja, I. F.: A leltárakhoz készült mutató / 143–148. o.

A tárgy helyes megjelölése érdekében gyakran merül fel: annak szükségessége, hogy ezt másképpen formulázzuk meg, mint az az őrzési egység leltárában szerepel. A mutató készítőjére hárul az a feladat, hogy formát találjon több konkrét kérdésnek egy, többé kevésbé * széles* címszó: alatti összevonására, A túlságosan *szük* címszavak az ugyanarra a tárgyra vonatkozó'adá? tokát az ábécérend különböző helyein szórják szét. Egy és ugyanazon kérdés feldolgozásának foka a különböző fondok leltáraihoz szolgáló mutatókban különböző. Ha a fond tartalma lényegileg egy nagy tárgynak felel meg. akkor a mutató címszavai e tárgy egyes olyan kérdései lesznek, amelyek egy másik íond leltári mutatójában is felhasználhatók, így az Államtanács fondjának leltári mutatójában lehetséges a *Főiskolai hallgatók, felvételük és elbocsátásuk* vagy még általánosabban :«Felső iskolai intézmények, hallgatók felvétele és elbocsátása* cimszó. A Közoktatásügyi Minisztérium főiskolai osztálya iratleltára mutatójában ezt a tárgyat a * Hallgatók felvétele*,, * Hallgatók elbocsátása* altémákra bontjuk. Nem szabad egyidejűleg önálló címszóként felhasználni egésznek és valamely részének megjelölését akkor, ha a közöttük levő összefüggésre nem mutatunk rá, - például: tlskolák, gimnáziumok, reáliskolák*. Egy tárgy részeinek megnevezéseit vagy a tárgy megnevezése alatt alcimszavakban egyesitjük, vagy, ritkábban, az általános tárgy megnevezésénél utalunk részeinek megnevezésére: Uskolák, lásd : gimnáziumok, reáliskolák*. A mutatóban való feltüntetéshez csak azokat a kérdéseket keH kiválasztani, amelyek speciális tanulmányozás tárgyai lehetnek. Rendszerint nem szabad címszóként a dokumentumok fajainak megnevezését feltüntetni: «jegyzékek», *tervek», <szabályok». Az olvasót általában nem mindenféle jegyzék és szabály érdekli, hanem egy bizonyos kérdés, amelyre vonatkozó adatok lehetnek jegyzékekben, beszámolókban, magánlevelekben, naplókban stb. A dokumentum fajták szerint címszavak alkotása csak kivételképpen*engedheíö meg, így a fondképző «beszámoló* 4, vagy * értekezletek jegyzökönyvei* c. címszavak csak akkor engedhetők meg. ha azok konkrét tartalmát a leltár nem tárja fel. Ezek fondképző tevékenységének rendszerint minden fajtáját felölelő dokumentumok a fondhoz bármely kérdésben fordulunk is, számbajöhetnek, ezért felkutatásukat meg kell könnyíteni. A mutatóban csak azon tárgyak megnevezését kell feltüntetni, amelyekről többé kevésbé alapos adatok állnak rendelkezésre, a csak közvetve megemlítettekét nem. Például, felesleges feltüntetni olyan szerv nevét, amely csupán valamely dokumentum elkészítésének vagy rendeltetésének helyeként, vagy valamely személy szolgálati helyeként szerepel. Kivételt csak az olyan különösen fontos szervek vagy személyek képezhetnek, melyekre vonatkozólag még a közvetett megjegyzések is értékesek. A tárgyilag csoportosított mutatóhoz szükséges, hogy a cimszóban helyesen tüntessük fel a kérdés lényegét, hogy az természetesén a megfelelő tematikai fejezetbe kerülhessen. Az alfabetikus mutatóban a valamely kérdésnek megfelelő címszónak, annak formulázásától függően különböző helyei lehetségesek. Ezért alfabetikus tárgyi-tematikai mutató készítésénél a címszavak formulázásának három szabálya fontos : <t. Címszóként az illető tárgy (kérdés, téma) leggyakrabban használatos meghatározását kell alkalmazni; 2. Egy és ugyanazon tárgy megnevezéséhez a lehetséges megnevezések közül csak egyet kell alkalmazni, mert különben az anyagokra vonatkozó adatok, - ahelyett, hogy egyesitenők azokat - szétforgácsolódnak; * 3. Az illető tárgy szokásos megnevezéseinél, melyek alatt a leltár olvasója az arra vonatkozó adatokat keresheti, utalni kell a tulajdonképpeni megnevezésre. Vannak egyes fogások, amelyek segítségünkre vannak a cimszavak elhelyezése alfabetikus rendjének a tárgyilag csoportosított mutató megfelelő nagy fejezeteinek kialakításával való egyesítésénél. Ilyen az összetett megnevezésekben a szavak sorrendjének megváltoztatása (inverzió) és az utalási rendszer; az általános utalások (Uásd* a másik lehetséges alakra attól, amelyet fő alakként használunk) és a részleges utalások («lásd továbbá*) egyik címszóról a másikra, amely azzal tematikailag kapcsolatos). 445