Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Sümeghy Dezső: Sopron vármegye levéltárának történetéből / 59–112. o.
I. A levéltárban található anyag minden egyes csoportjának (alcsoportjának) külön levéltári kezelési segédkönyve (lajstroma) van. mely kétféle lehet: apj.általános (kivonatos) l ajstrom (legmegfelelőbben r epertórium nak nevezhetjük) ha a kérdéses csoport iratanyagának saját kezelési segédkönyvei (elenchus. index alphabeticus, iktató vagy egyéb nyilvántartás) vannak (önálló ügyvitelt vezető hatóságok, hivatalos bizottságok stb. iratai) ; avagy k) ré szletes lajstrom (elenchus, index), ha az iratanyag nem a regesztraturák által megszabott keretű sorozatban, hanem mint ebből a sorozatból kiemelt vagy regesztraturai keretekbe nem is tartozott egyes darabok (gyűjtemények) kerülnek a levéltár valamelyik csoportjába vagy alcsoportjába, vagyis csupán levéltári kezelési szempontból alkotnak külön csoportot. Az általános lajstrom tehát csak egy-egy csoport (alcsoport) anyagának tárgyköréről és időbeli terjedelméről (évfolyam, kezelési könyvek, hiányok) nyújt tájékozást, raig a részletes lajstrom a tgyüjtemény» minden egyes convolutumának jelzetét mutatja. Más szóval: általános lajstrom készül a «levéltárt jellegű és rés zletes a «gyűjtemény* jellegű iratcsoportokról. így - többek között általános lajstromok vannak a 6--7--8--9-40. stb. kútfőknél, illetve ezek egyes csoportjairól (alcsoportjairól), részletesek a ll„ 12,. 14. stb. kútfők csoportjairól. íme néhány példa : a) a 10. kútfő általános lajstromából megtudjuk, hogy a főispáni iratok 1867-1918. évig terjedő sorozatai vannak már levéltári kezelésben. (A lajstrom, mely a növedékkel esetről esetre bővül, feltünteti az iratok elhelyezését s azok esetleges, szembetűnő hiányait is.) • b) A 12. kútfő a/l alcsoportjának r észlete s lajstroma - megfelelő mutatóval kiegészítve - felsorolja a levéltári megőrzésre átvett összes alapítóleveleket; ugyanezen kútfő b/1 alcsoportjáé valamennyi megyei szabályrendeletet (tárgy- és számmutatóval). c) A 11. kútfő lajstroma részletesen tájékoztat a levéltárban meglevő anyakönyvi másodpéldányokról (sőt a felekezeti anyakönyvi másodpéldányok hiányzó évfolyamairól is.). II. A levéltárban véglegesen csak már rendezett (kezelési segédkönyvvel ellátott s ezek szerint összeállított) és levéltárilag is lajstromozott iratanyag helyezhető el, ami a levéltári anyag gondos megőrzésének és használhatásának szinte nélkülözhetetlen előfeltétele. Azok a hatóságok (hivatalok), melyek iratanyagukat bizonyos időszak elteltével további megőrzésre és kezelésre a levéltárnak adják át, kötelesek azt teljesen rendezett állapotban és kezelési segédkönyvvel ellátva beszolgáltatni. Az átadás mindig részletes kimutatás kíséretében történik, melynek egyik példányát az átadó hatóság elismérvényként visszakapja, a másik példányát a levéltár visszatartja. A kimutatás adatainak helyességéért az átadó hatóság iratkezelője s hivatalfönöke személyesen és íegyelmileg felelős. (3370/930 aüsp, sz,) Hí. Minden, levéltári kezelésbe jutó iratanyagot (vagy tárgyat) a megfelelő csoport vagy alcsoport levéltári - általános vagy részletes - lajstromába is be kell vezetni s e nélkül a levéltárban elhelyezni nem szabad. Ilyenformán ezek a levéltéri lajstromok - a csoportok (alcsoportok) sorrendjében összeállítva - a teljes levéltári anyag <leltár»-át adják, mely a levéltári kezelés ellenőrzésének is alkalmas eszköze. IV. Mivel a levéltár a vármegyei központi és járási igazgatás 10 évnél régibb sorozatos iratanyagát megőrzés és további kezelés céljából évről-évre átveszi s igy állandóan a legkülönbözőbb regesztraturáju anyaggal bővül, ezenfelül azonban a levéltár kezelőjére sokféle ügykezelési (adminisztrációs) feladat is hárul, e teendők rendszeres ellátása a levéltárkezelésben bizonyos íoku önállóságot tesz szükségessé. Ezért a levéltárnak az odautalt ügyekről minden más hivatal (hatóság) ügykezelésétől függetlenül vezetett saját iktatókönyve van (mutatóval) és ennek alapján levéltári ügyszámok alatt történik azok elintézése. Minden ilyen elintézés szükségképp összefügg a levéltár valamelyik csoportjának (alcsoportjának) már emiitett kezelésével, vagyis egyik vágy másik csoport (alcsoport) levéltári (általános 100
