Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Horváth József: A Hofherr-Schrantz-Clayton-Shuttleworth Mezőgazdasági Gépgyár (Vörös Csillag Traktorgyár) iratanyagának rendezése / 342–362. o.

eredeti "rendben lévő egyes sorozatokat, Az ömlesztett iratok csoportosítása lelőhely szerint csomózva történik, hogy a további telesleges keveredés elkerülhető le,gy§n. £. Az adatszerzés munkáját azonban még a küjs® eljárás során is - egyrészt az iratok tanulmányozása, másrészt az egyes osztályokon való tájékozódás után -- folytatni kell, mert azáltal egyrészt elősegíthetjük a még kinnlappangó anyag felderítését, másrészt a

z igy szerzett ism^rete/k összessége az anyag belső rendezéséhez nyuji segítségei* Ennek érdekében szükséges az adatok rögzítése a belső durva, majd finom rendezés számára),. Ezek az adatok: az intézmény történetére, magának az iratanyagnak a történetér^, • az. iíatképz.ö helyek szervezetére, az egykorú irattári rendre vonatkozzanak. 4- A beszállításnál az iratok csomózása és a csomók számozása lehetővé teszi, hogy annak alapján polcra rakva a szállítás, illetőleg átvétel cellára felvett jegyzék, a végleges belső rendezésig e,gyeidre eligazodást nyújtson az anyagban. 4. A belső rendezésnél vagy már ismerjük a korábbi eljárás eredményeként az anyag ézer>kezeiét, a vállalat történetének lényeges adatait, osztály, vagy reszortvezetőinek nevét, az egyes osztályok különleges jelzeteit, a vállalkozás bankkapcsolatait, - vagy az iratokból kell azokat megáifapitaní. Efrre a célra hasznos eligazítást nyújtanak általában a nyomtatott igazgatói vagy közgyűlési Jelentések, kompasszok, tájékoztatók, ipar vagy bank-történetek- hivatali jubiláris kiadványok, tanulmányok, beszámolók, vágj p. %. revizori jelentések, stb., sj[b. így az adatok ismeretében a csoportosítás és rendezés során az egykorú rend helyreállítására kell törekedni. Ha, ez nem lehetséges, ugy mestersége^ rendet építünk fel, amelyik legjobban megközelíti az iratok volt lehetséges rendjét. , Minden ecetben rendezési tervet kell készíteni. A rendezési terv a vállalattal kapcsolatban már felderített történeti adatok alapján $$ a levéltárba beszállított anyag ismeretében készül és követi á vállalat eredeti szervezeti, illetőleg osztálytagozódásái. hierarhiáját. 5. Fentiek alapján központi és gyári iratokra (illetőleg szükségszerinti ezen belül egykorú, vagy tárgyi csoportosításnak megfelelő részekre kell szétrakni az anyagot. 6. Ezt követően az egyes csoportosításokon belül a lehetséges eredeti rend teljes vagy eáetleg részbeni helyreállítása, illetőleg mesterséges iratkezelési rend alkalmazása, következik. Az iktatott, jelzetes anyagnál a jelzetek eredeti rendje alapján történik a rendezés. A többi anyagnál az egykorú kezelési rend ismerete vagy az iratokból való megállapítása után A. B. C., vagy időrend, esetleg a kettő egybevetése, v

agy variációja, illetőleg egyéb: például szinek, országok, stfe.. alapján való rendezésre kerül sor. 7. A durva rendezés során megemlítendő még, hogy pl : á.) az ömlesztett anyag rendezésénél először is az iratokon lévő külsődleges jelek, jelzetek alapján vagy ennek hiányában tartalmuk, vagy aláírásuk kiértékeléséből kell megállapitani melyik iratsorozathoz tartoznak. Ezt követően kell megkeresni az egyes iratnafemeghatározotí sorozaton .belüli iratokhoz való szerves kapcsolatát. b) -Nagyon megkönnyíti az anyag rendezését, ha az iratok mozgatását mellőzve azokról raktári egységenként cédulákat készítünk. Ez a cédula tartalmazza: az eredeti megnevezést, az évkört és grafitceruzával ráirt ideiglenes sorszámot, amit egyidejűleg az anyagra is rávezetünk. Mo,st már a cédulát keü rendezni és nem az anyagot feleslegesen ide-oda mozgatni. A lerendezett cédulák alapján csomózzuk azután az iratokat és most már a raktári egységenként végleges sorszámmal látjuk el. Ennek a rendszernek kétségkívül igen nagy előnye, hogy meggyorsítja a rendezés munkáját, mert pl. egy tudományos dolgozó íöbb raktárkezelő és munkaerő által cédulázotí anyag rendezését is irányiíhaíjá. Azonban hibalehetőséget is rejt magában, mert az iratrendezők felirata nem mindig fedi azok tartalmát. Kiküszöbölhető ez a hibalehetőség, ha az egykorú feliratok és évkorok megjelöléséi a rendezés során az iratok tartalmával összehasonlítva ellenőrizzük. 364