Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Horváth József: A Hofherr-Schrantz-Clayton-Shuttleworth Mezőgazdasági Gépgyár (Vörös Csillag Traktorgyár) iratanyagának rendezése / 342–362. o.

A nagy, közép- és kis vállaltok iratanyaguknak más és más fontosságot tulajdonítanak.Az iratok jogbiztositó és bizonyító jellegestb„nagyobb fontossággal birt ^gy nagy vállalat üzletmenetében, ahol ezért az iratok iktatásán és irattárbahelyezésén kivüJ un. vállalati levéltárakkal is találkozunk. (Pl. Salgótarjáni Kőszénbánya Rt. levéltára. Salgótarjáni--Ri'mamurányi Vasjnü Bt. levéltára. D.Ó.T, Szénbányák Igazgatóságának levéltára*) Ezekben a vállalati levéltárakban az iratok fontosságának felismerését mutatja, hogy a vonatkozó értékes anyagot évtizedekre visszamenőleg őrizték meg, / a) A nagy vállalatok irataikat általában a következe" helyeken őrizték, illetőleg kezelték: igazgatósági iratok. Az egyes igazgatók üzleti és gyártási titkokat, vagy munkájukhoz szükséges bizalmas és egyéb adatokat legtöbb helyen páncélszekrényükben őrizték. Az iratokat személyi titkárjuk kezelte általában. Okmánytár. Általában idekerültek, a vállalattal kapcsolatos legfontosabb okmányok. így alapítási cégjegyzési cégbírósági ügyek stb. *•;, Titkárság iratai. Legtöbb helyen a közgyűlési, felügyelőbizottságl igazgatósági ülések cenzurabizottsági jegyzőkönyvek kerültek ide. valamint egyes főhatóságokkal folytatott levelezések. A menynyiben külön személyzeti osztály nem volt. ugy a titkárság intézte a személyzeti ügyeket és azt a titkársági irattárba rakták le. Amennyiben a vállalat jogügyi osztálya külön irattárral nem rendelkezett, iratai igen sok esetben itt találhatók. Ugyancsak gyakori eset, hogy itt őrizték a szabadalmakat, szerződéseket, megállapodásokat stb. Központi irattár-bán a kereskedelmi természetű anyag legtöbb esetben ábc, vágy időrendben volt lerakva. Ez az irattár őrzi igen sok helyen, de, nem kezeli a bérezés és általában a számvitel régebbi iratanyagát is. Könyvelési irattár. A íőkönyvelés bizonylatain kivül az anyag és bérkönyvelés bizonylatait, igen sok esetben az előkalkuláció és utókalkulációs tasakokat is őrzi és kezeli. Meg kell azonban itt jegyezni, hogy a főkönyvet, leltárt, mérleget majdnem minden esetben a vállalati főkönyvelő magánál páncélszekrényben, vagy íróasztalában tartotta. Osztályirattárak. Legtöbb esetben az egyes osztályok kurrens működéséhez szükséges iratanyagot tartalmazzák, de központi irattár hiánya esetén osztályokon, szekrényekben kezelik a régebbi iratanyagot is. Amennyiben központi irattár van, ugy két-három évenként oda adják le, a folyó ügyvitelben már nem szükséges iratanyagokat. Ezeket a központi irattár őrzi, de nem kezeli. Ezekben kutatást az egyes osztályok dolgozói végeznek. Rajztár, A műszaki rajzokat őrzi és kezeli A rajzokról rajzkönyvet vezet, ahol minden egyes rajz futószámot kap és egyedenként ezen szám alatt van nyilvántartva. Va,gyis gyakorlatilag le van iktatva,. Gyártási műszaki iratok a műszaki dokumentáció iratanyagát vagy egy külön irattárban, vagy az egyes osztályok maguk őrzik. Előfordul, hogy szervezésileg külön üzemíőnökság és gyári iroda szerepel, ebben az esetben a munkasíelvételi kérelmeket és a munkások bérlistáját az üzemfőnökség őrzi magánál. Az egyes gyártási irodáknál mint pl. a GYEK-nél (Gyártásé lő készítő Iroda) is találunk iratokat, azonban ezek főleg belső anyagmozgatással kapcsolatosak és miután i-Z év múlva kiselajtezhetők levéltári anyagot nem képeznek. b) A középvállalatoknál nem ritka az olyan iratkezelési rendszer, melynél csak egy irattár, úgynevezett központi irattár van. ahol a kereskedelmi levelezést abc és azon belül időrendben kezelik E mellett az egyes osztályok az ügyvitelükben már nem szükséges anyagokat leviszik a központi irattár által megjelölt helyiségbe, ahol a számukra kijelölt poleon helyezik azt eL Ezeket az anyagokat a központi irattár vezetője csak őrzi, de nem kezeli szerelést, reponálást minden esetben az illető osztály dolgozói végzik. így a központi irattár vezetője meg se tudja mondani, hogy ezek az iratok mit tartalmaznak, vagy milyen időből származnak, mert ez raktárkönyvében sem szerepel. c) Kis vállalatoknál találkozunk azzal a rendszerrel, hogy a központi irattár hiányzik és az egyes osztályok, vagy dolgozók tartják maguknál a munkájukhoz szükséges iratokat. Amig az ügy folyik az iratok sorsa biztosítva van. Ezt követőleg az iratanyag sorsa bizonytalan. Találkoz= 343