Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Szűcs László: A levéltári konferenciák eredményei és tapasztalatai / 210–212. o.

A megbeszéléseket befolyásoló ezen adottságok mellett bizonyos fokig tartózkodóvá tette, a konferenciák résztvevőit az a,-körülmény, hogy Borsa elvtárs beszámolója egészen újszerű, dolgokat tartalmazott egyes részeiben. Különösen a beszámoló t rendezést c. I., és * segédletkészítés » c. IV. fejezete keltett nagy feltűnést. Ezekhez a kérdésekhez szóltak hozzá a legszámosabban és többségükben nem győzték hangsúlyozni mennyire újszerűnek találják a rendezés és segédletkészítés ilyen felfogását. Nem véletlen azonban, hogy ezek á hozzászólók nem a sorozaü rendszerű állagok, hozzáférhetővé tételének egyik vagy másik módja mellett törtek lándzsát elsősorban, hanem mindenekelőtt azt tartották szükségesnek hangsúlyozni, hogy mennyire helytelen lenne megbontani az ilyen rendszerű állagok mai rendjét. Éz mindenekelőtt azt mutatja, hogy milyen nagy mértékben beszívódott a köztudatba a preveniencia elvének túlzott tiszteleted Kivétel nélkül egyetértettek azonban a konferenciák résztvevői azzal a tétellel, hogy tenni kell valamit a sorozati rendszerű állagok"hozzáférhetőbbé tétele érdekében, és e tekintetben általában a 3* vágy 4, megoldási javaslatot tartották elfogadhatónak. Az iratok e,gy állagon belüli tárgyi (funkciók szerinti) átrendezését általában csak segédlet nélküli sorozat esetén tartották he^énvalónako. Csupán egyes hozzászólók tettek olyan kijelentéseket hogy bizonyos kisebb (pl. községi) állagok esetén szintén célszerű lenne a tárgyi átrendezés* • Kiemelték egyesek, hogy az általános tárgyi átrendezés csakis hosszas tudományosan megalapozott munka után képzelhető el és ugyanakkor még egyáltalán nem látszik biztosítottnak, hogy ez á kívánt eredménnyel fög járni. Rámutattak ezzel kapcsolatban arra, hogy az egyes szervek ügyköreiben az idők folyamán jelentős változások következtek be, az ügykörök széicsoportositása ilyen módon nehézségekbe ütköznék és a rendezés végén korántsem biztos, hogy tükrözné az iratanyag a létrehozó szerv felépítését és működését. A. tárgyi (íunkció szerinti) levéltári rend általános kialakítását csak a jövőre nézve tartották lehetségesnek éspedig olyan módon, ha már az ügyvitelben kialakítanak olyan kategóriákat, amelyek mind az ügyvitel mind a levéltári kutatás igényeit kielégíti, • Csaknem minden hozzászóló foglalkozott a leltározás kérdésével is. Ennek keretében legtöbb figyelmei a tervezett formában korábban már közzétett leirójegyzékelésl utasításnak szentelték. Egy hozzászóló kivételével - aki az alapleltár 6. pontjának továbbfejlesztését részesítette előnyben - általában helyesléssel találkozott az ilyen középfokú dokumentápló igényeket is kielégítő leltártipus elkészítése. Elhangzott olyan vélemény is, miszerint bizonyos tipusu iratok (pl. vállalati iratok) esetén az alapleltárnak semmi értelme, sincs és csak a leirójegyzékeléssel lehet jól meg" oldani a leltározás kérdését. A leltározással kapcsolatban három kérdés körül bontakozott ki vita. egyrészt egyesek feleslegesnek nyilvánították mind dokumentációs, mind biztonsági szempontból a sorozati jellegű állagok leirójegyzékelését. Másrészt az képezte vita tárgyát, hogy a levéltári munkák egymásutánjában mikor legcélszerűbb elkészíteni a ieirójegyzéket. Ezzel kapcsolatban a legellentétesebb javaslatok hangzottak el: voltak akik valamennyi levéltári munkát megelőző feladatként jelölték meg a leirójegyzékelésl mások szerint az ilyen szintű leltározásra csak valamennyi levéltári munka elvégzése után kerülhet sor - beleértve a selejtezést is. - Ide sorolhatók azok a hozzászólók Is, akik arra hívták fel a figyelmet, hogy nem szerencsés egymástól elszigetelten végezni az egyes munkafajtákat. E.zek szerencsésebbnek találnák, ha az eddigi gyakorlattól eltérően egy-egy állagon egymásután elvégeznénk minden munkát. Végül harmadrészt vita alakult ki a * le iró jegyzék* és «csomójegyzék? elnevezés helyes, vagy helytelen volta felett. Rámutattak arra, hogy a leirójegyzék nem éppen szerencsés elnevezés, mert minden olyan segédlet, amelyik számbaveszi az iratanyagot, tulajdonképpen leltár | - és amit mi leirójegyzéknek nevezünk, az megfelel a Herzog-féle «részletes leltárt követelményeinek. Mások arra hivták fel a figyelmet, hogy mennyire zavartkeltő volna - a tárgyi és raktári egységek elkülönítése tekintetében - ha a tárgyilag tagolt iratanyagról felvett másodfokú számbavételi segédletre is alkalmaznánk a tcsomójegyzék* elnevezést. Általában megszívlelendők ezek a vita során felmerült szempontok, épp ugy, mint azok a javaslatok, amelyek a leltározási munkák egyöntetűbbé tételét célozták. így több leirójegyzékelésl 21.4