Levéltári Híradó, 5. (1955)
Levéltári Híradó, 5. (1955) 1–2. szám - VITA - Vörös Károly: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? / 177–179. o.
zulása, hogy ez lerakásakor már a köztudatban egészen más Jelleggel szerepel. Ilyen jelenségek pedig államapparátusunk főleg alsó és középfokán még mindig, megfigyelhetők. Ilyen körülmények között tehát, mikor az ügykörök sem tiszták s amellett előreláthatatlan, hogy az elintézés során a közbeékelt fórumok nagy száma miatt az egyes ügy profillá hogyan fog tovább torzulni, az iktatással végeredményben egy mozzanatban történő irattározás nemhogy elő, segítené az ügyintézés gyorsaságát, de az esetek nagy részében éppen ellenkező eredményt ér el. Az így előálló nehézségeken pedig a legjobban begyakorolt kezelő személyzet sem segíthet, mivel a baj gyökere nem az ő munkájukban leledzik. (Ami persze nem Jelentheti azt, hogy az ügykezelés konkrét munkáját - mint azt Szásái elvtárs cikke tanúsága szerint nagyon helyesen teszi - még ez esetekben is ne a legmesszebbmenőén Igyekezzünk megjavítani.) Elejtendő tejiát a csoportszámos vagy általában & tárgyi csoportokba iktató iktatási rendszer? Korántsem; - meg kell találni azonban a módját annak, hogy hogyan és mikor lehet alkalmazni. Alapos ós beható elemzés után kell megállapítani mikor vannak valamely szervnek olyan tiszta és éies profilú ügykörei, melynél már ez az iratkezelési rend valóban segíti az ügyintézést. Elsősorban a szakigazgatási szerveknél találhatunk erre példákat, mint ahogy pl. már a polgári korban is a pénz* ügyigazgatás apparátusa bírta él legjobban és legzavartalanabbul a tárgyilag tagolt iratkezelést. A további esetekben meg kell vizsgálni, milyen módon biztosítható az ügykörök éles elválasztása és az ügyek profiljának a közbeeső szerveknél is tisztán való megőrzése. Amennyiben ez megoldható, a megoldás után alkalmazni lehet a csoportszámos iktatást; - amennyiben nem : más módszereket kell alkalmazni. Példaként ott állhat előttünk a szovjet ügykezelés, melyben szintén a szervek jellegétől függően használnak többféle típusú iratkezelést. A kérdéshez még e nyomokon elindulva sok mindent lehetne hozzászólni. (Gazdasági és állami apparátus struktúrájának s ügyintézésének különféle eltéréseit egy külön tanulmányban kellene ismertetni.) Mondanivalónk lényegét azonban. - hogy t. i. a csoportszámos iratkezelés még eszményi állapotokat feltételezve is csupán bizonyos esetekben válik be, nálunk pedig, ahol előfeltételei nem egy vonatkozásban még nincsenek biztosítva használatát nem kell erőltetni - úgy véljük, ha nem is a legszabatosább modorban, de elég világosan sikerült elmondani. 179