Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Börnert, Gottfried–Mráz Vera: Az üzemi levéltári anyag felhasználásának előfeltételei / 136–140. o.
- 157 illetékes smkmxnisstéid'ümokűak a tudomány és kutatás értekében megkívánható támogatást meg kell aáníoko Ahhoz, hogy az immsú, levéltárban''^tudományos munkát végezhesselek, elengedhetetlen, ho^ az iratanyag lo kifogástalanul rendezett legyen* Zo mutatőkönyvek /fftn&bueher/ és mutatolapok /Findkartelen/: la gyének, felfektetve* "Kifogástalan rená 2 * alatt elsősorban az értendő* h#gy az egész irai~ anyagot mindsnelceldtt kát. nagy eeoporfcra osztják* éspedig olyan iratokra., melyek az üzem népi tulajdonba való vétele /aUlamositás/ előtt, és olya-* nokra, amelyek azután keletkeztek^ A társadalmi viszonyoknak m 1945 évi potsdami egyezmény alapján történt megváltozásával a WK t@rio.eten uralkodó kapitalista társadalmi rend kiküszöbölése ré^én* az üzem. népi tulajdonba vétele előtt keletkezett iratanyagának, történelmi j®lleg# vsn 0 Ez^sal szemben az üzem népi tulajdonba vé- . tele után keletkezett iratanyag' a régi irattárija /áltregistratixr* vagyis az ügyvitelben rendszeresen máv nem használt iratok irattárába/ tartozik. A^ iratok rendezésénél a keletkezés /provexiianoia/ áz irányad£ f aiflint ezt az iizoai levéltárak réssér® készüli Irányelvekbe® kifejezetten elrendelték* /2/ Ehhez szükséges a korábbi és a mostani üzem szervezeti sémája* /Stanib*. turplan/ vagy ha ilyen nincs kéznél * ennek rekonstruálása* A szervezeti sé*» . ma rekonstruálása könnyebbé válik, ha. a torábbi kapitalista.üzem ügykezelésének sok éves munkatársait megkérdezik* A legtöbb esetben azonban nem nélkül 1ózható az iratok átnézése, keletkezésük kinyomozása és ennek megfelelőes a szervezeti ra&d egykori sémájának összeállítása* A rendezés, különösen a nagyon összekeveredett, iratanyag rendezése* legegyszerűbb módon az iratok kioédulázásávsl történik© /j/ Ilyenkor az iratokat keletkezésük szerint kell tagolni« /Üzem, osztály* -részleg©/ Egy esz^> \ tályon, vagy részlegen belül tárgyi és kronológiai rendet kell létesíteni« Az állagra vonatkozé* irat- illetve írattári«tervet * vagy az iratra feljegyzett aktaszámot kell a rendezés alapjául felhasználnia Mvel tapasztalat szs« rint' valamely rendezetlen iratanyag egyaránt tartalmaz értéktelen és levéltári értékű /levéltári őrizetre érdtmes/ iratokat, valamint levél taxává érett iratokat és olyanokat, amelyek wég bizonyos megőrzési határi dónak vannak alávetve, ennek megfelelő felosztást kell osinálni* E rendezési munkák végeztével* a levéltárivá érett és levéltári értékű iratok megkapják a -végleges levéltári számét és ezzel megkezdődhet a mutatÓkönyvbe való bejegyzés© /4/ Azok az üzemi levéltárak*, amelyek több provenienoia anyagát tartalmazzák* az úgynevezett összetett levéltárak*' minden egyes provenlenoia /5/ számára egy külön mutatőkönyvet fektetnek fel* Egy provenienoiá^oz jsgrj&zjg.teljea iratanyaga tartozik! Az "összetett levéltár" fogalmához számítanak-például az összes üzemi levéltárak, amelyek saját üzemük iratanyaga mellett még egy vagy több idegen üzem, illetve népi tulajdonban lé«vó üzemek igazat óságainak vagy esaossz erveinek iratanyagát is magukban foglaljak. A mutatókönyvbe való bejegyzéseket szisztematikusan a,z üzem szerkezetének és az iratanyagban létrehozott rendsak meg-felelőén kell elvégezni* A mutatókönyvek világos és érthető irat elmekkel és az egyes aktákra vonatkozó lehetőleg sok tartalmi megjegyzéssel és iratkezelési adattal /intiisvemerke/ kell rendelkeznie* A mutatókönyvben-a bejegyzéseket bevezetésnek kell megelőznie* E bevezetésnek vázolnia kell aa üzem igazgatási és technikai felépítését, valamint összes szerkezeti változásait. Egy jól megszerkesztett bevezetés és
