Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Felhő Ibolya: Feudáliskori hatósági iratanyag rendezése / 61–76. o.

esetleg több közös segédhivatallal bir° szerv, bizottság iratai is lehetnek azonos kéastől származó jeleké A "beérkezett iratok cimsése szintén felhasználható* as irat hovatartozásának megállapítására© Ennél azonban mindig szem előtt kell tartanunk^ hogy régebben általános szokás volt a beadván nyoknak eredetiben való továbbküldése /például a megye a hozzá küldött beadványt felterjesztette a helytartótanácshoz/, illa a kérvényeknek hátirati elintézése és viaszaküldése & benyújtónak* tehát a oimzás nem minden ©setben jelenti az irat végső helyét. Mind as ft^es hatóságok anyagának a szétválasztásában, mind a sorozatok elkülönitéseben, ég a sorozatokon belüli rendezésben szerepük van a fennmaradt segédkönyveknek /iktatőkönyvek, lajstromok, számsorok stb*/*/A Rákóczi-szabadságharc It-ának rendezése során például a munkácsi jelzetes lt

e

nak két sorozatát sikerült különválasztani és rendezni a mégmaradt két lajstrom alapján* A helytartótanácsi li.ü széthullott anyagának rendezésében is segítséget jelentettek a segédkönyvek* A jelzet nélküli

9 csak iktatószámokat viselő iratoknál az iktat őkönyvekből állapítottuk meg, mely departamentumba tartozik az irat, a departamentum számsorából tudtuk meg az irat jelzetét /teutfŐ<- és tételszám mát/ 0 végül mind a jelzetes iratoknak, mind pedig azon iratoknak, amelyeke nek as előbb leirt módon mi állapítottuk meg a jelzetét, a dep&rfcamentum lajstromából tudtuk meg a végleges helyét, ahová reponálhattuk«/ A segédkönyvek felhasználása előtt természetesen, mint már emiitettük, gondosan megg kell vizsgálni, hogy azok összevágnak-e az anyaggal* Előfordulhat as ás, például többször átrendezett anyag esetében, hogy a segédkönyv az iratoknak egy korábbi vagy későbbi rendjét tükrözi, nem azt a rendet, amelyet mi helyre akarunk állítani* Amennyiben külső ismerte tő jelek vagy segédkönyvek mem állnak rendelkezésünkre, akkor az iratok tárgya, a fogalmazványokon található keltezés! hely, idő és aláírások stb* tanulmányozása utján állapithatjuk meg az iratok hovatartozását* Természetesen előfordul, hog^ bizonyos iratok semmi olyan jelet vagy adatot nem tartalmaznak, amelyből hovatartozásuk eldönthető volna* Ezeket a rendezett iratok öregén helyezzük el, külön csoportban* Azokról az iratokról, amelyeket a rendezés során valamely rendszett, lajtromozott sorozatból kiemelünk /mint például a Rákóczi-szabadságharc Itának rendezése során a Történeti Emlékekből, Acta Publiea=*ből stb*/ 8 mám hely*s re osztunk be, a rendezés folyamán .iepreket /konkord

anciát/ kell készítenünk, amely közli az iratnak az illető sorozatban viselt jelzetét és az annak megfelelő uj jelzetet, va^- pedig a sorozat lajstromába kell beírnunk minden iratnál az uj jelzetet* A konkordancia készítését, 111» az uj jelzeteknek a sorozat segédkönyveiben való feljegyzését két szempont teszi szükségessé* &gyik az, hogy a régi jelzetek, például szakirodalomban talált utalások, alapján elinduló kutatóknak ki tudjuk keresni az iratokat $ másik pedig az

g hogy legyen nyilvántartásunk az őrizetünkben lévő anyag sorsáról, tudjuk azt, hogy a sorozat egyes dambjai miért nincsenek a helyükön, hová kerültek* - .. * A rendezés folyamán a rendező türelmesen megismeri az anyagot* világos előtte annak szerkezete, irattári rendszere, a kutatási lehetőségek s nagyrészt az anyag tárgyköre, forrásértéke is. Helyes tehát, ha M5^vetlenül a rendezés befejezése után elkésziti az anyag alap- és ismertető letárát* A rendezés során nyert, még friss ismeretek birtokában a leltárak készítése gazdaságosan? rövid idő alatt megy végbe,úgyszólván a minimumra csökken a leltárkészítéshez szükséges anyaggyűjtés, mig ha a leltározást későbbi időpontra halasztjuk, újra jelentős időt kell fordítani az anyag tanulmányozására, hiszen akkorra a rendező ismeretei már elhalványultak*