Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Stebelsky, A.–Tóth András: Az iratrendezés / 89–100. o.

~v 7. A rendszerezés műveletével általában együttjár a font iratainak felállítása

, mégpedig abban a rendben, melyet a rends zer e zés sórán megállanito\tünk. A felállítás mechanikus mü« " •elét, azonban ezzel kapcsolatban is fennállnak bizonyos meghatározott kötetelmények és kialakult sajátos eljárási mód. Gyakorlatban szinte soha sem fordul elő, hogy a fond iratait a legkisebb részletig elmenően aszerint a rena szerint állítjuk fel, ahogy a rendszerezés történt. A feállitás számos szakaszra bomlik, aszerint, hogy a fondón belül milyen különiellegü iratcsoportok foglalnak helyet* A feállitás természetesen csak akkor következhetik be', na minden egyes csoporton, illetve sorozaton belül a rendszerezés már létrehozta a telje s belső'rendet. Az iratok, felállítása általában együtt lár a rendszerezéssel. A két művelet elválaszthatatlan és egymást kölcsönösen kiegészítik. A rendszerező müvelet után az iratokat késedelem nélkül helyükre kell tenni.- £ Külön kell beszélnünk azokról az iratokról, melyek anyaguk és formájuk következtében külön tárolást ieényelnek/okleveles any«ag, pecsétek, térképek tervek

9 stb«7* Ezeknek a fond rendszerében az iratok között lenne a- helyük, szorosan a fondhoz tartoznak, azonban alaki ismérvek következtében külön kell őket tárolni. Mint már emiitettük ilyen esetekben utólapok készítése szükséges.*

J -'- •"-' •- : -8. A fond belső rendezése, tehát az irattári jelzetek alap7 Ián való iratelhelyezés még nem oldja meg a levéltári jelzetek

' kérdését; Izekre a jelzeteire részben a felismerés

r réázbtn . az azonosítás céljától van szükség, tehát végeredményben azért, hogy a fond tartalmát meg lehessen állapítani* A levéltári ieizetelésnek egyszerűnek, áttekinthetőnek és folyamatosnak kell lennie, mivel a levéltári jelzet célja az, hogy a szükséges iratokat meg lehessen találni, valamint hogy meg lehessen győződni a fond teljességéről,, A segédhivatali jelzetek csupán azt teszik lehetővé, hogy az irat azonosítható legyen

9 azonban nem nyújthatnak felvilágosítást a fond teljessége felőlo Tekintettel arra, hogy a fondok túlnyomó többsége nem teljes egészében kerül levéltári megőrzésre, a levéltári jelzetnek kell a folyamatosság utján biztosítani azt, hogy a fond levéltárba kerülő Vris.üe teljesség szempontjából bármikor ellenőrizhető legyen. Éppen ezért, jóllehet közismert az az általános szabály, hogya levéltárban a lehetőséghez mérten kerülni kell az üj jelzetek alkalmazását, a levéltáros mégis sokszor kénytelen uj jelzeteket alkalmazni. A levéltári ielzet céljainak legjobban a számsor felel meg, kombinálva a fond valamilyen egyezményes jelével /rövidítés, sziglum, szimbólum, stb./. Nená a betüsziglumok helyett a római szamok alkalmazása is lehetséges* A sorszámozásnak minden iratsorozatnál újra kell kezdődnie. Kívánatos, hogy a levéltári jelzetelést ne az iréttokra magukra vezessük rá, hanem az iratokba elhelyezett "kutyanyelv^-ekre. Izeket a nyelveket az. irat előlapiára lehet-ráragasztani ugy, hogy azok az iratból legalább 8-1Ö cm-re kiálljanak* A jelzetelést a levéltáros rendszerint a levéltározással egyidőben végzi, mivel a két müvelet egymástól elválaszthatatlan

0 Gsupán elvétve fordul elő az, hogy a levéltári jelzetelést 16.591-54- - 97