Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Soós Imre: A vállalati iratkezelés Heves megyében / 80–88. o.

Iff

ercse

hi Szénbánya, Folyószámos iktatást alkalmaz

p de á mindennap vagy legalább is sfirün érkező tgyesoportok számára úgynevezett alszamos iktatást is rendszeresített« Is abban áll

9 hogy év elején a rendes Iktatókönyv első 4o iktatószámát lefoglallak ezen alszámosan is iktatott ügycsoportok számára^ Pld. 12-es száfts szénügyek 13-as szárny mmniaügyeko Az alsószámos iktatást egy második iktatókönysben végzit. Mindegyik ügycsoport részére év eleién az alszamos iktatókönyvben 2©-3@ üres oldalt tartanak lenn s ide az ügycsoport számát törve^ 1-gyel kezdődő alszámokként vezetik be az ügycsoportba tartozó iratokat* Á szénügyek iktatószáma /12/ alatt pld* eddig 613 alszám nyert beiktaxásto Ilyenkor a rendes iktatószámot az alszámmal 1§~ rikr12/613/1953.sz. Névmutató nines* Az összes iratok elintézés után az osztályokon maradnak

9 isy a levéltár aligha lesz képes a 1© osztály között szétszóródott iratanyagból valamennyire is télies sorozatot összegyűjtenie. Az ©iztályos kezelés itt is egyet jelent az egész iratanyag szétszóródásával* A kimenő leveleket az osztály egy másolattal iktatás végett a titkársághoz küldio Íz a másolatot az iktatószám feltüntetése után az osztálynak visszaküldi<> az eredeti féldányt postára adja a címzettnek^ Minden kimenő levelet iktatnak,, még ha egy iktatott beadványra adott válaszról van is szó. Sozpont^ irattáros és központi irattári helyiség ismeretlen fogalom. Az osztályokon való irattározást az ügyintézés gyorsasága szempontjából helyes megoldásnak tártjai. •: • - ' " -- - " - '— Ahány ház

? annyi szokás« ahány vállalat« annyiféle iratkezelési rendszer. Bizonyos ko&ös vonások azért mégis kidoaborodnak^a következőkben a belőlük leszűrt tanulságokato valamint a levéltárba szállított vállalati iratanyagok kezelése során alkalmazott eljárást fogjuk ismertetni* : Ai ipari vállalatok iratkezelésének médiát-sok körülmény befolyásolja. Izek kizül kiemelkedik a termelés és értékesítés Iránya^ a vállalat szervezeti felépítést /pl* részvénytársaságnál erősebb az Írásbeliségre való törekvés/

9 a termelés és értékesítés kiterjedése^ munkáslétszám^ vevőkir stb. Mostani vizsgálódásaink során leggyakrabban találkozunk az átlagos nagyságm

9 2§@-5§® munkást foglalkoztató kizepes ipar-vállalat#kkal<r Ezeknek Írásbelisége már annyira jelentékeny volt az állafcósitás előtt is* hogy alapját képezheti vizsgálódásainknak^ " ™ r Bgy képzeletbeli tipusvállalat ügykezelésében eiff@rdúló"iratfajtákat felsorolni még akkor is meghatódná i délgozat kereteitv ha egyáltalán lehetséges volna a vállalati- iratkezelés" tarkaságaiéi a tipms irattárat elvonatkoztatmii"A hasonlóságok kiemelésére irányuló törekvés iöbV'freáményt igér abban az eattben, ha a vállalatokat az általuk termiltánr szempontjából osztálytzzuko-ÉL eukorgyárák pl*" általában Hasonló iratfaltákkal dolgoznak* á felhozott példák esetén tehát indokolt dolog közös kiindulási alapot keresni a hatvani és a selypi 8&fergyár iratkezelésénél* Hasonló az eset a selypi és bélapátfalvi cementgyárnál* aszénbányáknál

? ércbányáknál

9 erőmutelepeknél stb* Itfnersze az Is számit, hogy a termeléssel végső fokon foglalkozó szénbányatelepről van-e azó vagy pedig egy szénbányászati trösztről* esetleg igazgatóságról. Íz utóbbiak felsőbb fellf

yeleti szervek lévén olyan iratfaltákat is létrehoznak 5,591-54- - 85 -